業務流程優化在教務管理工作中的實踐應用

2014-07-04 14:35:52解犁

課程教育研究·下 2014年5期

解犁

【摘要】教務管理是維持教學秩序、推進教學改革和建設的重要工作。本文結合教務管理工作實際，通過對教務管理核心業務工作流程的梳理及優化，使工作流程更加規范化、合理化、科學化，從而提升教務管理工作水平和成效，促進高校教育教學工作質量。

【關鍵詞】流程優化教務管理實踐應用

【中圖分類號】G473 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）5-0007-02

教務管理工作是高校管理工作的一個重要環節，它既是影響和反映高校整體辦學水平的要素之一，也是高校維持正常教學秩序，實施教學計劃，實現人才培養目標的根本保證。高校教務管理要在分析現有工作業務內容的基礎上, 通過梳理和優化教務管理流程，找出業務流程各節點之間的聯系與順序, 合并相近工作, 減少重復環節,從而有效提高高校教務管理水平和工作效率，提升教育教學工作質量。

一、教務管理工作的特點

教務管理工作是一個較為復雜的系統工程，具體是指"高等學校的管理人員根據確定的培養目標,按照一定的管理原則、程序和方法,去組織管理教學過程中的人力、物力、財力、時間和信息,建立正常的、相對穩定的教學秩序,保持教學過程的暢通,使教學過程達到協調化、高效率與最優化,確保教學任務的完成,以培養德、智、體全面發展的優秀人才 "[1]。總體來說，教務管理工作具有以下幾個特點：

1.教務管理具有很強的事務性，工作主要包括對師資、教室、教學計劃及所有教學資源的統籌規劃、分配與管理，層次多且復雜、涉及面廣、工作量大，任何一個環節出現問題都會對教學任務的完成及教學秩序的穩定造成影響。

2.但部分管理工作仍缺乏清晰規范的流程控制，沒有形成系統的管理流程體系。教務管理人員有時會依據自己的工作經驗來進行處理，管理過程往往比較隨意，控制松散，當人員出現變動時將直接影響部分工作的處理程序。

3.部分工作業務在職能部門間存在交叉重疊，缺乏有效合理的協調與銜接，在一定程度上停留在職能化管理的模式上，還沒有完全實現流程化管理。

4.教務管理相關職能部門比較注重本部門或崗位的工作目標，容易忽視相關崗位的工作特性和要求，部門成員只關注自己的工作，獨立工作能力較強，但對整體工作流程不熟悉也不關心，不注重整體工作的質量，對工作效率、效果造成影響。

5.教務管理信息系統不完善，部分業務流程沒有實現信息化管理，管理工作要靠人工來完成。為確保教學秩序的穩定，教務管理人員忙于應付各種日常的事務性工作，忽略或弱化了本該執行的教學質量監控和服務工作。

因此針對上述特點，教務處需要對教務管理流程進行進一步梳理、完善和優化，加強流程控制，提高流程管理的信息化水平，保證良好的教學管理效果，為規范管理建立堅實的基礎。

二、教務管理業務流程的梳理和規范

在教務管理工作中，良好的管理和教育教學效果和高質量的業務流程存在著必然的聯系。為了優化管理流程，首先需要對業務流程進行梳理和規范，在進行梳理和規范時應掌握以下幾點：

1.以業務流程為核心，通過對重點工作事項進行優化，突出關鍵業務，減少沒有價值的業務，以達到提高管理效率和管理水平的目的。

2.以整體流程全局最優為目標，注重整體工作質量，設計和優化流程中的各項活動，盡可能減少無效的活動，以最小的資源達到最好的管理效果。

3.對教務管理的每一項流程都責任到人，制定相應的符合實際的、可操作的規范，盡量減少人為因素的作用。

4.利用信息管理技術規范、優化管理工作流程，將業務流程和信息化管理技術結合起來，使業務流程通過管理信息系統達到高質、高效的運行。

三、教務管理工作業務流程的優化實踐

教務管理工作影響著整個教學過程的有序運行，而這些管理工作的成效離不開對業務流程進行優化和設計。

1.梳理和優化管理流程

以我院為例，教務管理工作往往涉及多個部門和管理崗位，為了從各個管理崗位紛繁復雜的事務中梳理出一條清晰的流程，我們首先對其中的核心業務流程進行分析、評價，同時對各項工作之間的目的性、關聯性進行認真梳理和歸類, 并將工作業務與學院相關管理制度、管理規定進行對應,為具體工作任務制定出一個詳細的執行步驟和程序, 最終固化為一個流程。

2.基于Microsoft Visio的流程圖繪制

為了增強流程的可讀性，我們在對管理流程優化實踐中，采用了Visio軟件來繪制流程圖，用圖表的方式來描述流程中的各個活動及其相互關系以及各活動的主要承擔者。

下圖所示為教學運行管理中的教師申請調課工作流程圖。