論商務談判禮儀

朱燕

摘 要： 商務談判禮儀是人在商務交往中的藝術，是商務工作的需要，有助于塑造良好的社會形象，是妥善處理各方面關系的需要。本文主要從商務談判禮儀的概念和在談判中的應用兩方面進行闡述，旨在促使談判成功。

關鍵詞： 商務談判 談判禮儀 禮儀應用

引言

隨著國內貿易越來越國際化，商務談判越來越頻繁地發生，商務談判禮儀越來越重要。雖然遵守談判禮儀不是談判成功的必然條件，但是絕不能違背，因此，商務談判必須遵守談判禮儀。本文主要從商務談判禮儀的基本概念和應用兩方面進行闡釋，基本概念由商務談判禮儀的意義和重要性兩方面組成。應用由商務談判禮儀的過程、語言和儀容儀表的要求組成。

1.基本概念

1.1商務談判禮儀的意義

談判禮儀是人與人交往中必不可缺的，它的基本內容有“約束自己，尊重他人”，商務談判的主要目的是讓對方在談判過程中沒有緊繃感，感受著對方的親切、平易近人和輕松自在，在談判過程中不要只想著自己的利益，也要為他人著想，越著急成功越容易馬失前蹄，達不到預期效果，所以，商務談判的精髓就是“己所不欲，勿施于人”。商務談判禮儀是能讓商務談判人員在商務活動中，樹立個人和組織的良好形象，搞好企業公共關系，溝通企業與相關方面的信息，贏得商務機會而遵守的表達尊敬之心的相關行為規范。

1.2商務談判禮儀的重要性

商務談判既是一門科學又是一門藝術，它是人際交往中學不完的知識。不僅需要掌握專業知識，還需要在平時生活中好好利用。禮儀是在平時生活中培養起來的，商務談判中不能表現出假情假意，一定要很真誠、有禮貌，才能成功。各行各業中都存在互爭互利、毫不相讓的現象，但是真正的較量應該是文質彬彬地進行。

1.2.1營造良好氛圍，拉近雙方距離。

一個企業如果能熱情周到、大方得體地接待客戶，為對方考慮，幫助對方解決困難，解決疑問，這樣客戶就會覺得你尊重他，就會感覺到你是有誠意的，樂意與你打交道。縮短雙方距離，讓對方能夠放松身心，愿意傾聽你所說的，需要在輕松愉悅的氣氛中進行，這樣雙方才能友好交談。

1.2.2塑造良好形象，推動交易成功。

在商務談判過程中，交易雙方可能并不了解對方背景，都是從個人形象觀察得知的，對方的舉止、儀容、談話都能表現出對方讓人可信的程度，在商務活動中，言談舉止能給對方留下深刻的印象。

1.2.3加深理解，促進友誼。

在商務談判中，雙方都要維護各自經濟利益，發生沖突在所難免，但是沖突不是對抗，因此不可把企業的矛盾變成個人的攻擊，要把人與事區分開來。在商務談判中發生沖突也應注意禮儀規范，然后通過理解和溝通，找出合理的解決方法，建立友誼，然后才能建立長期合作伙伴，就算最后交易不成功，但因你誠懇待人，禮貌有加，對方對你的印象也會良好，對日后尋找其他合作伙伴有很好的口碑效應。因此，在談判過程中要始終非常注重禮儀，不能因偶爾的不悅做出沖動的事或出現言語上的不禮貌。

2.商務談判禮儀的應用

商務談判是交易雙方為了各自目的進行的交談，最終目的是解決問題，達成共識，簽訂合同，影響商務談判成功的因素頗多，禮儀是其中必不可少的，不僅能體現自身修養，還能為自己的企業樹立良好形象，使對方受到影響。

2.1商務談判禮儀的程序

一般而言，商務談判禮儀主要涉及談判地點、談判座次、談判表現、簽字儀式等方面。

2.1.1談判準備階段的禮儀。

談判時間的選擇：談判時間要經過雙方商定而非一方私自決定，否則就是失禮、不尊重對方，要選擇對雙方都有利的時間。談判地點的選擇：地點最好爭取選擇在自己較熟悉的環境，若爭取不到，也應選擇在雙方都不熟悉的中性場所，若要進行多次談判，地點應一方決定一次，以示公平。談判人員的選擇：談判隊伍由主談判人員、主談判人員的助手、談判專家、其他談判人員和記錄人員組成。談判中所需的資料應提前搜集，以便在談判過程中掌握主動權。

注重禮儀是必不可少的，第一印象往往會影響日后雙方的合作關系。比如：在接待室迎接對方；盡可能派人到機場或車站接；收下對方名片后應看一看對方的姓名和職稱以示尊重；確認談判人員和雙方談判代表的身份、職位等以便稱呼。談判前應整理好自己的儀容儀表，穿著要整潔、正式、莊重；談判會場宜采用長方形或橢圓形談判桌。

在談判前，介紹自己時一定要簡潔、大方，不要流露出傲慢的感覺。介紹成員時，被介紹到的人應起立或點頭做出禮貌的回應，讓對方感受到你的真誠和嚴肅，在與對方交談的過程中，語氣一定要客氣，用雙手接遞物品。介紹完畢可以談一些對方感興趣的話題，慢慢進入談判，不要一下子進入正題。另外，在談判前應摸清對方情況，對方講話要仔細傾聽、仔細觀察，偶爾做出回應。這樣既可了解對方的意圖又可表現出尊重和禮貌。

在有些商務談判中饋贈禮品也是一種禮儀。在相互饋贈禮品方面，除表示友好、進一步增進友誼和今后長期合作愿望外，更主要是表現出對這次合作成功的喜悅和希望下次合作依然順利進行所做的促進。因此要針對不同人員選擇不同禮品，其寓意性是很微妙的，禮品的價值應視洽談內容和具體情況而定。

2.1.2正式談判階段的禮儀。

正式談判時，談判者尤其是主談判人員的臨場表現往往直接影響談判現場的氣氛。談判的人應心平氣和，處變不驚，冷靜地處理事情，從本質上講，應以雙方互惠互利、互有所得、實現雙贏為目的。

首先雙方就本次談判的主要目的、要求和意圖等做出簡單的陳述。把事先準備好的相關問題在合適時候提出并討論解決，對方回答時要認真傾聽，不宜隨意打斷他人，但可適當做出回應，使氣氛不尷尬、冷場，提問后得到相應的回答，應向對方表示感謝，使整個過程輕松、快樂和禮貌。

談判時，語言的表達能充分體現和反映一個人的能力、修養和素質，所以談判時所用的語氣要很準確，一定要避免讓人誤會和不能理解的言語。懂得對方談判目標和意圖后，為了達到雙方目的，進行討價還價是必須的，當然在這過程中切忌因為情急而失禮。關鍵時刻一定要保持風度，心平氣和地處理。做到人與事分開，避免人身攻擊和人格侮辱。談判可以不成功，但是禮儀不能丟失。做不成合作伙伴還可以做朋友，不應該因為公事變成敵人。懂得禮貌，論證有力，條理清晰，表達周全、嚴密，談判前對可能出現的問題做好準備，預期和設想可能的結果，達成一致也就是成功結束了儀式。這個時候可以談一些輕松自在的話題或者安排接下來的活動，以結束緊張的會議，也可以對剛才談話中的一些過失表示歉意。

談判溝通的五個技巧：（1）善于提問。通過提問，我們不僅獲得平時無法得到的信息，還能驗證以往的判斷率。應用開放式問題了解對方所需，因為這類問題可以使對方自由地談論出各自所需。（2）善于回應。在對方提問時因認真傾聽、細心觀察，摸清對方的真正意圖，做出婉轉的回應。（3）善于傾聽。善于傾聽可獲得寶貴的信息，增加有利的談判籌碼。在談判中，我們要盡可能地讓對方多說，以達到了解對方的目的。（4）善于說服。說服力是談判要害所在，有了說服力就可以牽引對方的思維，讓對方覺得你是對的，無力反駁，也就達到了自方的目的。（5）適當讓步。在哪些問題上做出讓步和承諾，達成協議。何時讓步及讓步幅度是具有高難度的技巧問題，讓對方覺得你方很好，對方也會適當讓步。具體到每個案例都有不同的解決方案，需要企業家和談判者長時間的摸索。

2.1.3簽約階段的禮儀

商務談判的最后是簽字儀式。從禮儀上講，舉行簽字儀式時，一定要鄭重其事，認認真真，在舉行儀式時，位置的安排很重要。第一個就是并列式排列，這是雙方舉行簽約儀式時最常見的形式。它的基本方法是：簽字桌應橫放對門，雙方出席儀式的全體人員在簽字桌的后方并排，雙方簽字的人居中面對大門，客方的人在右邊，主方的人員在左方。第二種是相對而坐。這兩種做法的簽約排列基本相同，主要區別在于將雙方參加簽約儀式的員工移至雙方簽字人后方。第三種是主席式，用于多方簽字儀式，其特點是：簽字的桌子依然橫著放在室內，簽字席依舊擺放在桌后，放在正門的中間，但只放一張，而且不固定每個位置應坐誰。在舉行儀式時，所有成員，包括簽字成員都背對著正門，然后面朝簽字席。在簽字時，各方人員應該按照規定的先后次序走到簽字席簽字，然后回到自己原先的座位坐好。

如果不注重簽字儀式中的禮儀，就有可能使這次談判的功效全部丟失，則以前的努力都白費了。簽約場所應該設置在嚴肅的地方，表現出己方對這次談判的重視程度，越是大方、淡雅的場所，越有可能使本次談判得到成功。在簽約前，應該做好各項準備工作。參加談判的全體人員應該全部出席，如果有缺席的應該事先和對方商量，然后雙方定奪。在雙方見面時，應該互相握手表示致意，站的地方也要注意，不要弄錯。傳遞文件要有專業人員，雙方代表在準備好的協議書上簽字，然后由助簽人員交換。在兩方都簽完字后，應該同時起立交換合同，并且互相握手，祝賀合作成功。其他人員應該拍手以示祝賀。簽約結束后，應讓對方最高領導及賓客優先退場以示尊重，稍后可以舉辦慶功宴祝賀雙方之間合作的成功。

2.2商務談判禮儀的儀容儀表

商界素以注重儀表、舉止規范著稱，出席商務談判這樣正式的場合，更要講究儀容的整潔、服飾的規范、言談舉止的文明得體。穿著隨意，既不尊重他人，又不尊重自己，還可能被認為是忽視這次活動的表現。

2.2.1商務談判禮儀的儀容要求。

男性發型簡單大方，長短適中，干凈整齊，不留新潮、怪異的發型，亦不染發，最好不要燙發，不準蓬頭亂發。面部保持干凈清爽，養成每天上班前必須剃須的習慣，不留胡子，不留大鬢角。手在商界被稱為“第二張名片”，談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊是必要的。

女性的發型應端莊大方、修剪得體，過肩的長發應該用發夾、發箍加以固定，或盤成發鬢，選用的發夾、發箍不能過于花哨，以樸實素雅為佳。臉部應化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協調，保持同一色系最佳。可適當使用清新香水，但香味不宜過于濃烈。手：除保持干凈整齊外，可適當使用指甲油以美飾指甲，但應用無色或淺色（淺紅、淺紫等）的指甲油，不宜涂抹彩色的指甲油。

談判前，不要吃大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳等食物，要保持牙齒清潔，牙齒上沒有食品的殘留物，口腔無異味。

2.2.2商務談判禮儀的服飾要求。

出席商務談判等正規場合應穿傳統、莊重、高雅的服裝。

男性應穿深色（藍、黑、灰、棕）的三件套或兩件套西裝；深藍色顯高雅、理性、穩重；灰色比較中庸、平和，顯莊重、得體而氣度非凡；深藏青色比較大方、穩重，是較常見的色調，比較適合黃皮膚的東方人。襯衫應選白色（或與西裝同色系），打素色或者條紋領帶，配深色襪子和黑色皮鞋。首飾除結婚戒指外，其他一般不宜佩戴，可戴上一只較有品位的手表，既能掌控時間，又是一件不錯的首飾。在商務談判場所，男性不應穿夾克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服飾。

女性應穿端莊、典雅的套裙。套裙的顏色以冷色調為主，如藏青、煙灰、暗紅、炭黑、雪青等，以體現著裝者的穩重和端莊。肉色的長筒襪或連褲絲襪和黑色中（高）跟鞋。適當佩戴一兩件首飾或胸針、絲巾等。出席商務談判的女性切忌穿太緊、太透、太花、太露、太短和休閑裝或牛仔裝、運動裝，不宜佩戴過多首飾，否則將顯得沒有品位。

結語

商務談判過程就是雙方為了自己的利益斗智斗勇的過程。在談判前的準備、正式談判和最后的簽約儀式等環節都要做好充分的工作，不能有任何失誤。除此之外，談判禮儀是談判各環節必須遵循的事項。如果在語言上學會善于提問、善于回應、善于傾聽、善于說服和適當讓步這五種語言技巧并把它們運用得淋漓盡致，將使談判更傾向于自己，更易實現自己的談判目標。簽訂協議時盡可能獲取對自己有利的條件，目的是取得更多商機和利益；在儀容儀表方面注重簡單大方，不可花枝招展或過于休閑。儀容儀表往往是給對方的第一印象，第一印象會對商務談判產生一定的影響。了解基本商務談判禮儀，掌握好語言的運用和得體的商務禮儀是談判成功的保證。

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