論如何加強企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)

李萍

摘 要：信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然要求，檔案管理工作當然也不例外。所以，企業(yè)要加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高檔案管理和服務(wù)水平，使得檔案管理更加高效、快捷，為企業(yè)提供更加流暢、準確的信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)檔案管理；高效；快捷

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理也應(yīng)該善于利用當前發(fā)展優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，加強信息化建設(shè)，科學(xué)合理的對檔案進行信息化處理，以做到檔案能夠被即時共享，從而更好的為企業(yè)和社會服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的涵義

檔案是對歷史進行準確的記錄，這種記錄就是一種信息。概括說來，企業(yè)檔案信息化包括兩方面的內(nèi)容：（1）狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；（2）廣義上信息化，是融合了政治、經(jīng)濟、文化等方面信息的信息化。所以，企業(yè)信息化建設(shè)就是充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將企業(yè)檔案本身信息融入到社會交流系統(tǒng)，另一方面就是采集社會中的有用信息融合與檔案信息，結(jié)合使用。

二、信息化建設(shè)讓企業(yè)檔案管理更加高效、快捷

順應(yīng)當前時代發(fā)展潮流，不斷完善企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，提升企業(yè)檔案信息的數(shù)字化程度，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理更加高效、快捷具有重大意義。

（一）信息化建設(shè)能夠更加完善的對檔案原件進行保護。通過將企業(yè)的各類檔案進行信息化處理，利用計算機對檔案原件進行數(shù)字掃描，然后形成電子文檔再加以保存、管理和使用，能夠有效的對檔案原件進行保護，避免了檔案原件因多次調(diào)閱而丟失、損壞，大大保障了檔案原件的完整性。

（二）信息化建設(shè)能夠改善對檔案的歸檔方式。在檔案管理的日常工作中，需要對各類檔案文件進行及時的記錄。傳統(tǒng)的方式是進行手工記錄，這就需要大量的檔案管理人員花費大量的時間去整理檔案和登記目錄，工作量大，繁瑣且復(fù)雜。如果遇到有信息需要改動，那將會引起一系列連鎖反應(yīng)，所花費的人力、物力就更大了。在對檔案的歸檔方式進行信息化處理后，通過輸入指令就可以自動的對檔案進行調(diào)整，這就大大的提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力和時間。

（三）信息化建設(shè)能夠使得檔案資源做到及時的整合和共

享。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，企業(yè)職能部門若是想要調(diào)閱檔案，必須經(jīng)由上級層層批準，同意后方可查閱，這就造成了大量時間浪費在了申請上，使得檔案查閱步履維艱。對檔案進行信息化處理后，通過建立共享平臺，并賦予相關(guān)人員的查閱權(quán)限，則能有效的解決這一問題。

（四）信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案檢索的方便快捷。傳統(tǒng)進行檔案檢索時，往往采用人工操作，這樣費時、費力，并且還不一定能夠達到目的，收效甚微。對企業(yè)檔案進行信息化處理后，通過生成電子文檔和電子目錄，并建立配套的電子查詢系統(tǒng)，在進行檔案檢索時，只需要輸入關(guān)鍵字，許多相關(guān)查詢都能一一的在計算機上呈現(xiàn)出來，這種智能化的檢索辦法，為企業(yè)檔案管理帶來了效率更高、范圍更廣的檔案檢索辦法。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是時代的必然。信息化建設(shè)要做到科學(xué)、合理，循序漸進，從多方面入手，逐步完善對檔案管理的信息化建設(shè)，逐步提升檔案管理的高效、迅捷。

（一）在思想上重視起企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。只有從思想上重視起來，由思想指導(dǎo)行動，才能使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門及檔案部門的管理人員認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，信息化建設(shè)才能得到有力的支持，信息化建設(shè)道路才會暢通無阻。當前時期，要提高對檔案管理信息化建設(shè)的宣傳，大致介紹信息化建設(shè)的狀況，提升相關(guān)人員認知水平，在職工中統(tǒng)一認識，集中更多力量做好企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，極大的推動信息化建設(shè)程度的提升。

（二）不斷進行配套設(shè)施的完善。檔案管理信息化建設(shè)離不開計算機這個基礎(chǔ)設(shè)施，購置計算機是完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的第一步。其次要加強服務(wù)器、刻錄機、掃描儀、打印機、數(shù)碼相機等信息化必備設(shè)備的完善。及時的升級、更新、完善檔案管理軟件，不斷改善服務(wù)條件，使得企業(yè)檔案管理工作日趨的科學(xué)化、標準化、規(guī)范化。

（三）注重企業(yè)檔案信息的安全管理。企業(yè)檔案管理工作中重要的一點是要做好保密工作，這是企業(yè)檔案部門的重要職責。企業(yè)檔案部門應(yīng)竭盡全力，做好檔案管理的安保，有必要配備相關(guān)的保護設(shè)備和管理設(shè)備，防止檔案信息的丟失和損毀?？梢酝ㄟ^建立、健全一套完善的檔案安全管理體系，解決檔案信息共享和檔案保密需求之間的矛盾。并且可以引入相應(yīng)的信息安全技術(shù)和制度體系，對檔案信息實施全程的、全方位的監(jiān)督和管理，以解決企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)當中信息安全的問題。

（四）重視對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。當前，企業(yè)檔案管理職能部門對于經(jīng)驗豐富、專業(yè)技能水平高的信息化人才需求很高?？梢酝ㄟ^引進和培養(yǎng)相結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，引進企業(yè)急需的高端人才，對在職的檔案管理人員進行繼續(xù)教育，教授信息化管理知識，提高職工的認識，提升他們的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，逐步的完善企業(yè)檔案管理信息化人才隊伍，為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。

總之，企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的要求，企業(yè)檔案部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，充分利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的高效、快捷。

參考文獻：

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