淺論電子信息時代檔案員的職業要求

陳嘉莉

摘要：通過對不同時期檔案管理變化和檔案員工作要求的簡述，淺論了在信息化時代對檔案員職業所必備的專業要求。

關鍵詞：信息時代 檔案員 職業要求

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。而檔案的價值是指對國家機構、社會組織或個人的有用性。國家信息化戰略把檔案信息化列為一項重要內容，就是充分利用信息化技術將檔案的價值可以得到充分發揮。伴隨著檔案工作上信息技術的全面使用，將會給傳統的檔案工作帶來機遇和挑戰，也意味著對檔案員這一職業提出了新的要求。

檔案職業是指應用科學的原則和方法，進行檔案管理和研究的職業。檔案是人類社會、生產活動的原始記錄。人類社會文明發展到一定階段時產生了文字，人們開始使用文字來記錄社會活動，國家也將文字記錄當作國家管理和交際的工具，這些文字記錄保存下來成為檔案。隨著人類文明的發展和社會活動的活躍，越來越多的文字記錄產生，國家為了方便管理和考查利用檔案，需要專人來處理檔案。史料中提及的夏太史令即為管理檔案的官員。

雖然各個朝代都有專職人員負責檔案工作，但是實際上確是文書、檔案和宗教管理的混合職業群體。封建社會時期的檔案工作，帶有統治者維護政權的專制意志，限制了檔案利用和發展的空間，這段時期的檔案工作以編史修志為主。

辛亥革命結束中國兩千多年來的封建帝制，也給檔案工作帶了新的轉折。鴉片戰爭后，清政府失去對檔案工作的控制，而歷經南京臨時政府、北洋政府和國民政府的檔案工作，建立起一套具有資產階級性質的檔案工作模式。國民政府成立后，在各部機關的總務司下建立了一批專門的檔案機構，雖然名稱各不相同，但是檔案工作管理以及日趨加強。在1933年，行政院主持的文書檔案改革運動中推行的文書檔案連鎖法，這場改革運動將近代檔案工作推上了一個新臺階。但是在檔案管理上并沒有統一行政領導機構，而分布于各個機關的檔案機構因為管理的理念和方法差異，仍然各自為政，這嚴重的阻礙了檔案的利用和保管，對檔案管理的后續發展有很大的局限性。

新中國成立后，我國的檔案工作有了巨大的改變。1954年國家檔案局建立，開始轉變為行政統一領導，1956年發布《關于加強國家檔案工作的決定》首次提出要明確加強檔案事業管理體制，要求逐步建立中央到地方的各級機關單位和企事業單位檔案管理機構，加強檔案工作人員的配備。分別建立了中央檔案館、歷史檔案館、專業檔案館，地方檔案館。國家檔案局和勞動人事部在1983年聯合發布了《關于<印發檔案專業干部職稱實施辦法>的通知》在全國開展職稱評聘工作，這說明檔案管理活動已經成為一項管理職業。1987年又頒布了《中華人民共和國檔案法》，使檔案工作者有法可依，給檔案事業的發展提供了法律保障。隨后成立國家檔案局干部教育中心，保障檔案工作者的在職培訓，在高校中設立檔案學專業，不僅提升了檔案管理人員的素質也給檔案理論研究提供教育環境，在綜合科教司設立宣傳處，負責國家檔案局的宣傳活動，有成立中國檔案報社，創立刊物普及和傳播檔案知識。綜上說明了檔案管理工作不僅得到領導的重視和社會的關注，還為從業者提供穩定可靠的保障，也說明我國檔案管理活動也已經轉化成為一項管理職業。

隨著信息技術的發展，大量電子文件的產生，檔案的新型載體要求在檔案工作中需要大量使用計算機來輔助檔案管理。而我國檔案館的計算機數量從1996年的3921臺增長到了2006年的34232臺，而1999年開始，一些檔案館已經設置了局域服務器。根據數據顯示，從事檔案職業人員的學歷當中，本科學歷占79.276%比例，而初中及以下學歷僅占1.529%，而檔案管理者的專業結構中，大專以上專業程度為18.821%，中專及職業高中專業程度為4.625%，其中在職培訓專業程度為40.848%。檔案人員有較高的學歷，但在專業程度上所占的比例卻十分低，學歷和專業程度分析來看，計算機雖然廣泛使用，可檔案職業人員并沒有具有相應的技術水平，如果檔案職業人員沒有相關的技術技能，信息技術就不能更好的應用在檔案管理工作上，老舊的檔案管理工作將會無法滿足信息時代社會對檔案資源的利用需求，所以檔案職業人員需要提高專業知識素質，還要加強對相應的信息技術和技術設備的學習和培訓。

此外，檔案職業的法制環境給檔案工作提供了法律保障，可以使檔案職業更加規范和專業，賦予檔案工作者法制權利去對檔案進行管理。1987年頒布了《中華人民共和國檔案法》，隨著社會實踐的發展變化，在1996年對《檔案法》進行了修改，與1999年正式頒布修正版。而在《檔案法》的基礎上，發布了一些行政法規用以對《檔案法》相關規定的細化和說明，例如《中華人民共和國檔案實施方法》、《機關檔案工作條例》及《檔案館工作通則》等，這些法律條規和行政法規不僅可以保障檔案職業活動的正常發展和進行，也保護了檔案職業活動公民的知識產權、知情權和隱私權，讓檔案資源可以更好的服務于社會大眾。

在從事檔案管理人員的專業程度調查上看，檔案管理人員的專業素質并沒有太多的提高，信息技術被廣泛利用的今天，檔案管理人員的管理手段和意識上都沒有及時更新和提升，導致管理效率低下和檔案資源無法被更好的利用，而這些狀況都讓檔案職業滑向社會的邊緣，檔案職業的社會影響力將會微乎其微。

計算機互聯網和信息技術的廣泛使用，催生了大量的電子文件。只有快速信息管理方法和信息技術手段對數字檔案進行處理和利用，才能使檔案資源發揮其應有的作用。《電子文件歸檔和電子管理概論》中指出檔案管理人員必備知識有三點：一要掌握檔案館能力的基本知識，了解檔案的國內外最新理論動態；二要掌握計算機應用和自然科學基礎知識，包括微電子技術、電子計算機技術、現代通信與電子計算機網絡和辦公自動化等；三要具有較好的外語能力，以滿足進行對外交流和合作，引入國外先進的管理技術和設備的需要。這說明在信息時代，檔案管理人員必須要加強對相關信息技術的學習，提升自身的專業技能和業務能力，才能更好的管理檔案；同時必須在高校的檔案教育中，在專業課程上教授相關的信息理論和信息技術，使檔案管理的內容擴展至檔案信息管理，培養可以勝任開發和利用檔案信息資源的新型檔案管理人才。

隨著信息時代的網絡的發展和應用，檔案管理人員管理的對象不在限于檔案實體和檔案庫房，還有虛擬的電子檔案。檔案管理人員必須意識到，檔案職業的定位已經不局限于檔案保管者，還要成為數據信息管理者。

因此在信息時代，必須要轉變檔案管理人員的理念、提升相關的信息技術能力和專業技能，加強學校教育和在職培訓，加大檔案資源的開發和利用程度，讓更多的人可以便捷更快的分享檔案資源，這樣才能更好的提高檔案職業的社會競爭能力和加強檔案資源在社會大眾中的影響力，檔案職業在未來的發展中才能充滿生機和活力。

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