兄弟檔案期刊集萃

謝建波

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理

賴俊峰在《中國檔案》2014年第2期撰文，指出不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記部門在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作中形成的真實(shí)記錄。集約化管理是指現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)為提高效率與效益的管理經(jīng)驗(yàn)，集合人力、物力、財(cái)力、管理等生產(chǎn)要素，以節(jié)約、高效為價(jià)值取向，進(jìn)行集中統(tǒng)一配置，達(dá)到降低成本、高效管理，從而保持核心競爭力、獲得可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)勢。具體到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，集約化管理工作模式和優(yōu)勢主要有以下幾個(gè)方面：一是梳理歸檔業(yè)務(wù)流程，發(fā)揮集約化管理科學(xué)配置資源優(yōu)勢；二是使用二維碼和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善信息數(shù)據(jù)共享機(jī)制，發(fā)揮集約化管理資源共享優(yōu)勢；三是整合、優(yōu)化各類資源、理順管理機(jī)制，發(fā)揮集約化管理高效、便捷優(yōu)勢。今后，只有把握不動(dòng)產(chǎn)登記和檔案工作規(guī)律，積極探索先進(jìn)的管理模式，權(quán)證檔案辦理實(shí)現(xiàn)電子化管理，整合優(yōu)化數(shù)據(jù)資源，建立全方位的檔案保管、查詢服務(wù)體系，才能發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的信息作用，推動(dòng)檔案工作水平全面提高。

檔案數(shù)據(jù)庫中“垃圾數(shù)據(jù)”問題研究

張健在《檔案學(xué)通訊》2014年第2期撰文，指出當(dāng)某一條記錄（即某一份檔案數(shù)據(jù)）不符合既定的構(gòu)成規(guī)則時(shí)，就會(huì)在某種程度上影響到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)算結(jié)果的正確性，這樣的檔案數(shù)據(jù)即為“垃圾數(shù)據(jù)”。它一般有以下類型：一為語法錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)；二為邏輯錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)；三為全角與半角符號(hào)混用的數(shù)據(jù)；四為內(nèi)容重復(fù)的數(shù)據(jù)。其危害表現(xiàn)是：一是系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定；二是查詢檢索不準(zhǔn)確；三是統(tǒng)計(jì)分析不客觀。其產(chǎn)生原因是：其一，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)缺乏；其二，數(shù)據(jù)錄入誤差；其三，數(shù)據(jù)檢查不足；其四，數(shù)據(jù)整合失誤。其對(duì)策思考是：一要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理；二要制定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范格式；三要排查數(shù)據(jù)，糾正錯(cuò)誤；四要更新軟件，嚴(yán)把入口。

我國數(shù)字檔案館建設(shè)思考新思路

丁德勝在《檔案學(xué)研究》2014年第1期撰文，指出數(shù)字檔案館是指機(jī)關(guān)（團(tuán)體和其他社會(huì)組織）在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)電子檔案和數(shù)字化檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性有以下幾點(diǎn)：一是信息化條件下的必然選擇；二是機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的內(nèi)在需求；三是實(shí)現(xiàn)電子文件前端控制的重要手段；四是貫徹電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的最佳途徑。其內(nèi)涵是：其一，數(shù)字檔案室是機(jī)關(guān)檔案工作2.0版；其二，數(shù)字檔案室是機(jī)關(guān)信息資源中心；其三，數(shù)字檔案室是機(jī)關(guān)檔案信息化系統(tǒng)解決方案；其四，數(shù)字檔案室是電子文件歸檔和管理的典型模式。其建設(shè)框架的構(gòu)建是：第一，以系統(tǒng)為原則；第二，以資源為導(dǎo)向；第三，以標(biāo)準(zhǔn)為支撐。其建設(shè)的基本內(nèi)容是：一為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；二為應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)；三為數(shù)字檔案資源建設(shè)；四為保障體系建設(shè)。

科研工作為檔案安全保駕護(hù)航

馬淑桂在《檔案學(xué)研究》2014年第1期撰文，首先，介紹了我國開展紙質(zhì)檔案保護(hù)研究方面取得顯著成效：一是開展了紙質(zhì)檔案去酸技術(shù)研究，二是開展了檔案實(shí)體安全保管和管理新技術(shù)研究；三是開展了數(shù)字化后紙質(zhì)檔案封存技術(shù)研究；四是開展了有害生物防治技術(shù)研究；五是開展了庫房空氣質(zhì)量檢測技術(shù)方法研究；六是開展了對(duì)重度受損檔案的搶救研究；七是開展了數(shù)字仿真復(fù)制技術(shù)的研究。其次，介紹了在非紙質(zhì)檔案保護(hù)研究方面的亮點(diǎn)：其一，開展了光盤保護(hù)、管理技術(shù)研究；其二，開展了鋼絲錄音檔案的搶救研究；其三，開展了聲像檔案的搶救研究。最后，介紹了在檔案館庫建設(shè)研究方面的特點(diǎn)：一是《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》發(fā)揮了應(yīng)有的作用；二是開展了檔案館庫建設(shè)綠色環(huán)保、低碳節(jié)能研究。

統(tǒng)籌推進(jìn)檔案登記備份與數(shù)字檔案館建設(shè)

王茂法、梁紹紅在《浙江檔案》2014年第1期撰文，首先，回顧了浙江省檔案登記備份與數(shù)字檔案館室建設(shè)的現(xiàn)狀：從省直看，去年省檔案館接收省級(jí)單位的室藏檔案數(shù)字化成果備份光盤（數(shù)據(jù)包）10113張，電子公文備份光盤（數(shù)據(jù)包）395張，脫機(jī)備份數(shù)據(jù)量約36T；對(duì)省直9家單位的27個(gè)重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展了在線備份，2013年在線備份數(shù)據(jù)總量約25.6T。從全省看，所有市縣區(qū)已建立檔案登記備份中心，累計(jì)投入建設(shè)資金2.1億元，全省登記備份檔案數(shù)據(jù)總量已達(dá)619.4T。其次，論述了檔案登記備份與數(shù)字檔案館室建設(shè)的關(guān)系：檔案登記備份旨在通過檔案登記的行政手段，加強(qiáng)對(duì)館外各類重要現(xiàn)行檔案的前端安全監(jiān)管，確保各單位重要檔案信息資源的及時(shí)積累、歸檔和安全管理，并通過電子備份的技術(shù)手段，為各單位提供檔案證據(jù)保全和災(zāi)備服務(wù)。而數(shù)字檔案室是信息化環(huán)境下的“虛擬檔案館室”，是數(shù)字檔案資源建設(shè)、管理、存儲(chǔ)、使用的業(yè)務(wù)技術(shù)平臺(tái)。兩者的關(guān)系是：都與信息化建設(shè)有關(guān)，都是為了確保檔案信息安全，都屬于公共服務(wù)范疇，兩者存在工作重疊（工作對(duì)象、范圍）和前后銜接（業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)要求）關(guān)系。同時(shí)，兩者也有較大區(qū)別：一是性質(zhì)和定位不同，前者屬于行政監(jiān)督的手段，后者屬于業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)范疇。二是責(zé)任和權(quán)屬不同，登記備份的數(shù)據(jù)尚未到進(jìn)館年限，具有臨時(shí)托管性質(zhì)，而數(shù)字檔案館保存的是需要長久保存的進(jìn)館數(shù)據(jù)。最后，提出了推進(jìn)此項(xiàng)工作的思路：一要以推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化為導(dǎo)向，明確檔案登記備份與數(shù)字檔案室建設(shè)的總體思路；二要以依法管理為抓手，完善檔案登記備份和數(shù)字檔案館室建設(shè)的推進(jìn)機(jī)制；三要以協(xié)調(diào)發(fā)展為目標(biāo)，建立檔案登記備份與數(shù)字檔案館室建設(shè)的相互促進(jìn)機(jī)制；四要以進(jìn)館檔案資源為重點(diǎn)，深化檔案登記數(shù)字檔案館室建設(shè)。

企事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設(shè)方案中應(yīng)處理好的三層關(guān)系

張燕雙、金源鑫在《檔案》2014年第一期撰文，從宏觀、中觀、微觀三個(gè)層面剖析了數(shù)字檔案館建設(shè)中的各種關(guān)系。一是宏觀層面的關(guān)系，主要有：1.數(shù)字檔案館建設(shè)總目標(biāo)應(yīng)依附于單位的信息化規(guī)劃；2.數(shù)字檔案館建設(shè)總目標(biāo)應(yīng)適應(yīng)信息化規(guī)劃的水平。二是中觀層面的關(guān)系，主要有：1.數(shù)字檔案館與用戶的關(guān)系；2.檔案部門與相關(guān)實(shí)施部門的關(guān)系；3.數(shù)字檔案館與其他應(yīng)用系統(tǒng)部門的關(guān)系。三是微觀層面的關(guān)系，主要有：1.數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館之間的關(guān)系；2.數(shù)字檔案館建設(shè)總目標(biāo)、分目標(biāo)與建設(shè)內(nèi)容之間的關(guān)系。

談質(zhì)量管理體系在檔案管理中的運(yùn)用

袁敏芳在《檔案時(shí)空》2014年第2期（業(yè)務(wù)版）撰文，認(rèn)為應(yīng)用質(zhì)量管理體系及指導(dǎo)檔案管理工作的作用有以下幾點(diǎn)：一是質(zhì)量管理體系的推進(jìn)拓寬了檔案管理范圍；二是質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理具有規(guī)范作用；三是質(zhì)量管理體系凸顯了檔案管理文件記錄功能。作者指出質(zhì)量管理體系為檔案管理提檔升級(jí)提供了以下重要保障：其一，質(zhì)量管理體系固化了部門檔案管理職責(zé)；其二，質(zhì)量管理體系規(guī)范了檔案管理制度建設(shè)；其三，質(zhì)量管理體系系統(tǒng)化了檔案管理流程。作者提出了應(yīng)用質(zhì)量管理體系指導(dǎo)檔案管理需解決的實(shí)際問題是：第一，制定質(zhì)量管理體系文件的歸檔范圍；第二，原始記錄和原始材料的歸檔問答；第三，貫標(biāo)文件的標(biāo)識(shí)問題。