信息系統工程技術資料的歸檔與管理

陳鎮根

【摘要】 現階段，以信息技術為主要手段建立的信息網絡系統、資源系統、應用系統等信息系統已在迅速改變社會面貌與人類生活方式，這些系統的正常和穩定運行對人類社會的意義是重大的。本文將為大家介紹對信息系統工程技術資料歸檔和管理在系統建設中的重要性，和在這一過程中遇到的問題及解決建議。

【關鍵詞】 信息系統工程 工程技術資料 資料歸檔 資料管理

信息系統工程技術資料指的是從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間形成的相關信息。可以根據信息系統工程的各個階段的劃分而將其技術資料劃分為立項文件、合同與規劃文書、實施文件、竣工文件、維護文件、技術文件等六部分文檔[1]。

一、信息系統工程技術資料的作用和影響

信息系統工程技術資料的準確性和完整性，會在某種程度上影響到信息系統工程的建設質量，也會影響到系統的后期維護工作[2]。

（1）工程檔案的基礎，履行合同的行為。信息系統工程建設的各階段所產生的工程信息，經收集、傳輸、加工、儲存、維護、使用和管理所形成的工程技術資料是工程檔案的基礎。對于投資方來說，判斷一個信息系統工程成功的標準，必然通過檔案驗收。同時信息系統工程合同簽訂時一般會列出需交付的文檔清單，對工程技術資料規范化的歸檔和管理是合同履行能力的重要表現。（2）工程質量的見證。信息系統工程具有系統新、科技含量高、涉及范圍廣以及從業人員素質高、年輕化、流動快等工程自身特點。這就反映信息系統工程的質量控制比其它工程更加的困難復雜，它不僅包括物理平臺的建設，而且包括軟件系統的集成等，一套完善的技術資料文檔將是工程施工質量及完成程度的重要憑證。此外，及時將技術資料歸檔，還可以防止發生因人員變動而造成工程技術實施中斷等麻煩，確保了工程檔案資料的系統性。（3）系統運維的原始信息及持續改進的依據。信息系統建成后的運維支持工作將是左右信息工程建設成敗的關鍵環節。工程技術資料是運維工程的重要參考指南，在建立運行維護組織、理清維護對象及資源的運維管理起到良好支撐，而且此資料也是為系統進行改進和功能拓展時的技術依據。（4）有利于信息系統安全管理。信息系統安全管理原則中的應急原則和災難恢復原則指出，信息系統工程中要有安全管理的應急預案，并需進行必要的演練，同時越重要的信息系統，應當越重視災難恢復。在對不可預見性事件進行處理時，對工程信息的掌握會使處理的難度降低，而如果信息不全，或是在事件中遭到損毀，這就會為系統的重建、恢復工作帶來阻力。所以，信息系統工程技術資料的管理與維護同等重要。

二、技術資料管理中現存的問題

在信息系統工程技術資料管理方面主要存在的問題有：（1）相關負責人對技術資料的管理不夠重視，如有些資料員認為對技術資料的采集和儲存是不重要的，而采取不作為行為，這樣就會造成技術資料不完整；（2）已收集的技術資料借閱、保存、移交等程序不科學，在對資料進行管理的各個環節中，都應按照一定標準進行；（3）資料記錄不及時、不準確，影響對項目實時情況的掌握；（4）各部門對技術資料的管理不統一、不協調，造成資料統一歸檔時出現問題，或是使得技術資料移交后，接受方無法利用其真正價值等。

三、對技術資料管理的建議

（1）正視工程技術資料管理。 在工作動員會議、部門會議和工作檢查過程中，管理部門應向從基層到高層的相關人員告知技術資料管理的重要性，達成共識[3]。（2）規范技術資料管理制度。首先確定工程技術資料檔案管理層次，繪制簡明的層次圖表，明確各部門的技術資料管理職責，且指定專人管理資料，明確崗位職責。其次，工程部應督促參建各單位嚴格遵守工程技術資料管理辦法。第三，在管理制度中，應明確工程技術資料的歸檔范圍，同時應明確對資料的收集、分類、組卷、編號，及案卷的整理、編目、排架和保管等職責。（3）建立技術資料審核機制。在工程項目的開始實施前，應建立技術資料審核機制，檔案管理部門應編制工程技術檔案歸案責任劃分表，工程部應不定期組織有關人員對參建單位工程技術資料管理情況進行抽查，并采取考核或經濟懲罰手段，確保技術資料歸檔的規范性、系統性和完整性。

總結：在信息系統工程項目中，技術資料對于項目的交付使用與運行維護都具有重要意義，還能夠為后續項目的決策提供依據。在對技術資料的管理上，不但要提高相關人員對技術資料的重視，還要在組織制度上加強規范化管理，使資料管理真正轉化為企業效益。

參 考 文 獻

[1] 黃藝. 建筑工程技術資料歸檔管理工作的思考[J]. 城建檔案，2010，12（15）：7-8

[2] 晉彥杰. 公共信息系統工程監理檔案管理[J]. 科技檔案，2012，12（30）：89-90

[3] 廖俊. 湘桂鐵路站后工程項目管理信息系統應用研究[D]. 重慶：西南交通大學，2013，6（1）：72-73