管理信息系統建設中的非技術因素探討

何旭

在信息化浪潮的推動下，各行各業都在爭相建設MIS。應用MIS是為了提高管理效率，降低組織運營成本，非技術因素對MIS建設的成功與否有很大影響，本文通過總結MIS建設中存在的非技術因素，提出在MIS建設中要充分考慮管理重組問題，要重視人和社會的因素，以更好地提高MIS建設的成功率。

管理信息系統MISERP非技術因素一、引言

近十年來，信息全球化的步伐越來越快，Internet也普及到了世界的每一個角落，使得商業空間發展到全球性的規模。為此，絕大部分企業愈加重視管理的科學化以及管理手段的現代化，以計算機、網絡、通信和信息技術為基礎的管理信息系統（MIS）的應用已經成為企業管理現代化必不可少的發展方向，但是一些非技術因素卻被忽視，以至于技術方面不能最好的利用，造成了資源的浪費。

二、MIS建設中的非技術因素分析

（一）MIS建設中的社會因素

我國信息咨詢業自20世紀80年代開創以來，現已初具規模并建立了包括政策咨詢、管理咨詢、工程咨詢、國際咨詢或涉外咨詢等幾乎涵蓋各個領域的信息咨詢服務體系，具有如下特點：

1.我國信息咨詢業的規模在不斷擴大。截止2004年初，全國各類信息機構已達14萬5千家，從業人員370萬人。年收入從1996年的21億元增長到382億元。

2.信息咨詢的人才培養體系已初具規模。

3.信息咨詢機構的基礎設施得到明顯改善。

盡管我國信息咨詢業的發展已取得長足進步，但與西方發達國家比較起來，我國的信息咨詢業還處于剛剛起步階段，存在著許多困難和問題,主要表現在：信息意識淡薄、從業人員素質偏低，相關立法滯后。在我國，信息咨詢行業的咨詢行為不規范，應用的程序和規則不健全,有關信息咨詢行業的法律、規則、條例等還屬空白，由此導致信息咨詢機構大都處于無序狀態，嚴重制約其發展。

（二）MIS建設中人的因素

人是科學技術中最活躍的因素。同樣，在建設企業MIS中，人才是起決定作用的因素，而人才又是可以分成不同層次、不同類型的。從橫的角度分析企業MIS的人才結構可以分成三種不同類型：企業管理人員、信息處理人員和業務處理人員。從縱的角度分析企業MIS的人才結構可以分成三個層次，這是一個可分為上層、中層和下層的“金”字塔形結構。最上層是決策層，位于塔尖上的人員是企業的最高層經理，在其下面是企業有關副職領導和各總師，其中最重要的成員是系統分析員。中層是業務層，其組成人員主要有經濟師、會計師、專業工程師以及計算機軟硬件工程師、通訊工程師、數據工程師等。下層是操作層，其人數最多，主要包括計算機和通訊的操作人員、維護人員，數據處理人員，以及分布在企業各部門的業務人員。

只有充分利用到所能利用的所有人才，那么MIS項目的建設才有可能成功。

1.領導層的參與和支持

MIS的建設在本質上不是一個信息化項目，而是一個企業管理項目，它帶給企業的是一種全新的管理思想，這種全新的管理思想與現有的管理機構、管理體制不能很好融為一體時，這就要求對現有的管理機構加以調整，對管理體制加以改造，這個過程被稱為企業流程重組。

若高層領導僅在項目初始階段參與，那么后期的項目進展將非常困難；高層領導的決策力是MIS項目成功實施的前提條件，高層領導支持堅強程度是MIS項目成功實施的晴雨表，高層領導對MIS項目支持的堅韌性是關鍵因素。

2.業務部門的投入與協作

業務部門的真正投入和部門之間的溝通協作是項目順利推進的關鍵。對于業務部門主管來說，參加信息化項目對其職業生涯一般不會帶來太多貢獻，甚至還會擔心MIS建設后，權力結構的變化、管理方式的改變以至于自己在這種變革中受到影響。從而表現出猶豫觀望的態度，一旦他們結合起來，就會形成一種勢力成為MIS建設中致命的問題。具體的阻力如表1所示。

這就需要企業高層領導運用科學的管理方法對這些MIS建設過程中的阻力加以疏通，同時業務部門主管也必須認識到MIS的建設不是信息化項目，而是業務提升和改進的管理。項目實施過程中涉及大量的業務部門間的溝通、協調甚至爭論，需要業務部門主管親身投入到MIS工作中。

3.業務流程梳理與軟件實施結合

以業務需求為驅動，結合業務流程梳理推進MIS建設，才能得到良好的結果。MIS建設的重要目的是通過一個優秀的信息化工具固化價值驅動的業務流程，它需要在業務流程完整明確、定義標準化的基礎上進行，才能達到最好的效果。

4.有效的項目管理

在MIS項目的實施過程中存在一個項目范圍有不斷擴大趨勢的現象，這些范圍的擴大會造成項目目標的偏差和資源的浪費。同時在實施過程中，對業務流程設計的一些調整和優化是不可避免，但最關鍵的是要管理和控制好這種設計變更的度和量，否則將對項目的目標、進度和質量帶來嚴重影響。

5.充分的理念和技能培訓

大范圍、高密度、多輪次的嚴格的培訓是MIS項目一項十分重要而艱巨的任務。它包括以下幾個方面。

其一，溝通。制定并執行溝通計劃，包括，確認溝通信息、參與的聽眾、交流的媒體、溝通方法及頻繁程度等。

其二，業務轉換協調。協調項目組與業務流程重組顧問和客戶業務轉換實施小組之間的關系。

其三，培訓任務協調。協調最終用戶培訓并幫助安排培訓人員、講師、培訓環境及培訓方案等。

6.上線后的管理

MIS系統上線后，系統使用人員將面臨著新的挑戰，主要涉及到工作方法的變化、工作習慣的變化，工作量的變化。系統使用人員應該積極參加培訓，盡快熟悉系統，使系統的作用盡快體現出來。

同時，MIS的上線后，必須要有特定的系統維護人員。維護人員不僅要負責對硬件設備的維護，還有負責對軟件系統及數據的維護。由于管理體制在不斷變化，當系統投入運行后，系統維護任務任重道遠。如果系統維護人員不稱職，那么即便是開發時再成功、可靠的系統，其結局也是可想而知的。因此，高素質的維護人員是系統正常、快速、優化運行的保障。

三、結束語

MIS的建設是技術人員、業務人員、管理人員共同合作的成果。MIS建設的成功與否往往不是硬件的好與壞、軟件的易用與難用，而是取決于MIS所帶來的新的管理思想和方法的接受度、更適用更便捷的業務流程的執行度、以及一大批信息和業務人才的配合力度。

MIS的建設是一項龐大且復雜的系統工程，對其應該實施難度應該有充分的估計，要制定規劃成立強有力的領導實施機構，加強對系統使用人員的培訓并嚴格執行管理制度。加強領導的參與度，切實落實一把手原則，重視知識型員工的利用是MIS建設成功的重要保證。