關(guān)于獨(dú)立學(xué)院畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）歸檔管理與建設(shè)的若干思考

周玉芬

【摘 要】畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）作為高等院校教學(xué)計(jì)劃的重要組成部分，是檢驗(yàn)教學(xué)效果、衡量教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量、評(píng)估教學(xué)水平的重要依據(jù)之一。與普通高校相同，獨(dú)立學(xué)院的畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）收集整理和歸檔建設(shè)同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，本文筆者結(jié)合自己目前所在的獨(dú)立學(xué)院——廣州大學(xué)華軟學(xué)院對(duì)畢業(yè)論文歸檔管理的現(xiàn)狀進(jìn)行探討，提出一些希望有助于推動(dòng)獨(dú)立學(xué)院畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）歸檔建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院；畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）；歸檔管理與建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)在助推大眾化教育的一種新型辦學(xué)模式，經(jīng)過10多年的發(fā)展，很多學(xué)校都已培養(yǎng)出成千上萬的畢業(yè)生。而畢業(yè)生的論文（設(shè)計(jì)）是學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的一項(xiàng)重要體現(xiàn)，然而在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，年復(fù)一年的畢業(yè)論文檔案積累越來越多，但利用率卻很低，幾乎無人問津。隨著教學(xué)檔案的信息化，如何科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行畢業(yè)論文歸檔和如何開發(fā)畢業(yè)論文檔案的信息資源，已成為我們很多獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員思考的問題。

1 獨(dú)立學(xué)院畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）歸檔管理的重要性

對(duì)于獨(dú)立本科院校來說，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）同樣是最后一個(gè)綜合性實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，是教學(xué)工作中的歷史記錄，反映著學(xué)院的教學(xué)思想與理念。所以，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔管理建設(shè)對(duì)全面促進(jìn)獨(dú)立本科院校改進(jìn)教學(xué)工作、提高辦學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。

1.1 可以有效地記載教學(xué)活動(dòng)、成果與思想

畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）既是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)成果、創(chuàng)新能力和綜合素質(zhì)的檢驗(yàn)，又是對(duì)教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行的全面、綜合的檢查。畢業(yè)論文質(zhì)量的高低，不僅反映了學(xué)校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量，還充分反映出學(xué)校的科研水平與管理水平。所以，與別的教學(xué)檔案一樣，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）能夠真實(shí)地記載學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教學(xué)的活動(dòng)過程和成果及其思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，并完整、準(zhǔn)確、客觀地反映教學(xué)管理的全過程。它是學(xué)校積累教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行科研儲(chǔ)備的工具和手段。

1.2 畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔管理為教學(xué)評(píng)估提供了真實(shí)的憑據(jù)

畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的撰寫是學(xué)生綜合運(yùn)用所學(xué)的基本理論和知識(shí)，運(yùn)用分析問題和解決實(shí)際問題的能力，進(jìn)行科學(xué)研究的實(shí)踐過程。從選題、調(diào)查研究（做實(shí)驗(yàn)）、查閱資料、撰寫等一系列活動(dòng)過程中，蘊(yùn)含了指導(dǎo)教師的辛勤勞動(dòng)和學(xué)生的調(diào)研能力、運(yùn)用知識(shí)的能力、理解分析問題的能力和文獻(xiàn)駕馭能力等。它是高校教學(xué)工作的真實(shí)反映。評(píng)估專家通過對(duì)畢業(yè)論文的審查，可以迅速地對(duì)學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃、人才培養(yǎng)質(zhì)量和教研成果進(jìn)行定量分析和準(zhǔn)確判斷，因此，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔管理是教學(xué)評(píng)估工作的重要基礎(chǔ)。

1.3 畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔管理可以服務(wù)于師生，滿足開發(fā)、研究和利用的需要

畢業(yè)論文的知識(shí)涉及面廣、覆蓋面寬，具有一定的科技含量。一篇好的畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）甚至能反映學(xué)科領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)，具有一定的學(xué)術(shù)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。同時(shí)，往屆畢業(yè)論文對(duì)后來者來說具有極大地激發(fā)作用，后來者可以在往屆學(xué)生論文的基礎(chǔ)上創(chuàng)意。所以，提高畢業(yè)論文歸檔的認(rèn)知度和創(chuàng)新畢業(yè)論文管理與服務(wù)方式，有利于提高使論文使用效率和價(jià)值。

2 畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）歸檔管理工作中存在的主要問題

以我們學(xué)校為例，根據(jù)我在工作中發(fā)現(xiàn)，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）歸檔管理的工作方面存在的問題主要有以下：

2.1 管理粗放，缺乏科學(xué)性

我們?cè)盒９苍O(shè)置三十多個(gè)專業(yè)的學(xué)生。近年來，畢業(yè)生已上萬人。但從目前畢業(yè)論文的整理情況看，只是簡(jiǎn)單地根據(jù)年度和順序號(hào)為每本畢業(yè)論文編制檔號(hào)，并沒有科學(xué)地按照系部和專業(yè)設(shè)置代碼，這樣容易出現(xiàn)畢業(yè)論文檔號(hào)不清晰等現(xiàn)象，很難保證畢業(yè)論文歸檔的完整性和系統(tǒng)性，嚴(yán)重影響檔案管理人員的工作效率。

2.2 缺少開放性，缺乏服務(wù)功能

在現(xiàn)行的檔案管理模式下，檔案室往往對(duì)往屆畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的開發(fā)利用價(jià)值認(rèn)存在識(shí)不足，歸檔工作只限于一種以收集——保存為主的模式，忽視了其應(yīng)用價(jià)值。再且，所存的論文很少對(duì)外開放。就此，那些同一導(dǎo)師的連續(xù)幾屆學(xué)生都在研究的同一課題，不能吸取前人成果，沒地方去尋找參考相關(guān)資料。不能給教師和學(xué)生提供實(shí)效性的服務(wù)，將會(huì)使得論文資源的利用嚴(yán)重滯后。

2.3 缺乏信息化建設(shè)

目前，我們學(xué)校畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔還主要停留在紙質(zhì)管理上，數(shù)字化和信息化程度低，這大大地阻礙了論文資源發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。而最后匯總到檔案室相關(guān)表格信息大多是由各系教務(wù)員手工操作，由于論文信息錄入工作繁雜，容易出現(xiàn)格式多樣和產(chǎn)生信息錯(cuò)誤，因此經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)。所以說，手工整理論文的方式已不能滿足我院的發(fā)展需要。

其實(shí)，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程。作為重要的教學(xué)檔案，它的歸檔建設(shè)工作不僅影響了學(xué)校檔案工作的發(fā)展，還直接影響到教學(xué)管理水平的評(píng)價(jià)與教學(xué)質(zhì)量的提高。然而，長(zhǎng)期以來，學(xué)校只會(huì)投入大量的人力物力、財(cái)力精力致力于提高教學(xué)質(zhì)量，而對(duì)一些教學(xué)檔案的收集整理、開發(fā)利用工作卻重視不夠，措施不力，沖淡了教學(xué)檔案的管理，弱化了教學(xué)檔案工作，造成了畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔管理也出現(xiàn)比較滯后的局面。

3 加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院畢業(yè)論文歸檔管理建設(shè)的策略

針對(duì)畢業(yè)論文管理出現(xiàn)的問題，筆者閱讀了一些關(guān)于檔案管理編研書籍資料并結(jié)合工作實(shí)際，就此對(duì)畢業(yè)設(shè)計(jì)歸檔體系構(gòu)建提出以下幾點(diǎn)建議，以供參考。

3.1 規(guī)范和完善論文歸檔管理制度

畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理與其他檔案管理的工作一樣，通常分為收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)等7方面。鑒于此，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的管理也應(yīng)體現(xiàn)在具體的一些實(shí)施細(xì)則方面。如：

（1）每年度終結(jié)時(shí)及時(shí)完成畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）收集整理的工作，并采用紙質(zhì)存檔和論文電子版兩種收集方式，力求最大限度地保全論文。

（2）畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔材料務(wù)必保證清晰完整。包括作者姓名、專業(yè)、論文（設(shè)計(jì)）題目、指導(dǎo)老師、職稱、論文完成時(shí)間、開題任務(wù)書、論文主要內(nèi)容、指導(dǎo)評(píng)閱答辯的評(píng)語及成績(jī)等。

（3）創(chuàng)新畢業(yè)論文檔號(hào)和目錄編制，并按照一定的規(guī)律排序上架，以便于提高查閱的效率。我校可以結(jié)合實(shí)際，為每個(gè)系或?qū)I(yè)設(shè)置專用代碼，以保證各個(gè)系部或?qū)I(yè)的歸檔論文檔號(hào)能夠區(qū)分開來。

3.2 構(gòu)建論文數(shù)字資料庫，強(qiáng)化資源的開發(fā)和利用

實(shí)際上，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔并不是我們收集與整理檔案的最終目的，而歸檔的主要作用應(yīng)該是服務(wù)于全校師生 ，最大限度地發(fā)揮其使用價(jià)值。現(xiàn)在很多高校都利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化手段，自行開發(fā)適合于本校的論文管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。我們學(xué)校也可以效仿，著手開發(fā)畢業(yè)論文管理系統(tǒng)，這樣不僅可以使得畢業(yè)論文的檔案管理水平以及開發(fā)利用效率得到一定程度的提高，也可以在保全畢業(yè)論文的基礎(chǔ)上拓展畢業(yè)論文的利用空間和服務(wù)方式。

3.3 增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)，全面提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

要搞好畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔工作，提高管理人員的檔案意識(shí)也非常重要。所以，學(xué)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。首先必須使其充分認(rèn)識(shí)畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔與管理的重要性，從而系統(tǒng)地掌握檔案管理的知識(shí)、規(guī)律和方法，然后在工作中做到教學(xué)管理工作與檔案工作能夠真正有機(jī)結(jié)合。條件允許的話，學(xué)院增可以加經(jīng)費(fèi)投入支持檔案人員的崗位培訓(xùn)，為他們提供各種形式的業(yè)務(wù)培養(yǎng)與教育，使管理人員能夠有效地成為信息資源的管理者、組織者和信息檢索利用的傳播者。

總之，畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）的歸檔管理和利用水平是高校辦學(xué)水平的其中一個(gè)重要標(biāo)志，做好歸檔建設(shè)工作是必要和緊迫的，只有這樣它才能更好地服務(wù)于學(xué)校的其他各項(xiàng)工作。

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[責(zé)任編輯：丁艷]