以2012年倫敦奧運會為例分析大型體育賽事檔案工作策略

林 玲

自2005年7月倫敦獲得2012年夏季奧運會和殘疾人奧運會舉辦權，倫敦奧組委和英國文化、媒體與體育部（Department of Culture,Media and Sport,DCMS）始終強調將奧運會“遺產”及對遺產利用作為舉辦奧運會的基礎之一。這一主題貫穿了倫敦奧運會籌備的方方面面，從場館設施在當地社區的后續利用，到城市的可持續發展。2007年12月，英國國家檔案館（The National Archives,TNA）和英國博物館，圖書館與檔案館委員會（Museums,Libraries and Archives,MLA）聯合文化、媒體與體育部制定了一個共同聲明，規劃了它們收集倫敦2012年奧運會檔案的共同策略，即“記錄”（The Record），開始將保留檔案記錄作為奧運會“遺產”的一部分。

根據英國國家檔案館的聲明，“收集 ‘記錄’是成功舉辦2012年奧運會的一部分，也是第一次將奧運會如此大型活動進行專項檔案收集，形成檔案遺產。［1］”

要完成對奧運會如此規模的大型體育賽事的檔案收集工作，需要檔案收集人員與當地政府機關、商業企業、文體組織、教育與學術機構及社區和個人等合作，以確保能全面持久地保存倫敦2012。當然，這也依賴于完善的檔案收集策略和先進的技術手段。

2012年倫敦奧運會收集的檔案主體保存在英國國家檔案館。這些官方記錄將根據預先制定的明確的收集策略進行，對奧運會及其相關活動進行盡可能賽事的記錄。經與各方面協商，相關檔案不僅會長期保留在國家檔案館，還會有部分存放在不同的政府部門。通過建立持續有效的手段，長期保留檔案記錄，為全世界提供一份2012年倫敦奧運會、殘奧會和有關各類活動的更為完整的國家層面的全景畫面。

1 主要內容

“記錄”2012年倫敦奧運會檔案收集使用工作的策略主要分為8個部分：目的、背景、范圍、關鍵部門與職責、檔案執行策略、前提條件、實施計劃與階段、和關鍵問題與風險。有關目的與背景前文已作闡述，下面分別介紹該策略的其它6項內容［2］。

1.1 范圍

“記錄”是一個涉及多個彼此聯系的檔案資源的集合體，這些檔案資源既包括在2012倫敦奧運會期間參與各項活動而創造（檔案）資源的各類當地組織，也包括通過各種形式長期存放、整理和提供某些（檔案）資源的機構。這些檔案資源則包括紙質和電子文檔、網站、模擬和數字化聲像記錄、照片和非正式文獻及任何有助于長期記載奧運會和殘奧會的事物。

“記錄”檔案涉及的相關部門數量很大而且彼此之間的關系相當復雜，在該策略中將這些相關部門劃分為6個組別：1）檔案工作跨領域合作組 （核心成員組），負責制定檔案收集范圍，過程和使用的相關決策；2）檔案存放組，負責“記錄”檔案作為信息、記錄、數據和其它資源的互聯主體的具體發展；3）公共檔案記錄持有機構組，包括具有法定義務建立、管理、長期保存和提供各類檔案記錄的公共組織機構；4）文化機構組，負責認定、持有和存放與“記錄”相關的文化（檔案）資源；5）體育機構組，負責認定、持有和存放與“記錄”相關的體育（檔案）資源；6）本地行政機構組，負責認定并妥善提供其擁有的與2012倫敦奧運會相關的檔案記錄并為當地的重要地標進行多媒體記錄保存做好準備。

1.2 關鍵部門與職責

英國國家檔案館（TNA）是負責2012年倫敦奧運會“記錄”檔案收集與使用工作的組織機構。該館為所有參與部門和機構提供從有關檔案記錄管理到短期商業需求開發的全方面支持與建議；同時還要指導他們進行關鍵記錄的遴選，選擇合適的（檔案）保存方式，建立相關檔案的移交日期和開放（使用）條件等各項工作。

此外，為協調“記錄”項目的順利進行，簡化大量相關組織機構之間的聯絡和溝通，國家檔案館和政府部門奧林匹克決策執行保證項目 （Government Olympic Executive’s Delivery Assurance Project）將檔案工作作為2012倫敦奧運會跨領域合作事項的一項重要主題。這一主題的建立確認了作為舉辦奧運會的主要成果之一的檔案“記錄”項目，要求各相關組織機構高度合作，并為之建立有效的合作管理結構與過程。

為此成立的跨領域合作小組的機構成員主要包括：英國國家檔案館、政府部門奧林匹克決策執行委員會、英國奧林匹克委員會、倫敦奧運會及殘奧會組委會、奧林匹克執行局等。

1.3 “記錄”項目的執行策略

英國國家檔案館的（檔案）收集策略發展團隊負責在檔案發展部門，信息政策與服務決策委員會等部門范圍內的“記錄”檔案收集與使用的管理。

檔案工作跨領域合作組（核心成員組）作為主要協調和決策制定機構，并幫助解決由國家檔案館提交的重大問題。該小組同時負責監視有關主要組織機構的（檔案記錄）工作進程，審核、界定“記錄”的檔案涉及范圍和界限。該小組與其它組織機構之間的關系見圖1。

在有關主要組織機構成立（檔案）工作組，以協調專項工作并幫助管理信息流在指定的部門或領域間傳遞。國家檔案館負責領導這些工作組，與其進行交流溝通并管理小組之間的互動。

圖1 “記錄”檔案收集與使用工作組織結構圖

1.4 “記錄”檔案項目工作的前提條件

作為一項復雜的綜合系統項目，2012年倫敦奧運會“記錄”檔案收集與使用工作的順利實施還依賴于一些前提條件。1）所有重要機構將為認定和提供檔案材料進行有效合作。對于公共機構而言這一點是被法律強制執行的，對于私人機構和其它其公共檔案記錄創立和持有人而言，同樣應就這一條件的滿足予以高度推薦。2）所有重要檔案記錄都是在開放的和可轉換的技術平臺上建立的。這樣不論是在記錄創建部門和內部還是外部，都可最終得到有效保存。3）所有重要檔案記錄都應予以合理分類，以使其在記錄，使用和長期保存等環節組成的網絡系統中得以有效處理。4）需要建立一個單獨的機構，通過運營門戶網站把所有參與“記錄”檔案工作項目的相關組織機構的網絡資源予以聯接整合。這些組織機構既包括（檔案）內容創立機構，也包括（檔案）采集機構。5）檔案資源應通過不同形式和載體由多個不同的組織機構（私人機構和公共機構）予以保存。6）上述不同組織機構需要長期維護其所存有檔案能夠被有效使用，包括其與門戶網站的鏈接長期有效。7）“記錄”檔案收集到的所有個人記錄，信息和數據需要在信息自由法案的范圍內在盡可能短的時間里開放，供各類正式和非正式研究使用。并將本屆倫敦奧運會產生的知識傳遞給將來的主辦城市。8）所有被認定為有助于對體育、文化和相關活動的長期記憶的網站都應予以采集。涉及官方記錄的進入國家檔案檔，其它的進入英國圖書館。

1.5 實施計劃與階段

2012年倫敦奧運會 “記錄”檔案收集使用工作的實施從2007年12月（北京奧運會之前）發布相關工作策略之前開始，一直持續至奧運會結束之后的相當長一段時間。可見該項工作作為該屆奧運會的一項重要工作，貫穿了奧運會籌備、舉辦和后期的各個階段。具體實施計劃應時效性問題，不再一一贅述。

1.6 關鍵問題與存在的風險

在“記錄”檔案收集使用工作策略中也提到了一些工作中存在的具體問題和可能風險。如“倫敦奧組委是否同意將其檔案記錄存放至國家檔案館作為最優化選擇？”、“跨領域工作組（即核心成員組）的成員是否需要持續變更？”（后期增加了英國殘奧協會（BPA）、大倫敦地區政府、奧林匹克公園遺產公司等成員）事后證明，對這些問題和風險的預先估計對于解決這些問題而言是相當重要的。因此，檔案收集使用工作的開展同樣需要檔案工作者對事件的發展具備一定的預見能力。

2 小結

通過對2012年倫敦奧運會、殘奧會“記錄”檔案收集使用工作策略的介紹與回顧可發現：對大型綜合型體育賽事的檔案收集整理與開發利用工作是一項相當復雜的系統工程，一方面需要檔案部門的專業策略制定與指導，另一方面需要強而有效的跨領域合作機制，加上先進技術對多種形態檔案的記錄保存，才有可能實現對大型體育賽事的檔案收集與使用。

［1］E.K.Jarman.Showing Britain to Itself:Changes in Collecting Policy fromtheFestival ofBritaintoLondon2012 ［J］.Journal of the Society ofArchivists,33（1）:41-55.

［2］The National Archives.The Record:London 2012 and the Cultural Olympiad Delivery Strategy v1.0［EB/OL］.http://www.nationalarchiv es.gov.uk/olympics/activities.htm.