小議公立醫院醫療檔案管理現狀與對策

蔣芳美

摘 要：醫療檔案工作是醫院管理中的一個重要組成部分，科學地積累完整的檔案資料，切實做好檔案信息的開發利用，大力推進醫院檔案工作標準化、規范化、制度化、科學化管理進程是促進基層醫院能有序發展的一個重要環節。本文就基層醫療檔案管理存在的問題及對策進行探討。

關鍵詞：基層醫院；醫療檔案；管理

醫療檔案工作是公立醫院管理環節與流程中的重要組成部分，面對不斷增多的醫療檔案數量和種類，醫院管理中對臨床診療信息，醫療服務信息，財務統計信息的匯總與回顧要求對醫療檔案的歸檔，整理，保管，借閱，利用等工作內容提出了更高的要求。

一、存在的主要問題

（1）檔案管理意識不強，領導重視不夠。由于思想觀念的陳舊，至今仍有不少同志，對檔案意識較淡薄，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性，重要文件材料得不到足夠的重視和統一收集。至今多數公立醫院對醫療檔案的管理還沒有一套科學統一的管理制度標準，醫療檔案的缺失已經影響了公立醫院醫療衛生服務工作開展。（2）由于醫院檔案管理不健全、規范，缺少適應綜合性醫院檔案管理的新模式，檔案的分頭管理和分散保管現象嚴重，檔案利用率低下，信息管理與檔案管理嚴重脫節，造成人力、物力和空間浪費。（3）目前大多數公立醫院檔案管理工作由藥房主任或一名藥技人員管理，其他文檔，如病歷檔案、各類醫療資料文件、辦工文件資料均由文書管理。這些人員都缺乏系統的檔案管理知識和信息系統業務培訓，法律意識淡薄，思想觀念和管理水平跟不上公立醫院的發展要求，缺乏創新和活力。（4）開發檔案信息少，檔案利用率低。有些單位開發利用檔案僅滿足于“查閱文件”的被動封閉式的狀況，只是發揮其簡單的自然屬性，使大部分檔案信息處于“沉睡”狀態，從而失去了檔案存在的價值；由于檔案的分散管理，不利于檔案管理人員對檔案信息進行綜合分析研究和開發利用，檔案室也就不能提供綜合性、宏觀性、客觀性、整體性、系統性的檔案信息，不能把“死”檔案變成“活”信息，從而導致醫療檔案管理低下。（5）近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集，檢索，信息量小，不利于檔案的收集、檢索、利用和開發。

二、對策

（1）加強領導，重視宣傳，增強全員檔案管理意識。領導重視和支持是做好醫院檔案工作的前提條件和主要保證，公立醫院的管理者應切實加強對檔案工作的領導，把它納入重要議事日程，并通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式，廣泛宣傳檔案工作的重要性，使各級臨床工作人員、管理人員、醫技人員都認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，以及檔案在醫院管理及文化建設所具有其它文獻資料不可替代的作用，提高人們的檔案管理意識，從而促進全員檔案意識格局的形成。（2）建章立制，明確職責，促進檔案工作規范管理。健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。一是要結合本單位檔案工作實際，建立健全檔案接收、整理、保管、借閱、統計、鑒定、保密、銷毀、利用等一整套的規章制度和檔案管理人員崗位責任制，使檔案工作各環節的運行有章可循，使各部門按照各自的職責和歸檔范圍進行收集、積累和整理。二是對科室的各類檔案材料進行集中統一管理，增強檔案管理的綜合性和獨立性中，編制統一的分類大綱，把各門類的檔案作為一個有機整體，用統一的標準和規范系統進行整理，統一分類編號。（3）加強培訓，轉變觀念提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案管理人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高管理人員素質。一是通過組織檔案管理人員到先進的醫院參觀學習、交流工作體會來提高業務和知識水平。二是檔案管理人員轉變觀念，主動學習，通過各種形式的繼續教育來不斷更新知識，改善知識結構，開拓視野，增強創新思維。三是檔案管理人員要改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破看堆守攤，重管輕用的陳舊思路和傳統的檔案管理模式，要深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作。四是強化服務手段，完善檢索體系，提高服務效率，編制多種檔案檢索工具，為醫務人員利用檔案提供方便，并主動圍繞醫療工作的需要，全方位跟蹤服務，最大限度地發揮檔案信息資源的作用。（4）加強投入，提高設備，實現檔案管理的現代化。加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案管理必須的條件。面對不斷增多的醫療檔案數量和種類，檔案的開發利用的靠傳統的管理方法和落后的技術手段，想迅速準確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現代科學的管理方法和先進的科學技術，利用計算機和計算機網絡進行檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工具、存儲、查閱材料，真正實現基層醫院檔案管理的自動化、現代化。

綜上所述，檔案管理在公立醫院的管理內容中占有重要的地位，對于公立醫院的發展方向，醫療可行性方案的制定，區域內醫療資源的配置，患者信息的需求與醫療服務的提供都可以提供指導性的參考。

參考文獻：

[1] 張劍鋒，檔案信息化建設存在的問題及解決對策[J]，黑龍江檔案，2011（5）