建好管好企業人事檔案

左文平

當前，隨著企業的深化改革，人事檔案管理工作如何主動順應企業發展要求，為企業生產經營活動提供更好的服務，是人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。

1 企業人事檔案的重要性

1.1 為企業選人用人提供服務。企業人事檔案工作是對企業內部員工的個人經歷、思想品德、工作能力以及獎罰情況進行記錄和如實反映的重要管理活動。企業要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息。特別是在新的《勞動合同法》實施以后，企業用人更加謹慎，嚴把人才進口關成為企業降低勞動成本、減少勞動風險的首選防范措施，從而為企業的選人、用人提供有價值的參考信息。

1.2 為企業科學決策提供服務。通過人事檔案，企業可以對員工的任免、調資、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據，從而保證企業決策的科學化、合理化。

1.3 直接為個人的切身利益服務。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充，是伴隨每位企業員工一生的重要材料。對于員工個人來說，無論是就業、考研、調動、出境政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續，都將以檔案材料的審核為重要依據，直接為個人切身利益服務。

2 企業人事檔案存在的問題

2.1 人事檔案重視不夠。有些企業領導對人事檔案工作認識存在誤區，認為不是企業的主要工作，只要不丟失、不泄密就行了。企業追求經濟效益，使人事檔案工作在企業的各項工作中提不上重要議事日程。

2.2 歸檔材料存在虛假現象。評價員工在政治態度、思想品德、業務實績等方面的材料存在千篇一律現象，缺乏針對性，不能突出個人工作特點和實績。甚至有些人喪失基本的職業道德，偽造假材料，如假學歷、假出生年月、假工作簡歷等，嚴重影響了檔案材料的真實性，為檔案利用帶來了麻煩。

2.3 人事檔案管理人員缺乏。有些企業忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點，在人事檔案管理上還沒有配備專職人員，負責人事檔案工作的人

員通常兼任其他工作，造成了人事檔案管理的混亂，嚴重影響了企業人事檔案管理水平。

2.4 存在人為因素。有些企業員工對自己的人事檔案重視不夠，如部分員工工作調動后將人事檔案自己存放，未及時辦理歸檔手續，從而影響了今后個人辦理養老保險、繼續深造等事關個人切身利益問題。

2.5 管理手段落后。目前仍有一些企業人事檔案室融辦公、倉庫、閱檔為一間，防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平，也沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案仍采用手工查找，從而嚴重制約了人事檔案信息的開發和利用。

3 加強企業人事檔案管理的措施

3.1 強化責任意識。各級企業領導要提高認識，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項重要基礎性工作來抓，高度重視人事檔案管理工作，建立與完善適合本部門質量考核體系，制定相應的獎懲制度，激發人事檔案工作人員工作積極性和創造性。要加大投入，切實幫助解決人事檔案工作中遇到的實際問題，按標準、要求建設好規范化的專門人事檔案館（室），建好配套保護措施，配備必要的電腦、掃描儀、監視器等設備，不斷提高檔案管理信息化水平。

3.2 健全管理機制。企業要首先做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，完善其管理體制。人事檔案工作人員必須樹立較強的保密意識，制定嚴格的接收、鑒別、整理、保管、提供、傳遞和銷毀檔案材料制度，以確保人事檔案的絕對安全。

3.3 樹立服務意識。人事檔案工作人員必須樹立全心全意為人事工作服務的思想，端正服務態度，時時處處為利用者著想，認真負責地做好人事檔案利用工作，堅持主動、保密、及時、準確的原則，為組織人事工作提供優質服務，在服務中實現自我人生價值。

3.4 加強隊伍建設。企業的人事檔案管理人員應該具有過硬的業務技能和合理的知識結構體系，應該不斷學習和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策。熟悉相關的人事管理工作業務，熟練掌握工作流程和現代化的管理技術，不斷提高人事檔案隊伍的整體素質，以適應新形勢下企業組織人事工作及其他各項工作的需要。

（作者單位：中原油田第九社區管理中心 來稿日期：2014-04-15）