高校科研檔案管理模式及利用途徑

李芳芳

在當前“科教興國”偉大戰略指導下，高校科研活動的開展一度成為高校教育教學領域的核心內容，基于這樣的發展背景，對于高校科研檔案管理工作的實施必然提出了更加嚴苛的要求。無論是其中科研管理模式的轉化還是利用途徑的改變都使得高校科研檔案管理工作的開展面臨諸多挑戰。值得注意的是，高校科研檔案管理不同于一般的檔案管理工作，其中涉及相關的知識產權問題，這就需要對科研檔案管理的研究始終將法律原則作為基本準則，明確知識產權保護下高校科研檔案管理的內容分類與形式劃分，保障高校科研工作者的合法權益。因此，如何在實踐過程中優化科研檔案管理實施模式，完善高校科研檔案管理的利用途徑，成為這一時期高校創新檔案管理開展模式首先需要解決的重大問題。

1 高校科研檔案管理實施模式研究

1.1 統一管理制度。在保護知識產權以及促進教學研究檔案開發的基本原則之下，建立高校科研檔案管理中統一的管理制度是現階段提升高校檔案管理質量的有效途徑。第一，統一高校科研檔案管理制度不僅能夠全面、完整地對所有知識產權問題進行及時記錄與轉讓，同時這一過程對于知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間并不存在利益關聯，因此，檔案管理工作的開展在保密性方面就得到了充分體現。第三，對于知識產權問題的及時記錄與保存在有效保護高校檔案信息與資料的同時也實現了檔案管理工作的統一化開展，這對檔案管理工作質量也是一種保證。第四，統一管理制度的建立一定程度上還是一種知識產權保護意識的體現，這對相關知識產權法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時記錄，這一真實運行軌跡有著不可忽視的歷史價值，同時也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護機制的構建就顯得尤為重要。

1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”。科研檔案作為高校科研工作者的智慧凝聚，需要在檔案管理過程中體現必要的檔案管理責任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要。“四同步”管理是一種檔案管理責任制度的集中體現，這一管理制度也是基于對知識產權的有效保護，其基本內容主要包括以下幾點：①計劃任務的傳達以及科研文件的歸檔必須同步實施；②計劃任務的查詢以及相關科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對于科研成果的驗收以及相關課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報資料登記方面也需要表現出一定的同步性特征。基于“四同步”檔案管理原則指導下高校科研檔案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封面簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實際運行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強自身宣傳工作的同時也需要切實保障自身科研資源的完整性，促進知識產權問題的有效解決。

1.3 物質獎勵與精神獎勵并舉。高校科研檔案管理工作的開展也需要對應必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進行定期的課題質量評選，對于其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質獎勵和精神獎勵。相反的，對于破壞高校科研檔案管理秩序的個人或是集體也應對其追究相關事件責任，并給予適當的批評以及懲罰。對于科研檔案管理過程中存在杰出貢獻以及取得較大進步的科研人員作出表揚以及物質獎勵。物質獎勵與精神獎勵并舉不僅能夠促進高校科研檔案管理工作不斷得到優化，同時也能針對其中存在的問題給予及時糾正，做到獎懲分明，促進科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優化與完善。

1.4 人才隊伍管理與建設。基于知識產權保護的管理核心已經成為當前高校科研檔案管理的主要發展趨勢，而其中專業人才隊伍的建設與管理問題直接關系到高校科研檔案管理的質量，是體現科技元素以及時代發展對于檔案管理重要促進作用的主要方面。在這樣的發展背景下，高校科研檔案管理工作的開展更應該重視對人才的培養，提升專門科研檔案管理人員的知識產權保護意識，樹立以人為本的管理理念，促進科技手段在科研檔案管理中的有效運用。傳統科研檔案管理模式過分注重對人員專業知識與技能的培養，而忽視了服務性本質在科研管理工作中的體現，這與當前終身教育的思想顯然是不相適應的。因此，只有不斷強化高校科研檔案管理人員的綜合素養，才能更好地促進檔案管理模式的構建。

2 高校科研檔案管理的利用途徑

2.1 實現高校科研檔案管理的多渠道開發。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理系統的有效運用，而這一信息管理系統不僅包括了相關信息的處理與加工過程，同時也在輸出和利用方面實現對檔案信息的及時編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發的主要環節，信息檔案管理制度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方面形成了有效的系統框架，而這些功能在現階段資源使用過程中顯然是不夠完善的。現代化信息檢索系統的建立對于當前高校科研檔案管理工作開展而言無疑是系統功能的呈現過程，這對提高信息檢索的速度極為有利。現代化網絡通訊手段在高校科研檔案管理中的應用還是對高校現有檢索系統的有效更新，通過網絡信息的使用來合理促進檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實現對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對于高校科研信息的有效整合意義重大。第二，強化圖書情報與高校科研檔案管理之間的聯系，在高檔設備使用方面解決科研檔案管理過程中的經費不足問題，這也是現代化制度與體系在高校科研檔案管理工作中的有效體現。隨著當前網絡通訊技術的飛速發展，高校在科研檔案管理方面也形成了必要的校園網絡系統，將辦公自動化內容移入高校科研檔案管理工作當中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息系統的完善對于檔案資料的開發與利用也勢必產生深遠影響。

2.2 重視高校科研檔案管理過程中的法制建設。社會主義市場經濟發展下高校科研檔案管理工作的開展面臨著前所未有的機遇與挑戰，這一新問題的出現使得法制建設問題在高校科研檔案管理工作開展中顯得尤為重要。高校科研檔案管理在實施監管過程中應切實加強對科研成果及商業秘密的安全保護，通過各種法律手段的運用來突出法制建設對于高校檔案管理工作的重要意義。知識產權問題是高校科研檔案管理過程中尤其需要重視的問題，因此，必要的產業管理工作開展以及信息中心加工就顯得尤為必要，這是體現科研檔案管理價值的重要方面，同時也是體現科研檔案管理市場化格局形成的有效依據。法制建設的核心在于從信息市場的構建方面體現高校科研檔案管理的優勢，及時關注市場發展動態，在促進高校科研成果創新的同時也要關注科研檔案管理對于高校管理領域的重要指導作用。

2.3 在反饋機制中突出高校科研檔案管理的整合功能。高校科研檔案管理中反饋機制的構建從信息的整理與搜集等方面突出了對科研檔案管理的整合功能，這也是必要的管理體制在檔案管理工作中的體現。從高校科研檔案信息管理的側重點出發，不同信息反饋機制的構建對于科研檔案管理的利用途徑也提出了有價值的參考建議，類似科研檔案的編碼與信息搜集，或是相關檔案管理制度的構建都在一定程度上促進了高校科研檔案管理工作中反饋機制的有效構建。值得注意的是，高校科研檔案管理工作中反饋機制的構建應當是具體且具備一定的針對性特征的，如此反饋機制的構建才能從根本上促進高校科研檔案管理工作的有效開展。從反饋機制當中所獲得的反饋信息可以輔助高校科研檔案管理工作進行必要的分析與數據調查，這是高校自身管理機制的優化過程，同時也是其整合與實踐功能在具體檔案管理工作中的有效體現。

2.4 從配套設施方面促進科技手段的融入。當前高校科研檔案管理工作中對于先進科學方法的掌握顯得不夠到位，現代化檔案管理配套設施并沒有在高校科研檔案管理中發揮重要作用，這就需要高校科研檔案管理工作能夠從配套設施建設方面突出檔案管理工作與現代化科學技術手段的有效融合，切實提高科研檔案管理工作的質量與效率。第一，檔案信息資源當中檢索工具的使用能夠最大限度體現高校科研檔案管理工作中的科技元素，信息編制過程的完成、檔案信息的檢索等都是體現科技手段的重要方面。各種檢索工具的使用，像全引目錄或著錄卡片使用等，都是技術手段在檔案管理工作中的有效運用。第二，互聯網技術及網絡通訊技術的快速發展也為檔案資料的搜集與整體提供了便捷途徑，電子檔案的建立或是計算機網絡輔助檔案管理工作的開展都使得高校科研檔案管理工作的開展在彰顯自身信息化發展趨勢的同時也表現出一定的智能化特征，這是數字化處理方式對于高校科研檔案管理工作的積極影響。

總之，對于高校科研檔案管理工作的實施而言，檔案管理的最終目的在于更好地利用高校信息資源對于科研工作進行及時有效的整合與管理，在保障其中必要技術機密的同時也必須符合相關知識產權所規定的內容。由此可見，高校科研檔案管理模式的構建以及利用途徑的研究勢必對高校信息資源的開發與利用產生積極而深遠的影響，從多元化、便捷、安全等角度出發，高校科研檔案管理工作的實施在推動高校科研工作開展方面也有著不可忽視的指導價值，這對于優化高校檔案管理工作的開展意義重大。

（作者單位：河南省新鄉學院 來稿日期：2014-04-15）