國外及中國香港秘書職業(yè)簡介

張保印　韓東起

全球化時(shí)代，秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)也呈現(xiàn)出社會化、行業(yè)化、專業(yè)化、知識化、自動(dòng)化、高科技化、科學(xué)化、制度化的趨勢，秘書工作日益向智能型轉(zhuǎn)化，秘書人員的學(xué)歷日益提高，秘書工作也日趨終身化。了解一些境外秘書工作的基本狀態(tài)，有利于中國把秘書作為一種職業(yè)進(jìn)行改革和規(guī)范。

美國

美國是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)最發(fā)達(dá)、科技最強(qiáng)盛的國家。在美國，秘書是一項(xiàng)興盛的職業(yè)，數(shù)百萬秘書分布于各行各業(yè)，形成一個(gè)龐大的職業(yè)群，其職業(yè)化程度相當(dāng)成熟，專業(yè)化水平相當(dāng)發(fā)達(dá)，為各國現(xiàn)代秘書職業(yè)的發(fā)展提供了可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

美國的秘書按職務(wù)性質(zhì)分為行政秘書和專業(yè)秘書兩大類。行政秘書是指在各類機(jī)關(guān)、公司、企業(yè)中擔(dān)任行政性職務(wù)的秘書，是美國行政管理協(xié)會劃定的秘書種類之一，也稱行政助理、管理秘書，占美國秘書職位的大多數(shù)。專業(yè)秘書實(shí)際上是根據(jù)秘書所從事的專業(yè)工作這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類后，對與從事行政事事務(wù)的行政秘書相對應(yīng)，在各種具體的專業(yè)領(lǐng)域、專業(yè)部門、或者專業(yè)人員身邊從事秘書工作的人員的一種總稱，它是包含多種秘書職位在內(nèi)的一類職位，簡稱OT類。

在美國，秘書有著良好的發(fā)展機(jī)會，對那些工作勤奮、認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有開拓創(chuàng)新精神的秘書，發(fā)展前景十分廣闊。大公司可以提供給秘書可觀的薪金和豐厚的福利，以及公司內(nèi)部的穩(wěn)定的晉升機(jī)會。在小公司，雖然秘書的薪金和福利不如大公司，但公司往往為秘書提供多方面的、廣泛的實(shí)踐機(jī)會，給秘書的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

美國秘書的發(fā)展往往十分注重以下方面。

通過學(xué)習(xí)提高素質(zhì)：越來越多的領(lǐng)導(dǎo)都在盡力尋找那些既有廣泛的人文科學(xué)知識，又擁有良好技能的秘書。許多公司制定助學(xué)金計(jì)劃，鼓勵(lì)秘書接受繼續(xù)教育，公司內(nèi)部也對在職秘書進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。美國秘書要想成長迅速，必須通過學(xué)習(xí)提高白身的綜合素質(zhì)，這樣才會受到歡迎。

通過實(shí)踐提高技能：經(jīng)理們十分強(qiáng)調(diào)秘書處理辦公室事務(wù)的技能，要求秘書必須熟悉一切辦公程序，熟練 地使用復(fù)雜的通信設(shè)備，并對打字、速記、文字處理、外語等方面提出了較高的要求。所以，秘書必須在實(shí)踐中不斷地提高自己的專業(yè)技能水平，才能夠具有諸多的發(fā)展機(jī)會。

建立良好人際關(guān)系：人際關(guān)系是秘書發(fā)展的重要保障，秘書必須處理好與上司的關(guān)系、與同事的關(guān)系、與外界的關(guān)系。為得到多方面的支持與合作、為自己的迅速發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)，尤其重要的是處理好與上司的關(guān)系。這就要求秘書能夠忠誠上司、了解上司、尊重上司、服從上司、維護(hù)上司等。

全面熟悉所在企業(yè)：秘書所在的組織是其生存發(fā)展的具體組織環(huán)境，秘書必須全面了解它、熟悉它，并促進(jìn)它的發(fā)展，在本組織的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展。也只有對企業(yè)熟悉，秘書才能夠在特殊情況下具有應(yīng)對復(fù)雜問題的能力，同時(shí)增長才干，具有更多晉升的機(jī)會。

積極迎接全新挑戰(zhàn)：科技的發(fā)展使傳統(tǒng)的秘書工作量減少，秘書面臨辦公現(xiàn)代化的挑戰(zhàn)，如果秘書能不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公技術(shù)，用以取代舊的技能，就能獲得很好的職業(yè)保障及更好的秘書職位。而企業(yè)也不斷地發(fā)生著變化，這就要求秘書強(qiáng)化應(yīng)變能力，留心本組織的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，熟悉法律法規(guī)等。

英國

英國的秘書工作也很發(fā)達(dá)，而且發(fā)展比較穩(wěn)定，對世界現(xiàn)代秘書工作的發(fā)展有著一定的影響。尤其是其秘書職業(yè)教育相當(dāng)完善，秘書考試制度非常規(guī)范，被眾多國家仿效，在國際秘書界頗具影響。

英國秘書的種類主要有以下幾類：

政府秘書：指在英國政府機(jī)關(guān)中供職的秘書。他們屬于文宮中的事務(wù)官，是公務(wù)員，供職任期為終身制，不受內(nèi)閣更替的影響。他們的任用、職權(quán)、責(zé)任、利益、晉升均有嚴(yán)格的規(guī)定，并劃分為行政級、執(zhí)行級、文書或者辦事員級、助理文書級四級。

執(zhí)行秘書：英國工商企業(yè)中受高級經(jīng)理雇用的一種私人秘書。他們是雇主的得力助手和私人代表，必須對雇主的活動(dòng)和工作范圍有詳細(xì)的了解，為雇主分擔(dān)許多具體事務(wù)，在一定范圍內(nèi)有決定權(quán)，并能代表雇主進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談。

公司秘書：英國公司中的高級行政職員。英國公司法規(guī)定，每個(gè)公司必須配備一名專職秘書，同時(shí)可配備助理秘書或者代理秘書，以備公司秘書缺席時(shí)代行職責(zé)。公司秘書的職責(zé)除從事一般性行政事務(wù)、保證公司業(yè)務(wù)活動(dòng)符合公司法及公司規(guī)章外，還包括新成立的股份有限公司正式營業(yè)前必須向公眾作出法定的宣告等。

私人秘書：他們是被雇主雇用、為雇主個(gè)人服務(wù)的秘書。在英國雇用私人秘書相當(dāng)普遍，私人秘書不僅需要熟練掌握打字、速記技能，還必須有豐富的商業(yè)知識和秘書知識，要求頗高。英國私人秘書職位，必須經(jīng)專門考試，持有合格證書方能應(yīng)聘。

日本

日本的秘書工作汲取了歐美國家秘書工作的經(jīng)驗(yàn)，又結(jié)合本國國情，自20世紀(jì)70年代以來取得了長足的發(fā)展，既注重實(shí)務(wù)和技能，又開展理論研究，秘書教育也很發(fā)達(dá)，成為東方資本主義國家秘書工作的代表。

日本秘書大體可以劃分為如下幾種：

公務(wù)秘書。也稱政治秘書，指在國會、政黨、內(nèi)閣供職，具有公務(wù)員性質(zhì)的秘書。其中在國會、官廳、地方公共機(jī)構(gòu)工作的秘書，除了要求了解國會、政黨、內(nèi)閣的結(jié)構(gòu)外，還要求精通法律制訂程序和有關(guān)機(jī)關(guān)詳細(xì)工作程序，國會議員秘書還得將與自己所居之地聯(lián)系的工作作為重要任務(wù)。

事務(wù)秘書。指在醫(yī)師、律師等專業(yè)人員身邊工作的秘書。他們除具有秘書工作知識和技能外，還必須具有相當(dāng)程度的專業(yè)知識，如醫(yī)師的秘書要配合醫(yī)生接收病人，從事社會保險(xiǎn)等與醫(yī)療事務(wù)有關(guān)的工作；律師的秘書要協(xié)助接待委托人，調(diào)查案件，與法院聯(lián)系，代替律師與委托人預(yù)談，整理材料等；會計(jì)師、稅理師的秘書要掌握簿記、會計(jì)知識；大學(xué)教授、研究人員的秘書要善于搜集、剪貼資料并整理立卷等。

外事秘書。指擅長外語、在外資企業(yè)和各國駐日使館供職的秘書。隨著日本外資企業(yè)的增多，加上各國的大使館，這類秘書數(shù)量日益增多。他們必須精通外語，能將上司的話當(dāng)場速記下來并打印下來，還要求能以優(yōu)美、準(zhǔn)確的日本語進(jìn)行翻譯，能用日文準(zhǔn)確無誤地?cái)M寫文件書信，能為外國來客當(dāng)向?qū)В阃^看歌舞等文娛表演，懂一些茶道、花道以及日本其他文化歷史知識。

私人秘書。日本黨政要員、議員、大企業(yè)家、有名望的學(xué)者、教授和影視、體育明星等社會名流都雇用私人秘書，少則一二名，多則幾十名。這些私人秘書負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、接待，公關(guān)，安排雇主一天、一周或者一旬的工作行程。

中國香港

香港社會的秘書大致可以分為兩大群體：

一是高層次群體。他們是上司的直接、重要的助手之—，其職責(zé)為全面輔助上司，如起草文件、傳達(dá)指令、收集信息、通信聯(lián)絡(luò)、管理文件和辦公室事務(wù)等。其中層次最高、職權(quán)最大的是公司秘書和董事會秘書。二是一般事務(wù)性秘書。對這類秘書要求較為一般，但是人數(shù)眾多。

香港大企業(yè)、大公司的高層領(lǐng)導(dǎo)，一般聘用經(jīng)驗(yàn)豐富的中青年男子為秘書，作為自己的重要助手，而大量一般事務(wù)性的秘書工作卻聘請年輕女性承擔(dān)。所以，香港的秘書是女性為主體。老板選擇女秘書，著眼于對方接人待物是否落落大方，而并不過分注重年輕貌美。女秘書也力求與上司建立感情，相互信任，達(dá)到默契，但是不能過分親昵，否則會引起公司內(nèi)外的反感，不利于工作，為風(fēng)氣所不容。

香港秘書的職業(yè)觀念比較先進(jìn)。

服從上司：香港秘書與上司的關(guān)系，是雇員與雇主的關(guān)系，雇員必須服從雇主，作為上司直接助手的秘書，更要絕對服從上司，否則就失去了擔(dān)任秘書的前提。香港秘書界強(qiáng)調(diào)，秘書“必須依照所屬上司的旨意，去更改秘書業(yè)務(wù)的內(nèi)容”，即秘書在工作中必須無條件地服從上司的指令。

忠誠公司：香港社會要求秘書必須維護(hù)本公司或者本單位的利益，一切以公司利益為重，一切言行要對公司負(fù)責(zé)，自覺維護(hù)公司的權(quán)益、聲譽(yù)和形象。秘書在任何場合都不得貶低公司，更不準(zhǔn)泄露公司的機(jī)密，對公司要滿懷忠誠。

廣結(jié)良緣：香港的市場經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)，“和氣生財(cái)”是社會的信條。上司強(qiáng)調(diào)秘書要學(xué)會處理好種種人際關(guān)系，除了要和上司關(guān)系融洽外，也要和同事和睦相處，更重要的是和外界人士搞好關(guān)系。所以，秘書要善于交際，善解人意，為公司結(jié)交盡可能多的朋友，以利于公司的發(fā)展。

重視事務(wù)：香港秘書以幫助上司處理事務(wù)為主要工作內(nèi)容，即以辦事為主，參謀作用不提倡、不強(qiáng)調(diào)，也不明顯。如果有，也只是發(fā)現(xiàn)上司處理業(yè)務(wù)中有明顯疏忽時(shí)予以提醒，或者提些建議、寫個(gè)備忘錄等，而旦.不宜過分強(qiáng)調(diào)自己的主張。endprint