論我國檔案整理工作的基本原則

黃世喆+歸吉官

摘 要：國內主流教科書對我國檔案整理工作的原則的表述是存在欠缺的，現有檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內容之一，而全宗理論包含于來源原則之中。據此我們認為，來源原則才是檔案整理工作的基本原則。

關鍵詞：檔案整理工作；來源原則；全宗理論

Abstract：In our country， the view of authoritative Materials on the principle of archival arrangement is not accurate. This view is one of the parts of Fonds Theory， and Fonds Theory is contained in Principle of Provenance. Therefore， we believe that Principle of Provenance is the basic principle of archival arrangement.

Keywords：Archival arrangement；Principle of Provenance；Fonds Theory

按照國內有關《檔案管理學》課程的權威教材的說法，我國檔案整理工作的原則是：“整理檔案應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。”[1]從內容上看，這一原則主要是針對每一個單位內部的檔案保管機構（也就是檔案室）的檔案整理以及歸檔前的文件整理而言，并沒有明確涉及檔案館對全宗進行區分的整理內容。而通常，“檔案整理工作的主要內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、編立保管單位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目錄的編制”。[2]這就說明，如此表述檔案整理工作的原則是存在欠缺的。據此我們認為，有必要梳理一番我國檔案整理工作的基本原則。

1 全宗理論既是整理方法和理論，也是整理原則

全宗問題，無論是在檔案學基礎理論體系還是在檔案管理實踐（尤其是檔案的整理）中，都占據著極其重要的地位。全宗是檔案整理和分類的出發點，全宗理論既是一種整理方法和理論，也是一條整理原則。

1.1 關于全宗概念。所謂“全宗”，就是“一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”。[3]“全宗”的字面意義，就是指一個組織（或個人）的全部檔案。而通常所理解的全宗，正如國家檔案局1987年發布的《機關檔案工作業務建設規范》規定的：“一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。”即通常所說的全宗是狹義的理解，是針對一個機關全部檔案而言，不涉及其他組織或人物。這種狹義的理解可追溯“全宗”一詞的起源，即當初在法國，“全宗”就是針對一個機關的全部檔案而言，是作為對檔案館內檔案分類的原則和方法而提出來的。后來逐漸擴展成“一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”。

更加廣義的理解是我國檔案學者馮惠玲、何嘉蓀提出的“主體全宗與客體全宗”的觀點。他們認為：“比如有些檔案不是以同一形成者為核心，而是以同一項工程、同一種產品、同一項科研課題為核心，即以同一活動內容或事由為核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者為依據組織館藏檔案，在有些情況下就難以行得通。”[4]于是，為了完善全宗理論，避免出現“打破全宗界限”的情況，就提出了“主體全宗與客體全宗”新概念。

但我們認為，這樣的提法雖有其合理性，但也存在不妥之處，所以沒必要作如此的擴展（在此不再詳述）。[5]我們還是認可教材中關于全宗的定義。

1.2 關于全宗理論。區分全宗是檔案整理工作中的重要環節，因此，檔案整理的原則應該包含有區分全宗的內容。

為什么要區分全宗？如何區分全宗？全宗理論應該能解答這些問題。首先，我國的全宗理論是在前蘇聯的國家檔案全宗概念的基礎上逐步形成的，認為：一個全宗就是一個機關、組織或者個人在社會活動中形成的全部檔案的總和。基本涵義有三點，即全宗是一個有機整體，全宗是在一定的歷史活動中形成的，全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。全宗原則，就是同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。全宗的實質：“是指一個國家或一個檔案館對檔案實體進行分類所采用的一種原則——來源原則，以及根據這個原則所確定的一種分類單元。”[6]也就是說，各級國家綜合檔案館根據檔案的來源進行實體分類管理，每一個相對獨立的來源就是檔案館確定檔案實體分類的單元，一個來源對應一個單元，也就是一個全宗。全宗理論中將全宗的類型分為：獨立全宗、聯合全宗、全宗匯集、檔案匯集四種。但在現有的教材中，一方面承認全宗應該劃分為上述的四種類型，另一方面又將聯合全宗、全宗匯集、檔案匯集列為全宗的補充形式，這種似是而非、模棱兩可的態度在教材中出現實屬不該。其實，聯合全宗、全宗匯集、檔案匯集與全宗的典型形式——獨立全宗都是檔案館根據特定的來源（形成源）來組織分類的，并沒有違背全宗的實質——來源原則。只不過這一特定的來源（形成源）在不同全宗類型表現各有差異而已，也就是說，并不是所有的來源（形成源）都表現為一個獨立的機關、組織或個人。之所以出現這樣的搖擺不定、前后矛盾，主要是由于對全宗理論不自信造成的，或許用來源原則來解釋會顯得更理直氣壯。其次，全宗理論是在檔案集中管理過程中應對檔案整理問題，不斷改進檔案整理方法而逐步形成的。全宗理論的雛形就是一種檔案整理方法，用于檔案館區分全宗。區分全宗是檔案館檔案整理工作的首要環節，只有把全宗區分好了，后面的一系列整理工作程序才好進行。最后，在這一檔案整理方法上加以總結、豐富、升華達到一定的理論高度，并最終成為檔案整理必須恪守的原則。全宗理論作為一個知識體系，包含著全宗的確定、全宗的構成、全宗的特征，全宗內檔案的分類、整理等主要內容。全宗理論形成之初主要解決的是檔案整理中的問題，但其發展到今天已超越了檔案整理范疇，可以應用于檔案鑒定、統計等一系列檔案工作環節當中。當然，即便是全宗理論得到極大發展的今天，全宗理論實質并沒有改變，仍是檔案整理必須恪守的原則。

2 現有檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內容之一

接下來，我們對現有檔案整理工作原則的表述分三部分進行分析。

2.1 檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎。雖然區分全宗本身在一定程度上體現了充分利用原有的整理基礎的要求，但從來源原則的發展歷程來看，法國的尊重全宗原則（即第一階段）只要求區分全宗，而不要求全宗內的檔案分類應該充分利用原有的整理基礎。這一要求到了第二（德國登記室原則）、第三（荷蘭來源原則）階段才明確。所以說，這一要求更多是針對一個全宗內文件的系統整理。或者說，從“檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎”這一要求出發，并不必然地推出“檔案整理應該首先區分全宗”的結論。實際情況是，法國的尊重全宗原則（即第一階段）區分全宗是全宗理論（或來源原則）初步形成的標志，而第二（德國登記室原則）、第三（荷蘭來源原則）階段是在此基礎上發展完善，才真正做到這一要求。

“充分利用原有基礎”整理檔案，是我國在長期的檔案工作實踐中形成的整理傳統，而且已經被證明是比較切實可行、有效的整理方法。“應該充分利用原有的整理基礎”就意味著不要輕易打亂原有的整理體系，只要已有的整理體系有規可循、有目可查就應該維持原狀，無需打亂重整。當然，這里所強調的“充分利用原有基礎”只是針對已系統整理過的文件而言，并不是說未經過整理的、零散的文件也要極力維持其原狀。實際上，這樣做的好處既能很好地保持文件之間的歷史聯系，又能提高檔案整理工作的質量和效率。

其實，“檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎”這一要求，不僅是我國檔案界的整理傳統，而且是長期以來世界各國檔案界的通行做法。無論是美國的“文件組合”，還是英國的“檔案組合”，其整理原則無不體現出“充分利用原有基礎”這一要求。詹金遜認為：“‘可按字母順序、年代、外形等整理，但是，材料的接收號要保持，‘原來的案卷、包捆或裝訂等一概不得弄壞。”[7]另外，前面提到的來源原則在歐洲諸國的發展歷史也表明了這一點。

2.2 檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系。首先，歷史聯系有多種。從總體上說，來源聯系只是歷史聯系的一種，但卻是最重要的一種，是檔案整理過程中首要強調的一種（具體體現在檔案整理和分類的不同層面上）。來源包括機關、職能、活動、形成過程等不同層次。除此之外，如時間、內容、形式聯系等也是歷史聯系。需要注意的是，不能將來源聯系泛化為歷史聯系，更不該因此而將來源原則泛化為歷史主義。[8]其次，不管立卷與否，是組成案卷或是以件為單位進行整理，都要保持文件之間的歷史聯系。組成案卷或是以件為單位進行整理，在本質上是一致的，即前提是都遵循來源原則。一般來說，組卷或者立件都要圍繞特定的形成過程，反映特定的“活動”或者具體到“事務過程”，即所謂的“問題”。由于一個機關都有其特定的職能，每一項職能的實現又可以體現為不同的“活動”或者具體到“事務過程”，所以，這些“問題”具體反映了機關各種活動、事務過程，體現了職能聯系，因而能夠反映出整個機關的各項職能。通常情況下，組織機構和職能是基本一致的，它們反映的是來源聯系。[9]而并非某些學者所認為的那樣，就因為這“同一活動內容或事由”而誤認為是事由聯系，從而得出“事由原則和來源原則融合”的結論。所謂按“問題”分類或立卷，此“問題”并非“主題”或“事由”。遺憾的是，即便是權威教材也犯類似的錯誤，如在組卷時“問題分類法就是按照文件內容所反映的問題（文書工作人員也慣稱其為‘事由）將全宗內檔案分為各個類別”，[10]在整理歸檔文件時“強調‘事由原則，要求將圍繞著同一事由形成的歸檔文件集中排列在一起，充分體現文件之間的有機聯系”，等等。[11]所以說，檔案整理中的按“問題”分類或立卷要保持文件之間的歷史聯系，遵循來源原則，這與圖書、情報資料按內容進行邏輯分類的方法是有本質區別的。

所謂事由原則，簡單地說，就是按主題整理檔案的原則，或者說，是“檔案館將檔案按其內容主題而不按來源機關和原有次序進行整理和分類的原則”。顯然，這很難保持文件之間的歷史聯系。

2.3 檔案的整理必須便于保管和利用。首先，一般來說，如果檔案的整理充分利用原有的整理基礎，并保持文件之間的歷史聯系，那就可以達到便于保管和利用的目的。而且，前兩條原則是實現該目的的前提和保障。其次，目前以件為單位進行整理而不是組成案卷的做法，主要目的就是便于整理和保管。加上有計算機輔助管理，就可以同時實現便于提供利用的目的。但以件為單位進行整理有一定的限制條件。再次，便于保管和利用是目的，它要求保持文件之間的歷史聯系應該是有針對性的。因為歷史聯系有多種，保持哪一種歷史聯系才能便于保管和利用？這是有講究的。最后，便于保管和便于利用一般情況下是一致的，但也有一個平衡的問題。

“全宗”概念的提出，最初是作為一種原則和方法應用于檔案館對檔案的分類，之后隨著全宗理論的不斷完善和成熟，其解決的問題已從檔案館對檔案的一級分類擴展到全宗內文件的分類（二級、三級類目），核心問題始終是檔案的整理問題。然而，檔案的整理問題并不是孤立存在，關系到檔案的保管和利用。也就是說，檔案整理并不是為了整理而整理，而是有非常明確的目的，那就是便于保管和利用。假如，無論是區別全宗還是全宗內文件的整理，都達不到便于保管和利用的目的，那是與全宗理論相違背的。從這個意義上說，檔案的整理必須便于保管和利用，這既是全宗理論的必然要求，也是全宗理論的內容。

3 來源原則是檔案整理工作的基本原則

之所以說，來源原則是檔案整理工作的基本原則，理由有二。

3.1 我們認為，來源原則包含全宗理論。“從某種程度上說，現代檔案學的逐步形成、發展過程，也是檔案整理原則從事由原則轉變為來源原則的變化過程。”[12]

來源原則的基本內容可以概括為三個基本點：即尊重來源、尊重全宗的完整性、尊重全宗內的原始整理體系。首先，尊重來源是指檔案館在整理檔案時，首先要保持檔案與其形成源（更多時候表現為形成者）的固有聯系。其次，尊重全宗的完整性，是指整理檔案必須維護全宗的完整性，要求同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。最后，尊重全宗內的原始整理體系，是指全宗內檔案的整理必須充分利用原有的基礎，只要原始的整理體系是科學、合理的，就不宜打亂重整。這三個基本點逐級遞進，層層深入，由外而內。既要尊重外部的文件形成者，又要尊重內部的文件原始整理體系。保持同一來源的檔案不得分散，不同來源的文件不得混淆。這是來源原則的核心思想，同時也是我國建立全宗理論的根基與靈魂。來源原則包含全宗理論的內容，全宗理論是來源原則在我國的表現形式或模式。當然，每個國家都可以根據自己的國情建立類似于全宗理論的表現形式或模式，但這絲毫不妨礙人們對來源原則核心思想的理解，恰恰相反，各國都基本認同、遵循來源原則。

我們傾向于使用來源原則而非全宗理論，或者說傾向于認為來源原則是檔案整理工作的基本原則。[13]面對一些實際問題，相對于全宗理論，來源原則往往能表現出其優越之處。比如上述的聯合全宗、全宗匯集、檔案匯集并不符合全宗的構成條件，但卻遵循了來源原則、體現了來源聯系，即同一來源不可分散，不同來源不得混淆。還有，關于“主體全宗”和“客體全宗”的提法，也是在全宗理論無法圓滿回答實際問題的情況下而提出的。如果我們能夠稍稍變通一下，不拘泥于全宗的構成條件，把“來源”理解得更透徹一些，并把全宗理論作為來源原則的表現形式看待，那么根本就沒有必要多此一舉，再提出“主體全宗”和“客體全宗”。需要強調的是，傾向于使用來源原則，并不是說要否定全宗理論，而是說在涉及一些根本性問題時，來源原則往往能夠顯示出其特有的優越性。

3.2 來源原則是世界各國（包括我國）檔案整理工作的基本原則。來源原則作為事由原則的對立物而產生，從法國起源，成熟于荷蘭，最后傳遍世界各地。法國的尊重全宗原則、德國的登記室原則、荷蘭的來源原則、布倫內克的自由來源原則，前蘇聯及中國的全宗理論、電子文件時代的新來源觀，這都是來源原則在不同國家或者不同歷史階段的不同表現形式或者模式。雖各自存在些差異，但都集中體現了來源原則的精神實質。來源原則自產生以來，以其旺盛的生命力扎根于世界各國，并且具有很強的適應力，能夠迅速融入各國國情適時發展。正因此，現代檔案學認為，來源原則是世界各國檔案整理工作的基本原則。

我國在檔案整理工作中并沒有直接引入西方的來源原則，而是借鑒前蘇聯的全宗模式后發展為全宗理論。即便我國走的是這種變通或者迂回的路徑，但這絲毫不影響全宗理論對來源原則核心思想的繼承。我國的全宗理論只是來源原則的一種表現形式或模式，是結合本國國情的產物，其精神實質還是來源原則。既然全宗理論只是來源原則的一種表現形式或模式，那么它自然就無法與來源原則平起平坐，甚至會遇到一些自身無法解決的問題。我國專業檔案館的檔案分類、整理打破了原有的全宗界限，用現有的全宗理論的確很難圓滿回答這個問題，但卻沒有超出來源原則的范疇，更沒有違背來源原則。面對一些全宗理論無法解決的問題，來源原則顯示出極強的適應力。從這一層面和角度上來說，來源原則同樣是我國檔案整理工作的基本原則。

而之前所說的我國檔案整理工作的原則——“整理檔案應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用”，是針對一個特定機關、組織和人物的檔案整理的，或者說，是針對全宗內檔案的分類和整理的，可以說是基層單位檔案整理工作的原則。

參考文獻：

[1][2][3][10][11]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005：95，93，99，123，170.

[4]馮惠玲，何嘉蓀.全宗理論的實質[J].檔案學通訊，1988（5）.

[5][8][9][12][13]黃世喆.檔案整理：從事由原則到來源原則的演進[J].檔案學通訊，2009（2）.

[6]陳兆祦.談檔案全宗和全宗內檔案分類問題——1988年7月30日復吳春元同志函[J].檔案學通訊，1988（6）.

[7][美]T·R·謝倫伯格.現代檔案——原則與技術[M]. 黃坤坊等，譯.北京：檔案出版社，1983：191.

（作者單位：黃世喆，廣西民族大學；歸吉官，廣西建設職業技術學院 來稿日期：2014-04-12）