淺談如何做好教學檔案管理工作

余紅花

教學檔案管理工作是學校管理工作中極為重要的一部分，只有加強教學檔案管理工作，才能充分發揮其在教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用。

教學檔案教育評估管理制度數據庫教學工作是學校的中心任務，而教學檔案是在教學活動中形成的教學管理工作的重要內容，它真實地記錄了教學方面的歷史資料，是教學水平的客觀記錄和開展教學研究的依據條件。教學檔案管理工作是學校管理工作中極為重要的一部分，只有加強教學檔案管理工作，才能充分發揮其在教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用。切實做好教學檔案的有效管理，提高教學檔案的質量，充分發揮教學檔案在學校教學管理工作中的作用。對于促進學校教學和科研、提高教學質量和管理水平都具有重要意義。

一、什么是教學檔案

教學檔案是指教師、學生、教學管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學改革、教學管理（包括教育評估和教學評價）等活動中形成的具有保存價值的文字、圖片、錄音、錄像等文件資料。對這些資料進行收集、整理、分類、歸檔、保管和使用等工作就是教學檔案管理。

二、教學檔案管理工作的重要性

教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是在教學管理、教學實踐、教學研究中直接形成的原始材料。因此，教學檔案是衡量學校教學管理水平和檢驗教學質量的重要標志，是學校各項評估工作的重要內容。搞好教學檔案的管理對于搞好教學工作（包括教學基本建設、教學改革和教學管理），甚至對搞好整個學校的工作，都具有十分重要的意義。這主要表現在以下幾方面：為師生員工提供真實的歷史資料，為教師進行教學改革提供有效地服務；為領導決策提供依據；為教育評估和教學評價提供真實的原始資料。教學檔案管理工作是一項非常重要的工作，這項工作絕不是簡單地把有關教學的材料收集、裝訂起來，而是要按照一定的科學管理方法來進行。

三、如何做好教學檔案的管理工作

隨著教學規模的不斷擴大和教學質量的不斷提高，教學檔案管理工作在不斷要求完善，我們做了許多工作使我們的教學檔案管理有了一定的標準化，但我處的辦學規模在不斷地發展、辦學層次在提升、特別是我們培訓處集職前、職后教育于一體，教學檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，如何做好教學檔案的管理工作．促進教學質量的提高，是我們迫切需要解決和提高的。

1.提高認識，強化教學資料管理意識

一些教學、管理人員對教學檔案管理工作的認識不足，甚至對教學材料的歸檔持抵觸態度，認為是件麻煩事、走形式，有關教學活動不愿及時記錄，形成文件材料，或根本不愿意收集整理。所以提高和增強全體員工對教學檔案管理工作重要性的認識，是搞好學校教學檔案管理工作的先決條件。

這就要求我們要認真學習教學檔案管理的要求，深入進行教學檔案整理、收集、及時備案等知識的學習和宣傳，使領導干部和全體員工都認識到學校教學檔案管理工作的重要意義，樹立和增強全處的教學檔案意識，杜絕資料工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好教學檔案管理工作。

2.建立和完善科學的管理機制

主要領導應親自過問教學檔案管理工作，解決教學檔案管理工作過程中存在的各種實際問題，要按上級資料管理部門的要求，建立綜合完善的教學檔案管理機制。各培訓部門都應確定一名兼職資料工作人員，負責收集和職能管理本科室的教學檔案，形成教學檔案管理工作齊抓共管的局面，以保證各種教學檔案齊全完整。

同時，建立嚴密并切實可行的教學檔案管理制度，按本處各部門教學的要求，建立明確的管理目標和管理制度，從而規范各類資料的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案管理能夠做到按章可循，有法可依。

另外，可將教學材料的歸檔工作同年終考核等掛鉤，從而增強教學檔案工作的責任感和歸檔的積極性。教學檔案要確定保管價值與保管年限，同時要從長遠利益出發，不斷依據變化了的實際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進行調整，使教學檔案在數量與質量兩方面保持動態平衡，以便于開發利用。

3.做好人員配備，保證資料管理的全面和完善性

為了教學檔案實行統一保存和科學管理，首先要配備一些思想好、責任心強、熟悉教學工作、懂得辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責。檔案管理工作是一項默默無聞的工作。教學檔案管理人員的工作性質就是要服務于領導、教師、學生及其他有關人員，所以檔案管理人員必須具備高度的責任感和強烈的事業心，要有奉獻精神；同時具備一定的學習能力，能不斷提高自己的思想素質和業務水平，不斷提高檔案資料管理水平。其次，要健全工作人員崗位責任制，包括檔案管理的崗位職責、工作范圍、內容等，以利于有關人員在日常工作中隨時都可以做好檔案管理工作，同時還有資料室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度等，并保證嚴格按規章辦事。最后，硬件建設是提高資料管理水平的基礎，同時也是保證資料管理質量的最佳手段。要專門設立資料室，教學資料按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保教學各種材料保管安全、利用方便、管理規范。并對檔案管理人員進行定期專業培訓，使其能管理好、使用好教學檔案，并充分發揮它應有的作用，為提高教學質量作出積極的貢獻。

4.加強教學資料管理的電子信息化水平

當今的時代是一個利用計算機網絡技術的全新時代。教學資料信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分。在教學檔案管理工作中應充分利用現有的先進的技術和設備，即計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞各種教學檔案信息，實現教學檔案計算機化、系統化、網絡化，采用統一的檔案文件管理軟件，利用計算機進行編目，檢索、統計、檔案借閱自動管理等一般的業務管理，建立統一電子教學檔案數據庫，避免各部門重復錄入數據，避免人力、物力的浪費。另外，要充分利用校園網絡資源優勢，實現不同部門間的教學檔案傳遞和共享，從而提高教學檔案的利用價值，實現教學檔案的科學管理，減輕工作人員的勞動強度，提高工作效率。

總之，教學檔案管理是教學管理的一個重要組成部分，只要領導重視教學檔案管理工作，逐步增強廣大教職工的檔案意識，再加上教學部門和檔案部門齊心合力，緊密配合，我處的教學檔案工作就一定會搞好，教學檔案也一定能更好地為我處的發展服務。

參考文獻：

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[2]談寶忠.企業事業單位檔案管理基礎.內蒙古人民出版社，2001.

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