通訊管線建設項目檔案完整性衡量標準及判別方法芻議

田煜

摘 要：完整性是決定建設項目檔案質量的基礎和前提，是對項目檔案進行業務指導、檢查驗收時重點關注的指標之一。文章結合通訊管線建設項目檔案管理工作實踐，試對項目檔案完整性的衡量標準和判別方法進行探討，并提出幾點注意事項，以期為項目檔案的業務指導和驗收等工作提供一些借鑒。

關鍵詞：項目檔案；完整性；標準；方法

完整性是評價通訊管線建設項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）質量的基礎和前提，在項目檔案質量評價體系中占有舉足輕重的地位。但由于不同地域、不同行業、不同投資標的項目檔案的內容構成千差萬別，對其完整性的判斷顯得力不從心。那么，完整性究竟有無一個客觀具體的標準可以參照，有無判別完整性的科學有效的方法，在判別完整性時應注意哪些問題，筆者結合通訊管線建設項目檔案管理工作實踐，總結了“三個衡量標準、四個判別方法、五點注意事項”，下面就此問題進行一些探討。

1 項目檔案完整性的衡量標準

項目檔案完整性是指反映項目建設過程和工程概貌，對維護、管理、改建、擴建等工作具有現實和長遠查考利用價值的各種形式的文字、圖表、聲像等材料的齊全、完整程度。項目檔案完整性的衡量標準盡管“仁者見仁，智者見智”，但筆者認為只有同時滿足以下三個標準，才能稱之為完整。

1.1 歸檔內容齊全。從宏觀上看，歸檔內容齊全包括兩個層面的含義：一是縱向上從工程立項準備到竣工投產各個階段，橫向上包括土建、工藝、通信、隱蔽工程、附屬工程以及竣工驗收歸檔移交等專業性工作，應當形成的文件材料需完整留下原始記錄，不能只完成建設任務卻沒有同步形成相關項目檔案。二是項目各階段、各專業形成的有保存價值的文件材料應及時收集齊全，進行系統整理后歸檔。從微觀上看，歸檔文件不能缺張少頁、遺漏附件、破損污漬；歸檔文件應辦理完畢，各項內容填寫完整，不能缺項漏項。

1.2 載體形態完整。現代技術條件下的項目檔案種類多種多樣，載體形態各異。在確保傳統紙質載體檔案齊全、完整的基礎上，應注意查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體形態的項目檔案，與紙質檔案對應的電子文檔，以及與項目建設有關的實物檔案等是否完整，不能拘泥于收集紙質載體的項目檔案。

1.3 法定手續完備。項目審批、工程施工、監理及驗收等都應履行相應的審批手續，作為開展各項建設任務的依據。同時，項目檔案的法定效用是通過履行一定的生效手續來實現的，沒有文件制發單位印章、負責人簽字等法定生效手續的文件是不具備法定效力的。一些項目檔案存在責任人簽名不規范，忽略簽字日期和簽署意見、遺漏竣工圖章等情況，不便于日后的使用和考證。因此，判別項目檔案的完整性既要重視審批手續的完備，又要確保其印章、簽字等生效手續的清楚、規范和完整。

2 項目檔案完整性的判別方法

2.1 對照法。對照法就是對照項目檔案歸檔范圍、建設流程和參建單位名單，逐一篩查是否將應當歸檔的文件收集齊全，如有遺漏應及時采取補救措施。首先，對照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）、《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號）等標準、規范，特別是建設項目所屬行業制定的歸檔要求和歸檔范圍，逐項對照歸檔文件是否齊全、完整。其次，對照基本建設的程序，判斷“從工程立項、可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收全過程中”形成的文件材料是否齊全。[1]最后，對照參建單位名單，逐一判斷每個單位形成的與其承擔的建設任務相關的文件材料是否完整。

2.2 按圖索驥法。按圖索驥法是指在項目檔案管理中根據已有文件提供的線索去尋找另外文件的方法。這種方法主要應用于以下三類文件涉及的線索：①項目檔案中的設計文件，包括初步設計、施工圖設計、技術設計，或者一階段設計，都在設計文件說明中列出了設計依據。②項目驗收會議文件，包括初步驗收報告、竣工驗收報告等文件中詳細列出了項目建設依據，包括立項、可行性研究、設計等文件的名稱及其批準文件的名稱、文號和責任者，以及各類合同的簽訂情況等。③建設單位為內部或外部審計機構提供的項目檔案清單中也詳細列舉了建設過程中形成的主要文件材料名稱，為順利通過審計創造條件。因此，我們按圖索驥，順藤摸瓜，根據上述項目檔案提供的線索，逐一驗證被提到的文件在歸檔時是否齊全、完整。

2.3 關聯法。建設項目各個程序和環節形成的項目檔案有其內在的發展規律和銜接特性，是一個環環相扣、有機聯系的整體，通過抽絲剝繭，理清項目檔案之間的相互關系，來判斷項目檔案是否完整，謂之為“關聯法”。例如：在竣工技術文件里發現了設計變更的內容，就可以通過關聯法查找原設計的相關內容、設計變更的審批手續、設計變更的具體內容、設計變更后的竣工圖紙修改或重新繪制情況等，據此判斷與之相關的各類文件是否齊全、完整。

2.4 重點關注法。重點關注法是指在項目檔案管理過程中由于主客觀因素的影響，容易被忽視，或者收集難度較大，在以往的項目檔案檢查、驗收時經常存在問題的一些文件材料，應進行重點關注。具體包括：①項目論證階段由于尚未正式納入建設程序，形成的文件材料容易散失，應檢查項目論證階段的文件是否齊全。②委托社會中介機構進行的政府采購招標文件應注意及時收集。③設計基礎材料中的地質、地形、氣象、水文等材料在完成正式設計后容易被忽視，應收集歸檔。④設備開箱驗收單、出廠檢測報告、合格證、安裝調測記錄等項目檔案，常由維護人員個人保管，應把原件歸檔，復印件供維護人員使用。⑤由于光盤、移動硬盤等新型載體在工程建設中廣泛應用，應檢查這些非紙質載體文件是否轉化為紙質載體，并完整歸檔。⑥對于引進設備的出境、出國培訓考察形成的項目檔案，應在培訓結束后及時收集歸檔，避免個人據為己有。

3 判別項目檔案完整性應注意的幾個問題

3.1 正確處理完整性與歸檔范圍的關系。判別項目文件是否應該收集歸檔，應以文件本身的價值為依據，而不應片面追求齊全、完整，“眉毛胡子一把抓”，將所有與項目有關的文件材料不論有無價值全部收集歸檔。在保證項目檔案完整性的同時，應剔除以下不屬于項目檔案歸檔范圍的文件材料：①項目論證調研階段收集的與項目實施有關的參考資料；②項目招投標階段產生的投標文件副本及未中標供應商的投標文件等；③項目合同副本；④項目建設期間為保護檔案原件而復制使用的一些文件材料等。因此，判別項目檔案完整性應把好價值鑒定關，不能顧此失彼。

3.2 正確處理完整性與重復歸檔的關系。既齊全、完整又精練、實用是“低碳”視域下項目檔案管理的目標。因此，我們既要保證項目檔案的完整性，又要避免將“兩份或兩份以上內容和形式完全相同的文件”在一套項目檔案中歸檔。[2]同時，應“綜合考慮項目檔案的重要程度、移交進館的要求等因素，合理確定歸檔套數”。[3]避免重復的紙質文件積少成多，增加檔案庫房壓力，大量重復的電子文件影響網絡運行效率和檢索質量，造成人力物力的浪費。

3.3 靈活把握非程式化建設項目檔案的完整性。建設項目雖然有嚴格的審批流程和建設程序，但不是所有項目的建設過程都完全按照相關規定執行，對于非程式化的建設項目，判斷項目檔案完整性時應具體問題具體分析。比如：一些單位規定500萬元人民幣以下的投資項目可以不進行可行性研究，當然就不存在項目的可研報告及批復文件；《建設工程質量管理條例》第十二條規定的必須委托監理的五種情形之外的建設項目就可能存在沒有委托監理合同和監理報告的情況；設備供應商直接負責安裝施工的項目可能不存在單獨的施工合同等。因此，在判斷項目檔案完整性的時候應靈活把握，不宜生搬硬套，多與相關人員進行溝通，深入了解項目建設的背景和特點，不至于造成貽笑大方的結局，落下外行的笑柄。

3.4 建立項目檔案完整性倒逼機制。如實記錄項目建設的過程和概貌，并將有價值的文件材料歸檔保存是項目管理工作的重要任務。但是，由于項目管理制度不夠完善，監理工作不到位，或者一些參建人員偷工減料，導致一些建設任務應該形成而未形成相關的文件材料。比如施工期間的軟件功能測試、硬件安裝調測等工作進行完了，而沒有形成相應的測試記錄或報告，導致項目檔案不完整。在此情況下，我們應建立項目檔案完整性的倒逼機制，務必要求在規定時間內把相關檔案補充完整，并完善項目管理制度和流程，避免在以后的項目管理中出現同樣的紕漏。

3.5 遵循項目檔案完整性的動態變化規律。項目建成后，“隨著生產活動的延續，建設項目在使用、運行中不斷維修和改造，還會陸續產生一些新的文件，應及時進行補充歸檔，確保項目檔案的完整性”。[4]同時，對保管期滿或者項目自身損耗導致失去繼續保存價值的項目檔案，應在慎重鑒定的基礎上進行剔除或更新。因此，正確認識項目檔案完整性的動態變化規律，確保項目檔案的完整性始終與建設過程和工程概貌相一致。

4 結語

綜上所述，綜合運用“三個衡量標準、四個判別方法、五點注意事項”，可以形成縱橫交錯、從內容到形式、從整體到細節的判別體系，為項目檔案的業務指導、檢查驗收、進館鑒定等工作提供參考和幫助。有利于提升項目檔案完整性保障措施的針對性，提高檢查、驗收項目檔案完整性的工作效率和準確性，有助于在確保項目檔案完整性的基礎上，進一步提升項目檔案管理的質量和水平。

參考文獻：

[1]霍然.淺談保證工程建設項目檔案齊全完整的有效措施[J].黑龍江檔案，2013（5）：48.

[2]王湘斌.城建檔案館重份文件管理芻議[J].浙江檔案，2014（2）：61.

[3][4]王傳宇.科技檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1998：143、151.

（作者單位：中國聯通河南省分公司檔案館 來稿日期：2014-04-18）