淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站檔案建設(shè)工作

蔡大茂 （蒼南縣文化廣電新聞出版局 325800）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站檔案建設(shè)工作是基層群眾文化工作的重要組成部分，是推動(dòng)新農(nóng)村文化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。文化藝術(shù)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站檔案建設(shè)的重頭戲。文化藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。完整地收集、系統(tǒng)地整理、規(guī)范地建設(shè)、科學(xué)地管理綜合文化站文化藝術(shù)檔案，對(duì)于基層公共文化服務(wù)建設(shè)和基層文化事業(yè)發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。但現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站檔案普遍存在著歸檔材料不完整、建檔不規(guī)范、管理方法不科學(xué)等問題。筆者結(jié)合蒼南縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化站檔案建設(shè)的實(shí)際，談一談自己的粗淺看法。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站檔案建設(shè)的存在問題

（一）歸檔材料不完整。蒼南縣現(xiàn)有12個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站，有建立比較規(guī)范完整的檔案室的只有2個(gè)中心鎮(zhèn)，其它10個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案材料均存在著不完整的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在三方面：一是注重紙質(zhì)材料的收集，忽略了照片、聲像、實(shí)物等其它載體的收集；二是注重大型群眾文化活動(dòng)材料的收集，忽略了文藝團(tuán)隊(duì)建設(shè)和藝術(shù)培訓(xùn)等材料的收集；三是注重當(dāng)?shù)嘏e辦的“種文化”活動(dòng)材料的收集，忽略了“送文化”活動(dòng)、區(qū)域文化藝術(shù)交流等材料的收集。

（二）檔案建立不規(guī)范。蒼南縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)文化站的檔案建立基本上都沒有按照《藝術(shù)檔案管理辦法》和《歸檔文件整理規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)要求去歸檔建立，檔案分類組卷不合理。例如，音樂歌舞演出材料沒有按節(jié)目分類組卷；社會(huì)文化、文化交流材料沒有按業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行組卷；文化藝術(shù)教育材料沒有按各專業(yè)課程分類組卷。材料用紙不統(tǒng)一、材料制作不標(biāo)準(zhǔn)、卷內(nèi)文件排列不規(guī)范。

（三）管理方法不科學(xué)。沒有建立檔案工作的管理制度，沒有配備足夠的檔案用房和檔案柜架、裝具，沒有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施。檔案建設(shè)和管理沒有運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)系統(tǒng)，還用傳統(tǒng)的手工操作，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛應(yīng)用，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站雖有配備了電腦、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，但利用率較低，影響工作效率。

二、存在問題的原因分析

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站人員缺少?，F(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站專職人員缺少，但工作量大，任務(wù)繁重。很多文化員身兼多職，大部分時(shí)間和精力從事其他工作，很少靜下心來專門去收集整理檔案，有的收集來的材料，沒有及時(shí)存放和歸檔，檔案資料盒里雜亂無章，影響了檔案建設(shè)和管理。

（二）檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案建設(shè)需要資金的投入，需要必備的硬件設(shè)施的支撐。檔案建設(shè)工作與群眾文化活動(dòng)相比來說，一時(shí)不易看出它的社會(huì)效益，再說政府對(duì)文化的經(jīng)費(fèi)投入有限，因此在經(jīng)費(fèi)投入方面，往往偏重于群眾文化活動(dòng)，而對(duì)檔案的經(jīng)費(fèi)投入幾乎微乎甚微，影響了檔案建設(shè)和管理，影響了檔案的開發(fā)和利用。

（三）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站的人事、財(cái)政歸屬當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)政府管理，業(yè)務(wù)上接受縣文化主管部門指導(dǎo)，有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合文化站的檔案建設(shè)不夠重視，檔案管理基本上無人問津，如果遇到創(chuàng)建文化中心或文化先進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)驗(yàn)收檢查時(shí)，檔案資料的收集才臨時(shí)抱佛腳，東翻西找，甚至有的弄虛作假，編造假材料，使檔案材料失去了真實(shí)性。

三、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站檔案建設(shè)工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)綜合文化站檔案建設(shè)的重要性，將檔案建設(shè)和管理工作列入重要議事日程，同時(shí)建立檔案管理的目標(biāo)考核責(zé)任制，將檔案建設(shè)和管理工作納入社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展規(guī)劃，責(zé)任明確，任務(wù)落實(shí)，抓實(shí)抓好，充分發(fā)揮綜合文化站檔案在文化事業(yè)和社會(huì)主義現(xiàn)代化中的作用。加強(qiáng)綜合文化站檔案建設(shè)的資金投入，綜合文化站不但要建立規(guī)范的檔案室，還要配備兼專職檔案管理人員，制訂綜合文化站檔案管理辦法和規(guī)定，開展檔案的收集和整理工作，實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，積極創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，以保證日后的檔案質(zhì)量，更好為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)文化發(fā)展服務(wù)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才。檔案管理人員不僅應(yīng)具備政治思想上進(jìn)、責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真的基本素質(zhì)條件，還應(yīng)具備一定的政治理論知識(shí)、文化歷史知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，建立一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的檔案管理員隊(duì)伍，更好適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。尤其是加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，因?yàn)楝F(xiàn)代化管理的形勢(shì)要求，檔案管理人員不僅要具有基礎(chǔ)的文化科學(xué)知識(shí)、豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代化通訊設(shè)備來進(jìn)行檔案建設(shè)和管理，否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子文件管理，檢查系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。因此，上級(jí)文化主管部門應(yīng)該組織綜合文化站檔案管理人員，開展現(xiàn)代信息培訓(xùn)，造就具有現(xiàn)代檔案管理意識(shí)和現(xiàn)代檔案管理技能的檔案管理員。這是推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站藝術(shù)檔案管理進(jìn)程的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。

（三）健全制度，加強(qiáng)檔案科學(xué)管理。嚴(yán)格按照《藝術(shù)檔案管理辦法》，制定文化站檔案收集制度、移交制度和管理制度，對(duì)檔案材料的收集、整理、傳遞、查閱、借閱、利用、安全保存等環(huán)節(jié)均要做出明確的規(guī)定，實(shí)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理，維護(hù)檔案工作真實(shí)性、規(guī)范性、完整性，建立檔案信息開發(fā)利用制度，充分運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，積極開發(fā)藝術(shù)檔案信息資源，提高檔案信息的利用率，發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。建立文件管理制度，切實(shí)做好文檔統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作。只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理才能夠繼承其結(jié)果，順利展開，如果文件管理雜亂無章，將會(huì)直接使檔案管理各環(huán)節(jié)陷入忙亂無序狀態(tài)，影響整個(gè)綜合管理系統(tǒng)整體功能的發(fā)揮。因此，必須強(qiáng)化文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格規(guī)范揭示文件內(nèi)部特征和外部特征信息的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為推行現(xiàn)代化管理服務(wù)。

綜上所述，只有上級(jí)文化主管部門的真正重視，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站自覺把檔案建設(shè)放到重要位置上來，加上檔案管理人員的不斷努力，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合文化站檔案管理水平一定會(huì)有較大的提高，綜合文化站檔案建設(shè)在文化工作中一定能發(fā)揮出更大的作用。

[1]文化部頒布.《藝術(shù)檔案管理辦法》[M].2001（12）.

[2]全國(guó)人大頒布.《中華人民共和國(guó)檔案法》[M].1996（7）.

[3]浙江省人大頒布.《浙江省實(shí)施<中華人民共和國(guó)檔案法>辦法》[M].2004（5）.

[4]國(guó)家檔案局.《歸檔文件整理規(guī)則》[M].2000（12）.