機械制造業基于ERP系統的采購內部控制研究

蔡宏雁

機械制造業基于ERP系統的采購內部控制研究

蔡宏雁

在我國市場經濟的條件下，機械制造業的發展既要完善企業的內控制度，還要開展有效的保障手段。本文對機械制造業ERP系統的內部控制應用現狀進行分析，提出了機械制造業基于ERP系統的采購內部控制研究，希望機械制造業可以通過ERP系統的建立，實現企業采購內部的控制，由管理要效益，提高機械制造業管理水平與競爭力。

機械制造業；ERP系統；采購內部控制

改革開放發展到今天，已經取得了令人矚目的成就。我國經濟的發展和進步伴隨著企業的發展和進步，發展到今天，企業的內部控制已經成為企業發展的重點。經濟發展過程也是企業進行內部控制的建立與完善過程。我國發布的企業內部控制規范包括了企業資金、實物和人力等業務，企業已經相繼建立起內部控制的制度。但是，仍有很多企業由于內部控制的失敗而使企業的發展受挫，甚至出現倒閉。有效的內部控制一定要落實在企業的生產和經營中，ERP系統可以在系統內幫助企業解決存在的管理問題，完成數據的實時共享，實現對企業的全程監控。

一、機械制造業應用ERP系統進行內部控制的現狀

1.應用ERP完成對機械制造企業的內部控制與管理

ERP系統對于企業來說，最大變革和影響就是通過信息技術的利用，實現企業內部資源共享與協同，可以加強資源各環節的管理，實現企業業務的對接，提高生產和經營的效率，降低成本，促進企業的盈利能力。應用ERP系統過程中，機械制造企業的內部控制主要表現在采購的環節和庫存的管理環節、生產管理的環節。

采購環節的控制：采購是企業進銷進口管理，也是企業資金流起點，關系到企業效益和采購成本和盈利能力，也關系到企業競爭力，可見，采購環節十分重要，所以，需要加強對采購環節的管理與控制。

2.采購需求的控制

機械制造企業進行原材料的采購是為了保證生產，其次才是為了庫存備用，所以，一定要充分考慮企業生產與倉儲等部門需求，由需求確定供給。企業的管理模式就要建立起以實際需求作為導向的模式進行采購，既要考慮需求，也要避免企業的盲目采購，發生庫存的積壓和資金被占用的情況。通過需求的流轉，把采購的需求傳遞至采購部門。

3.對采購供應商與采購價格進行控制

對采購供應商信譽和質量做出評級，選出合格供應商，加強供應商材料價格的監管和控制，在價格上降低企業的成本，避免人為因素影響供應商的選擇，導致企業的資源浪費。

4.做好采購付款控制

對供應商付款的方式與期限要制定嚴密計劃，使付款資金保證合理化。做好ERP庫存的管理和控制，明確機械制造企業生產存量，進行存量監控，在采購計劃中完成預先控制，通過實時的查詢，了解企業庫存量與材料來源。ERP要做好生產管理環節管理和控制，生產材料的監管更有利于企業生產成本控制，確定材料數額與損耗率，完成企業材料的控制，防止材料浪費。

二、機械制造企業基于ERP系統的采購內部控制研究

1.選擇ERP系統

機械制造企業要做好企業的相關問題調查與分析，再進行ERP系統的選擇。要明確企業需要解決的問題，ERP系統是否可以解決這些問題，而企業的財力、物力和人力等方面能否支持ERP的實施等。

企業只有了解管理中存在的問題，才能降低引入ERP系統管理帶來的風險，選擇實踐驗證的技術軟件，根據企業技術與管理人員的水平，確定相應咨詢服務，減少實施中出現的風險。

2.企業文化要適應ERP系統

ERP起源于西方，我國企業很容易出現對ERP文化的不適應和抵觸。所以，企業引進ERP系統后，一定要建立起適應的企業文化。把ERP上升為文化理念，使員工重視ERP應用。企業各部門也要加強聯系和合作，保證企業整體利益，重視ERP實施過程中的企業制度建設，加強對員工專業素質的培養。企業要把ERP實施提高到企業戰略發展決策需要的高度，制定出企業長期的發展目標。

3.ERP接軌和企業業務流程的重組

實施ERP可以優化企業的業務流程，提高企業內部的控制能力。通過信息化的手段，代替傳統的人工控制，使企業動作模式重組，和ERP系統進行融合，將結果控制轉化成系統的技術控制。把企業信息數據和ERP系統完成接軌，通過數據輸入進ERP系統內，完成數據的收集與傳遞，降低人為干預的機率，提高數據收集的效率，實現ERP對企業的內部控制。

以ERP采購業務流程為例。ERP系統的實施改變了企業業務流程，使企業人力資源和財務、銷售等進行集成管理，完成跨部門的業務處理。ERP系統采購內部控制是以采購管理與應付賬款這兩個子系統來構成，采購作業和存貨管理也有一定的關系，采購業務成本可以說是由存貨管理質量來決定的。

采購環節體現了企業的價值，而采購的成本會影響企業的最終利潤。所以，采購子系統屬于ERP十分重要的一部分。可以保障企業的信息流動，減少成本，提高企業的資金利用率。ERP系統的采購控制也是從企業生產部門物資的需要出發，完成企業物資采購與規劃的活動。

基于ERP系統下采購內部控制是根據采購的計劃在提出請購后，經過審核，以ERP系統請購價格，生成采購訂單，按照訂單的內容完成供應商貨物的數量點收與質量驗收，物資驗收合格可以入庫，如果不合格就要進行退貨處理。

4.做好ERP系統的風險控制

ERP在實施過程中會面臨很多風險，而企業也要加強ERP的風險監控與預防。通過對信息技術安全監控，運用計算機監控的技術，對部門管理進行權限的設置，使數據不能在部門間實現隨意訪問和修改，保證信息數據完整與安全。對數據的訪問要設置單獨崗位，和操作權限分離。雖然企業引進ERP系統會存在一定風險，經過企業各部門的配合，對員工進行思想上的引導，以技術培訓和企業政策激勵等措施，提高員工工作積極性，支持企業變革。

三、結束語

綜上所述，采購的內部控制可以保證企業得到高質量生產物料，基于ERP采購的控制管理，可以建立起采購中心，對供應商進行集中管理，對采購流程進行規范與變革，按照ERP物料的需求，對采購進行嚴格監控和管理，節省采購時間與中間環節，提高采購效率，滿足機械制造企業對物料采購的需求與內部控制。

[1]陳林峰.ERP系統下購貨與付款業務的內部控制設計[J].財務與會計，2012（1）：27-28.

[2]時遇輝.在ERP平臺上基于供應鏈的采購業務流程重組創新［J］.中國管理信息化，2013（8）：12-14.

[3]王淦，趙武，蔣玉明.ERP模式下的采購管理系統的研究與開發[J].四川大學學報，2011（5）.

（作者單位：福建龍基機械設備制造有限公司）