論高校圖書館學生檔案管理存在的問題及對策

王余銀

摘要：隨著社會的高速發(fā)展，各個學校的教育水平也得到了長遠提升，高校教育水平以及管理質(zhì)量主要通過圖書館學生檔案管理工作加以體現(xiàn)，由此看來，高校圖書館學生檔案管理工作對教育的發(fā)展具有著重大意義。本篇論文主要從高校圖書館學生檔案管理存在的問題及對策展開論述。

關鍵詞：高校圖書館學生檔案管理問題及對策

1.高校圖書館學生檔案管理的構成及基本組成內(nèi)容

1.1高校圖書館學生檔案管理的構成

高校學生的素質(zhì)主要通過自身檔案內(nèi)容加以反饋，這其中不僅包含身體特征、還有工作素質(zhì)以及政治素質(zhì)等等，圖書館學生檔案是學生大學期間最具權威、完整的檔案資料，其構成情況主要從以下兩個方面展開闡述：第一方面是學生檔案的形成來源，主要是通過學校的教學管理部門進行建設，這一環(huán)節(jié)流程較為復雜，要根據(jù)學生自身的修學分情況以及學制長短進行設定。另一方面是圖書館學生檔案的管理范圍，目前高校檔案的管理范圍主要有兩種情況，分別是人事學生檔案和教學管理檔案，這兩者都屬于專屬檔案的范疇之內(nèi)，但是管理的對象有所偏差，在進行構建學生檔案時，一定要合理分析其自身范圍。

1.2高校圖書館學生檔案管理的基本組成內(nèi)容

組成高校圖書館學生檔案的內(nèi)容繁多又復雜，它不僅包含大學階段的身體素質(zhì)、成績統(tǒng)計表以及德智體方面的獎勵資料，還包括高中時期的各種學籍證書和體檢表等，這些內(nèi)容都將完整無缺的保存在高校圖書館學生檔案里，只有對各類信息合理、準確地劃分其領域范疇，才能夠充分了解并掌握學生檔案的基本材料，有助于以后管理工作的開展實施。高校圖書館學生檔案管理的基本組成內(nèi)容主要有兩大特性，分別是實際性和多樣性，實際性即學校通過管理檔案來記錄學生們的日常生活規(guī)律以及成績情況，為提升自身教育奠定基礎。多樣性，顧名思義，學生檔案的種類繁多、來源渠道頗多，結構組成也隨之增多。

2.高校圖書館學生檔案的特點及管理的重要性

2.1高校圖書館學生檔案的特點

高校學生事務管理的首要工作就是管理好圖書館學生檔案，它可以直接展現(xiàn)一個學生在大學階段的各類情況，比如說歷年的成績考察情況以及獎懲方面等內(nèi)容。隨著國家對這一方面的重視程度不斷增加，高校圖書館學生檔案的管理工作已經(jīng)表現(xiàn)出繁雜性與多樣性。因為學生檔案的資料較為豐富，在管理過程中如果千篇一律的進行，則會加大難度，所以必須加大對集中管理的重視程度，這樣做的話，便會使圖書館學生檔案成為社會中辨認學生證書真假的主要依據(jù)所在。

2.2高校圖書館學生檔案管理的重要性

高校圖書館學生檔案管理工作的主要內(nèi)容是對數(shù)據(jù)信息進行歸納、整理和保護，在近些年來我國教育部對學生檔案的管理加強了監(jiān)管力度，并相繼頒布有關制度條例，在這其中強調(diào)了高校圖書館學生檔案管理工作的主要任務，由此看出這一內(nèi)容的重要性。高校圖書館學生檔案管理是管理體制中最重要的一個環(huán)節(jié)，從學校角度考慮，檔案的完善情況直接決定著學校設備的健全程度，而且檔案的高度完善，有利于以后企業(yè)單位的招聘和選拔工作。從個人層次思考，學生檔案對學生自身將來發(fā)展有著重要的影響，比如說出國留學的申報環(huán)節(jié)以及研究生考取工作等都離不開大學檔案。

3.高校圖書館學生檔案管理的基本原則

高校圖書館學生檔案管理正向著高新技術領域發(fā)展，從而更好地完成社會的基本要求。檔案管理的基本原則主要包含以下幾個方面：首先，嚴格遵守學校設定的檔案制度，參考圖書館的需求和預期計劃，合理安排、檢測學生檔案等一系列管理工作。其次，高校圖書館學生檔案的管理工作需要由專門部門領導，需要及時對檔案的數(shù)據(jù)信息進行核實，確保信息的準確性。在管理途中，值得注意的是檔案采用的管理模式為集中管理，這樣有利于以后的開發(fā)工作，并能夠迅速、完整地采集數(shù)據(jù)。最后，學生檔案的管理是檢查學校工作的重要指標，必須列入教學的計劃之中。

4.高校圖書館學生檔案管理存在的問題

4.1檔案管理模式過于陳舊，管理體系不夠完善

由于我國高校圖書館學生檔案管理正處于初級發(fā)展階段，所應用的模式以及技術都不夠先進，有的高校檔案管理還采用最傳統(tǒng)的人工作業(yè)方式，這不僅加大了操作難度，還浪費了大量時間。管理體系不夠完善也是眾多學校目前關心的問題之一，一套完整、科學的管理體系需要經(jīng)過日積月累，要想短時間內(nèi)完成這一目標，并不容易。現(xiàn)在高校大多將重心放在教學方面，圖書館檔案管理往往被忽略，沒有明確的指標、沒有充足的資金是目前主要的阻礙。

4.2圖書館檔案管理的數(shù)據(jù)信息不足，檔案的建設存在缺陷

圖書館檔案管理主要是由學校學生組織負責，眾所周知學校學生組織分布在各個學院或是管理部門，在進行檔案管理時效率較低，而且不受到大家重視，所以采集到的數(shù)據(jù)信息較為匱乏。這一問題的產(chǎn)生不僅與學校組織安排有關，更重要的還是受到檔案建設不規(guī)范的影響。在進行數(shù)據(jù)信息采集過程中，只記錄學生的學籍、歷年階段成績、獲得過的榮譽稱號以及登記表等，這些內(nèi)容固然能反映一個學生在大學期間的表現(xiàn)情況，但不能體現(xiàn)出學生的創(chuàng)新意識以及誠信問題。

5.針對高校圖書館檔案管理問題采取的措施

5.1提高學生檔案管理團隊的建設速度

圖書館學生檔案管理內(nèi)容是一門科學，只有提升管理者的自身素質(zhì)，才能從根本上優(yōu)化目前的形式。學校主要應該采取的措施如下：首先，加強管理者對學生檔案的認識程度，這一方面可以通過相應的培訓課程加以學習。其次，提升管理團隊的專業(yè)素養(yǎng)，比如說會使用計算機等高新設備，以此保證管理工作的順利展開。

5.2加強檔案采集的規(guī)范程度

學校在建設檔案管理內(nèi)容時不能只注重表面，還需挖掘?qū)W生內(nèi)在的東西，這一環(huán)節(jié)便需要一個規(guī)范的檔案管理機制加以配合。在收集數(shù)據(jù)信息時要嚴格限定筆墨以及紙張規(guī)格，讓檔案管理工作更加標準和規(guī)范。在填寫學生具備的優(yōu)點及特長時，應根據(jù)其相應的道德素質(zhì)、思想發(fā)展進行評價，不能隨意猜測。

6.結 論

高校圖書館學生檔案管理工作是評判教學環(huán)節(jié)的重要指標之一，但是目前許多高校對其不夠重視，相關管理人才也較為缺乏，導致學校整體的教育發(fā)展以及改革并不能按照計劃順利展開。相信隨著高校的不斷重視，檔案管理工作將有更好的實施空間。

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