高校二級學院辦公室工作效率的研究與探討

王羽 WANG Yu；任遠 REN Yuan

（華南理工大學廣州學院，廣州510800）

0 引言

受大學擴招影響，各高校招生規模不斷擴大，在校生人數日益增長，各高校逐漸將原有的系的建制，改為學院或二級學院。學校管理重心下移，實行校院兩級管理制度，使得原本較為單一的教學執行單位，漸漸轉變為具有一定行政職權的、教學與行政并行的綜合管理實體。二級學院在獲取了部分辦學自主權、提升了辦學活力的同時，也不得不承擔了部分學校的、且自身并不十分擅長的行政管理職能。為履行好這部分行政管理職能，二級學院行政辦公室（或稱“學院辦公室”）應運而生，一般負責學院的行政、黨務、教務等一系列重要而又十分繁瑣的日常管理事務。二級學院行政辦公室工作效率和服務水平的高低，不僅關系到二級學院行政工作的正常運作，而且還間接影響到二級學院教學工作的辦學水平。因此，對高校二級學院辦公室工作效率的研究是及時而必要的。

1 高校二級學院管理模式概況

在校院兩級管理模式下，二級學院是作為教學活動與管理的主體，其管理職能將由現在單純教學活動的執行者向具有綜合管理職能的相對獨立辦學實體轉變。[1]因此，高校二級學院一般同時具備行政與教學的職能，并設立相應的組織機構來實現對行政和教學的全面管理。

2 二級學院辦公室架構與職責

二級學院一般實行院長負責制，由院長負責學院的全面管理。按照職能劃分，二級學院的機構設置一般由學院行政辦公室、學生工作辦公室、教研室組成。二級學院的組織架構大致如下：

2.1 由二級學院院長直屬領導的學院行政辦公室的人事架構大致如圖1所示。

圖1

2.2 二級學院行政辦公室的崗位職責（圖2）高校二級學院行政辦公室是學院行政綜合辦事機構，負責統籌協調、信息樞紐、公文處理、對外聯絡等工作。其主要負責學院的人事、教務管理、學生就業、科研項目管理、財務、固定資產管理等工作，有的還附帶負責二級學院的計生、工會工作等。

圖2

3 制約二級學院辦公室提高工作效率的因素

從高校、二級學院的兩級管理的現狀來看，存在著諸如職能不清、權責不明的情況，這樣就容易造成二級學院行政綜合辦事機構的作用不能得到充分的發揮，二級學院的辦學自主權也遭到了很大的限制；同時，在一定程度上也造成了學校整體資源的浪費并且使得辦事流程更繁瑣。究其原因，可以從以下兩個大方面進行分析：

3.1 外因 影響和制約二級學院行政辦公室提高工作效率的外在因素主要有：制度、辦公管理系統、福利待遇、領導力和辦公條件。

3.1.1 學校的規章制度 學校的規章制度就像是一種文化，傳承并影響著一代又一代人。高校的制度與文化是影響二級學院行政辦公室工作效率的根本所在。由于二級學院與學校工作的差異，導致學校的一些制度不能完全涵蓋二級學院的工作，因此，在制度上會存在缺失或不足。

3.1.2 辦公管理系統 要想提高辦公室工作水平，提高工作效率，自動化、信息化的辦公平臺是先決條件。辦公室一方面要加強硬件設施的配置，運用先進的辦公設備，改進辦公手段，改善辦公條件;另一方面辦公室人員要自覺樹立現代管理意識，熟練掌握辦公自動化技能，推進無紙化辦公，提高校園網應用水平，最大限度地提高管理的效能，實現效率與效益的有機統一。[2]

3.1.3 福利待遇 高校的工資及福利待遇關乎辦公室工作人員的幸福指數，所以在一定程度上影響著辦公室人員的工作態度以及效率。通常收入與工作激情與態度密不可分，二者相互影響。

3.1.4 職業前景 二級學院辦公室工作人員屬于基層辦事人員。往往其職業前景不受重視容易被忽視。當一個人日復一日地做同一份工作又看不到職業前景的情況下，往往會產生極其嚴重的怠工情緒，這樣就影響了學院辦公室的工作效率。

3.2 內因 影響和制約二級學院行政辦公室提高工作效率的內在因素主要是辦公室人員素質。作為二級學院行政辦公室工作人員，應具備較高的思想政治覺悟，謙虛敏銳、善于學習、業務熟悉、基本功扎實、有良好的服務意識和團隊合作精神等等。提高效率，人才是關鍵。提高行政辦公室工作人員自身素質，是有效提高其工作效率的根本。

4 提高二級學院行政辦公室工作效率的途徑

4.1 構建一支高素質、專業化辦公室隊伍，對工作人員進行必備的業務培訓。二級學院辦公室工作效率與工作人員業務水平息息相關。要想在保證工作質量的同時提高工作效率，就必須構建一支高水平的辦公室隊伍。考慮到辦公室人員的工作性質，進行有針對性的培訓。培訓的內容主要有：公文寫作技巧、人際交往與接待禮儀、辦公室行政人員心理健康培訓、團隊建設等等。通過定期的培訓考核，來保證培訓質量，做到有獎有懲，以促進工作人員主動參加培訓，積極要求提高自身素質和業務水平。

4.2 逐步實行數字化校園、辦公自動化。提高二級學院行政辦公室工作水平與效率，離不開數字化、信息化的智能平臺。學校一方面要加強硬件的投入，根據高校自身情況，制定一套適合本校的辦公平臺。另一方面，二級學院的辦公室工作人員要增強信息化意識，積極主動學習現代化辦公技能，主動自我學習與培訓，跟上信息化發展需要。

4.3 優化高校管理體制，明確崗位職責，精簡辦事程序。高校管理體制建設是實在高校規范化、制度化、科學化建設的根本。通過優化高校管理體制，精簡辦事程序，做到遇事有章可循、流程清晰，這樣就可以在一定程度上提高辦公效率和準確性。另一方面，二級學院行政辦公室必須明確其崗位職責，并對其工作人員進行職責明確與區分。

[1]白帆.高校二級學院職權運行機制的合理化構建[J].青年文學家，2012（06）：217.

[2]段曹鋼，鄭國軍.如何提高高校辦公室的工作效率[J].秘書之友，2014（04）：23.

[3]劉愛華.加強高校二級學院教學管理機制的思考[J].讀與寫（教育教學刊），2009（08）.