信息時(shí)代黨校檔案服務(wù)策略

孟會(huì)杰

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)對(duì)于信息的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，黨校檔案蘊(yùn)含著大量的公眾必需的信息，如何將這些信息提供給公眾，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，已成為當(dāng)前黨校檔案管理中必須直接面對(duì)的話題。而要想將檔案信息提供給公眾，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值，就必須加強(qiáng)黨校檔案服務(wù)的策略研究，真正做好黨校檔案服務(wù)工作。目前，無(wú)論從效率上，還是從效益上，黨校檔案的信息服務(wù)的水平依然處于低位，其社會(huì)功能也難以得到根本性的發(fā)揮。在這種情況下，尋找恰當(dāng)?shù)臋n案服務(wù)策略，就成為黨校檔案迫切需要解決的問(wèn)題。

1 黨校檔案的雙向服務(wù)策略

為黨校自身發(fā)展服務(wù)是檔案信息服務(wù)的根本。作為黨校教育教學(xué)的重要組成部分，黨校檔案部門的首要職責(zé)是為黨校的教育教研、后勤保障以及學(xué)生管理提供服務(wù)。除了滿足黨校正常工作的檔案需求外，黨校檔案部門還要按照不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，為黨校提供全面而系統(tǒng)的檔案信息。首先，提升教育教學(xué)能力，促進(jìn)內(nèi)涵發(fā)展是黨校面臨的首要任務(wù)。為此，改革與創(chuàng)新教育教學(xué)制度，研討與交流教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，積累分析并傳播優(yōu)秀的教育教學(xué)案例就成為教育教學(xué)管理的中心。而為教育教學(xué)管理提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)就成為檔案管理的必然選擇。其次，在促進(jìn)黨校內(nèi)涵發(fā)展的過(guò)程中，除加強(qiáng)教育教學(xué)的改革外，黨校還面臨著提高科研水平的重要任務(wù)，這樣，黨校檔案部門除做好教育教學(xué)方面的信息服務(wù)外，還要為黨校的科研活動(dòng)提供充足的信息。最后，提高黨校學(xué)員的政治素養(yǎng)以及專業(yè)知識(shí)能力，提升其管理能力是當(dāng)前黨校學(xué)員管理的重要任務(wù)。認(rèn)真總結(jié)培養(yǎng)與管理學(xué)員的經(jīng)驗(yàn)，不斷完善學(xué)員培育方法也需要黨校檔案部門提供全面的檔案信息。在做好黨校檔案信息服務(wù)的同時(shí)，黨校檔案部門還要面向社會(huì)為社會(huì)提供充足的檔案信息，為快速發(fā)展的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)以及人民群眾不斷豐富的物質(zhì)文化生活提供信息支撐。這樣不但使檔案資源得到了充分的利用，同時(shí)還節(jié)省了大量的資源。

2 黨校檔案的主動(dòng)服務(wù)策略

為保證主動(dòng)服務(wù)策略的順利實(shí)施，提高黨校檔案信息的利用價(jià)值，黨校檔案部門必須改變觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)，借鑒服務(wù)行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，制定一整套行之有效操作性強(qiáng)的服務(wù)管理、服務(wù)流程以及服務(wù)評(píng)估方法，全面提升黨校檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。為此，黨校檔案部門必須徹底改變檔案工作的封閉性，充分利用各種優(yōu)質(zhì)技術(shù)和資源，特別是黨校的內(nèi)部技術(shù)以及智力資源，探索研究出一整套符合黨校特征的現(xiàn)代檔案服務(wù)體系。目前，黨校人事制度正在發(fā)生重大變革，以崗位設(shè)置以及聘任制為重點(diǎn)的人事制度正逐漸代替原來(lái)的終身制，論資排輩的現(xiàn)象不復(fù)存在。新的人事管理制度以崗位業(yè)績(jī)?yōu)樵u(píng)價(jià)目標(biāo)，以完成業(yè)績(jī)指標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)完成對(duì)工作人員的考核，并將考核結(jié)果作為薪資待遇、晉職晉級(jí)的依據(jù)。直接決定黨校檔案部門工作人員薪資待遇、晉職晉級(jí)的不再是工齡的長(zhǎng)短，而是其工作業(yè)績(jī)。在這種情況下，黨校檔案管理部門只有變被動(dòng)為主動(dòng)，提高自身的服務(wù)水平，提高工作效率，發(fā)揮黨校檔案管理的作用，才能真正為黨校人才培養(yǎng)以及教育科研提供信息支持，不斷拓展自身發(fā)展空間，在黨校的未來(lái)發(fā)展進(jìn)程中贏得一席之地。

3 黨校檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)策略

隨著互聯(lián)網(wǎng)延伸到千家萬(wàn)戶，人們的生活方式以及工作方式正在發(fā)生極大的變化，同樣，作為黨校工作重要組成的檔案管理工作也同樣面臨著互聯(lián)網(wǎng)方面的問(wèn)題。目前，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)為黨校工作人員、學(xué)生以及社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的技術(shù)問(wèn)題已經(jīng)解決，無(wú)論學(xué)校以及其他單位，還是普通家庭，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)黨校檔案資料已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。大力加強(qiáng)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化管理，為公眾提供更加強(qiáng)大的檔案信息已經(jīng)成為黨校檔案部門必須迫切解決的問(wèn)題。在這種情況下，黨校檔案部門首先必須將傳統(tǒng)的服務(wù)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)服務(wù)觀念，以用戶為中心，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)主動(dòng)了解用戶的檔案信息需求，按照用戶的需求不斷拓展服務(wù)的內(nèi)容與空間。其次，要努力加強(qiáng)黨校檔案的數(shù)字化進(jìn)程，不斷拓展網(wǎng)上信息傳遞、交流、資源共享的途徑，為做好網(wǎng)絡(luò)服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。黨校檔案管理部門要將利用率比較高、已經(jīng)公開(kāi)以及珍貴檔案資料的信息化作為首選目標(biāo)，不斷提高黨校檔案資料的共享程度。不斷提高檔案館藏資料的集成化組織水平，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載、傳輸與共享功能豐富虛擬檔案信息。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)不斷加強(qiáng)和外界的聯(lián)系，建立健全反饋機(jī)制，認(rèn)真分析各種反饋信息，并在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上優(yōu)化信息的質(zhì)量，調(diào)整信息的結(jié)構(gòu)，提高服務(wù)的效率。最后，要努力構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。各黨校檔案館要大力加強(qiáng)局域網(wǎng)以及門戶網(wǎng)站的建設(shè)，以省級(jí)、國(guó)家級(jí)檔案網(wǎng)站為龍頭，以互聯(lián)網(wǎng)為依托，構(gòu)建各黨校檔案館間的交互式檔案館，確保檔案信息平臺(tái)能夠在不同的網(wǎng)絡(luò)中順利運(yùn)行。

4 黨校檔案的數(shù)字化外包策略

盡管當(dāng)前黨校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)初具規(guī)模，但是無(wú)論在硬件方面還是在軟件方面，都和先進(jìn)國(guó)家的檔案管理存在著一定的差距。為更好地做好檔案服務(wù)工作，有效利用檔案資源，可以采取數(shù)字化外包方式為用戶提供服務(wù)。首先，要認(rèn)真選擇外包服務(wù)商。黨校檔案管理部門要按照自身的需要，認(rèn)真聽(tīng)取相關(guān)專家的意見(jiàn)，從技術(shù)水平、業(yè)務(wù)水平、財(cái)務(wù)狀況以及研發(fā)新技術(shù)的能力進(jìn)行全面評(píng)估，選擇具有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)的外包服務(wù)商。其次，要加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)的管理。黨校檔案的數(shù)字化外包是一件非常復(fù)雜的事情，為保證外包業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，黨校檔案管理部門要制定切實(shí)可行的合同，明確雙方的義務(wù)和職責(zé)，明確出現(xiàn)重大問(wèn)題情況下的賠償機(jī)制，制定偶發(fā)或突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)方案。加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)商的監(jiān)督與管理，黨校檔案管理部門必須成立專家管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)外包服務(wù)商服務(wù)的用戶展開(kāi)滿意度調(diào)查，通過(guò)和外包服務(wù)商有業(yè)務(wù)聯(lián)系的部門對(duì)其進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，將其整體服務(wù)水平與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的整體服務(wù)水平相比較，對(duì)合同中規(guī)定的業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，以便早期發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，降低風(fēng)險(xiǎn)。最后，黨校檔案管理部門要加強(qiáng)與外包服務(wù)商之間的協(xié)調(diào)與溝通。定期舉行雙方專家參與的協(xié)調(diào)會(huì)議，統(tǒng)籌調(diào)配項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施，全面掌握各項(xiàng)工作的實(shí)際進(jìn)展情況，指導(dǎo)并協(xié)調(diào)解決其中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)對(duì)其工作情況進(jìn)行總結(jié)。將黨校檔案進(jìn)行數(shù)字化外包，并不說(shuō)明黨校檔案管理部門的管理人員就可以袖手旁觀，相反，黨校檔案管理人員要主動(dòng)切入外包服務(wù)商的工作安排及進(jìn)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)指導(dǎo)并且?guī)椭浣鉀Q問(wèn)題。同時(shí)，還要定期對(duì)其工作進(jìn)行抽查，避免重大事故的發(fā)生。

5 黨校檔案的“服務(wù)品牌”策略

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，品牌已經(jīng)成為大眾選擇商品的主要目標(biāo)，在這種情況下，黨校檔案管理部門要?jiǎng)?chuàng)建屬于自己的品牌，通過(guò)品牌向用戶介紹檔案管理工作及館藏內(nèi)容。同時(shí)，黨校檔案還要認(rèn)真組織本校教職員工、校外相關(guān)人員定期或不定期參觀黨校檔案館，由檔案管理人員向其介紹館藏內(nèi)容，或者通過(guò)電腦、多媒體等現(xiàn)代化手段觀看查檔演示，讓用戶熟悉、了解黨校檔案館，不斷提高黨校檔案館的開(kāi)放程度。黨校管理部門還要通過(guò)開(kāi)設(shè)培訓(xùn)班等方式加強(qiáng)對(duì)黨校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其整理、歸檔、編輯能力，為推出黨校檔案的“服務(wù)品牌”奠定基礎(chǔ)。上述工作完成后，黨校管理人員要認(rèn)真組織檔案管理人員對(duì)館藏資源以及用戶的不同需求進(jìn)行認(rèn)真的分析，按照用戶的不同需求研制層次不同、系列不同的服務(wù)品牌。例如，通過(guò)編纂檔案、資料、文獻(xiàn)或者出版年鑒、校志、校史、文件匯編等編研成果，以及明信片、畫冊(cè)、紀(jì)念品、聲像資料等文化產(chǎn)品，形成專業(yè)性較強(qiáng)的品牌。同時(shí)，黨校檔案管理部門還可以將承辦、協(xié)辦優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)、論文展，杰出校友展、名師名人展、校史展等多種形式的展覽，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)檔案品牌，為用戶提供貼心的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

總之，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化，檔案資料在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中所起的作用將會(huì)越來(lái)越大。在這種情況下，黨校檔案管理部門只有大力加強(qiáng)檔案服務(wù)策略研究，不斷提高檔案服務(wù)水平，真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

（作者單位：中共濮陽(yáng)市委黨校 來(lái)稿日期：2014-04-01）