淺談高校檔案工作創新

王萍

隨著高等教育事業的蓬勃發展和高等教育改革的不斷深化，高校檔案工作在高校管理中的地位越來越突出，開展檔案工作創新與發展研究，不斷提高高校檔案管理工作質量和水平，是高校檔案工作人員當前面臨的重要課題。

1 高校檔案的價值作用

高校檔案承載著大量的教育教學、科研、管理、建設信息，其知識性強、信息面廣、數量大，作為重要的信息資源，高校檔案除了具有一般檔案的查考憑證和參考依據的功能外，還具有區別于其他檔案的特殊功能。

1.1 文化貯存功能。檔案是文化的源泉，是文明進步的產物，是貯存和傳播知識的一種形式。高校檔案承載了高校發展的整個歷史，是高校文化的載體和記錄。第一，它記載著高校科學發明創造的成果，凝聚了科學文化的結晶。第二，它記錄和延續了各高校不同的管理文化。第三，它蘊含著校園文化，是校園文化建設與發展的歷史見證。第四，無論是精英教育還是大眾教育，高校都始終處于社會文化的大背景之中，高校檔案因之也打上了特定時期的社會文化烙印。正是高校檔案的這種文化性決定了高校檔案館（室）可以通過收集、整理、鑒定和保管等業務活動來實現其文化貯存的功能。

1.2 文化傳播功能。高校檔案館（室）的一個基本任務就是開展檔案的開放利用及信息資源開發。從檔案是一種文化資源的角度來看，這實質上就體現了高校檔案的文化傳播功能。由于高校文化底蘊深厚，在社會上處于一種文化制高點的位置，就文化具有從優勢文化到弱勢文化的傳播規律而言，這一功能既是高校檔案實現自我提升的內在要求，也是社會文化傳播對高校檔案的外在要求。高校檔案還可以在發揮這一功能的過程中促進文化在量與質上的雙重增值。量上的增值主要是指文化傳播面的擴大；質上的增值主要是指文化價值意義的增加。這可以說是高校檔案文化傳播功能的一種深化。

1.3 文化教育功能。高校擔負著高等教育的重任，教育始終是學校的工作核心。高校檔案館（室）作為文化的一個貯存地和傳播源，完全可以在文化教育上充分挖掘自己的潛能，為學校乃至社會的文化教育服務。文化教育結合各校各館的實際情況，可多層次、多角度地展開。如，以愛國主義教育來強化品德培育，激發愛國熱忱；以科學文化教育來普及文化知識，弘揚先進文化；以校風學風教育來陶冶情操，樹立良好風尚；以利用者教育來傳授技能，培育檔案文化。據此，高校檔案館不僅應成為保管檔案的處所和提供檔案信息服務的中心，還應建設成為學校、社區以至社會的文化教育基地。

1.4 資政決策功能。高校檔案是高校誕生和發展過程中的各種活動的歷史記錄，其中凝聚了高校誕生和發展過程的經驗和智慧，可讓后人了解學校從事政務的經驗和教訓，對于保證高校決策正確，提高工作質量和效率具有重要的借鑒作用。高校檔案所承載的諸多功能使其在整個學校的建設發展中具有重要的價值，對促進高校科學發展具有不可替代的作用。

2 高校檔案管理工作的主要問題

2.1 思想觀念不解放。普遍存在著觀念不新、意識不強、因循守舊等問題。檔案管理人員缺少創新意識和創新欲望，對檔案工作熱情不高，對檔案專業知識、技能及現代化管理技術掌握得不夠熟練。

2.2 管理制度不完善。有些高校沒有一套完善的檔案管理（包括檔案收集歸檔、庫房管理、檔案修復、提供利用等環節）基本流程的規章制度，使收集的檔案往往有頭無尾，雜亂無章。在檔案利用上也只局限于被動的“坐等上門”，缺乏主動、深層次開發利用。

2.3 管理手段不先進。目前多以傳統手工管理方式為主，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。檔案管理難為學校發展提供高質量、高水平的主動服務。有的學校盡管建立了檔案信息數據庫，但多僅限于簡單的數據統計，還沒有實現較高水平的數字化管理，難以開展整體信息資料的開發與利用。隊伍素質也有待加強。

3 創新高校檔案管理工作的方法途徑

3.1 思想觀念的創新。要做好檔案管理工作創新，首先要做好思想觀念的創新。觀念創新是管理工作創新的前提，是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識化、網絡化、社會化，高校檔案館（室）必須逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識：一是要有積極的轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，只有根據需要，把相關信息系統化，規范地整理出來，才能更好地發揮檔案的信息作用，體現檔案信息價值。把檔案內容通過加工整理變成更直接更適應需要的信息，是高校檔案館（室）義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，是我們必須高度重視的一個問題。必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發揮檔案的價值。

3.2 管理模式的創新。要利用計算機進行現代化檔案管理就必須不斷充實庫藏內容，提高庫藏質量。高校檔案館（室）雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但相對于學校發展及檔案使用者的多樣化要求，庫藏資源仍然不足，由于檔案資源量的有限性，也由于管理模式落實后導致利用效率不高。必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實庫藏檔案內容，提高庫藏質量，調整思路，朝著為學校的高效、快速服務去思考、去聯系，有目的、有重點、有計劃地收集學校需要的檔案資源，并對現有檔案資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為學校各項工作提供服務。

3.3 服務質量與服務方式的創新。隨著高等教育事業的快速發展，高校各項工作對檔案的需求在內容上越來越廣，在利用頻率上越來越高，在服務領域上越來越寬，在服務方式上越來越活。為此，高校檔案館（室）要緊跟時代步伐，抓住機遇，加快檔案工作的發展步伐，按照“堅持創新，突出服務”的思路，加強檔案館（室）的業務建設，通過實行“三個轉變”實現檔案工作的服務創新。首先，實現服務內容的創新，從檔案數量要求向質量要求轉變。要樹立精品意識、特色意識，不能單純地追求檔案的數量和門類，高校檔案館（室）既要有共性，更要突出個性和特色。檔案創新服務內容是多方面的，檔案館（室）要充分挖掘自身的潛能，通過不斷完善、豐富、創新服務工作內容，推動服務工作向高水平、高層次發展。其次，要實現服務方式的創新，由被動服務向主動服務轉變。高校檔案館（室）應立足館藏，面向未來，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。要加強檔案館（室）信息網絡建設，搞好網絡化服務，為利用者提供信息資源；要強化參與意識，積極參與學校的重大活動，提供檔案資料，搞好信息服務；最后，實現服務范圍的創新。高校檔案事業能不能發展，不僅取決于高校對檔案的需要，而且取決于檔案工作能不能很好地為高校及社會各項事業服務。因此，要積極擴大影響，全方位多角度地提供檔案信息。要樹立雙重效益觀念，充分發揮檔案信息資源在經濟建設和社會發展中的作用，同時，還要主動為社會各界提供具有較高科學實用價值以及具有參考價值的信息資源，以滿足社會不同層次用戶的需求，從而取得社會效益和經濟效益。

3.4 人才隊伍的創新。人才隊伍建設是高校檔案工作的基礎，造就高素質的檔案管理干部隊伍是推動高校檔案事業發展的關鍵。高校檔案管理干部隊伍不僅對檔案進行收集、整理、保存和提供利用，同時，更是檔案信息資源的維護者、再加工者，是檔案信息資源與用戶間的橋梁、紐帶，檔案人員在高校檔案管理中扮演著越來越重要的角色。如何“激發檔案隊伍活力，加快業務‘創新與‘服務”在很大程度上決定了檔案工作的興衰成敗。一方面，高校檔案工作者要樹立強烈的事業心，增強責任感，以改革的思路，開拓的精神、發展的眼光、求實的作風，加強學習，聯系實際，與時俱進，學以致用。另一方面，學校要在選人、用人及培養人方面多下功夫，通過培養、引進和人才流動等方式，優化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業素質和綜合實力，管理型、技術型、服務型、研究型相結合的創新團隊，這是把高校檔案事業做大做強的重要基礎和有力保障。一是嚴格選拔、培養檔案機構負責人的標準。真正把政治素質高，責任感、使命感、組織管理能力、進取創新意識強，業務水平高，并能及時了解檔案事業最新發展動態、不斷更新知識能力的人員充實到檔案工作的領導崗位上，使他們成為檔案事業發展中激發活力、鼓舞士氣的帶頭人。二是大力引進高素質檔案管理人才。擇優選拔一些高學歷、高職稱人才到檔案隊伍中來，以改善人員結構，促進檔案隊伍年輕化、知識化、專業化。不但要引進檔案學專業人才，還應引進各類相關學科如計算機、歷史、攝影等專業人才，以形成一支多學科交叉的檔案人才隊伍。力爭在檔案館信息系統建設、檔案修復和保護、聲像檔案的處理等各個方面做到專業優化組合。三是積極開展專業培訓教育。各高校應結合各自實際，有計劃地選送一些檔案工作人員參加在職崗位培訓（包括檔案專業培訓和與此相關的一系列培訓，如公文處理、保密培訓等）、在職攻讀學位，以提高他們的學歷層次，更新知識結構。同時，還應與校內相關院系合作開展一些學術前沿問題的討論工作。

（作者單位：南陽醫學高等專科學校 來稿日期：2014-04-16）