基于人才服務機構人事代理平臺的小微企業人事檔案管理探究

胡峰+盧曉潔

小微企業是小型企業和微型企業的簡稱，是一種經營規模相對較小、雇員人數相對較少、產權和經營權相對集中、產品和服務相對單一的企業組織。小微企業的發展離不開優秀的管理人才和技術創新人才，因此，人力資源管理成為小微企業發展的關鍵，而人事檔案作為人力資源管理工作中的一項重要內容，為企業人力資源管理提供關鍵信息。企業可以通過對人事檔案的管理，對人力資源管理工作產生極大的促進作用，從而提高企業競爭力。

一、當前小微企業人事檔案管理存在的問題

（一）企業對員工人事檔案管理意識淡薄

由于小微企業管理者對社會人才人事檔案管理認識不深甚至毫無意識，導致許多企業用工時根本不關心受聘人員的人事檔案。他們在日常人力資源管理工作中，基本忽略員工的人事檔案管理工作，不愿對員工人事檔案管理進行過多的成本投入；引進人才時，只重視人才的接納，而忽視人事檔案的管理，造成有人無檔和無人有檔。據統計，廣西基本單位名錄庫管理的小微企業法人單位共有12.4 萬家，而統一委托廣西人才服務辦公室辦理單位代理的小微企業只有497 家，占比0.4%。這一數據說明極少有小微企業對員工人事檔案有管理意識。

（二）企業人事檔案管理制度不完善

小微企業經營規模小、雇員較少，雖然有些企業在人才服務機構辦理了單位人事代理，但是，日常也很少進行主動維護，缺乏統一、有效的人事檔案管理。據專項統計，在廣西人才服務辦公室管理的987家10人以下代理單位中，只有 156 家代理單位每年定期統一補充完善員工的人事檔案，其余單位員工的檔案補充材料均由個人自行前往提交。

（三）人事檔案材料管理分散、不完整

小微企業管理人事檔案時隨意性較大，沒有對員工的人事檔案材料進行系統的收集歸檔。在企業就職的員工中，多數員工缺乏檔案管理意識，不知道什么是涉及自身檔案的材料，不注重個人人事檔案材料收集歸檔，對于應歸檔的材料隨意丟棄，因此，在小微企業的人事檔案管理中出現了人為的“斷檔”現象。

（四）違規管理、自行建庫

經調查，有些小微企業由于缺乏對我國人事檔案管理制度的了解，自行在本單位為員工建立了新的“人事檔案”。有的單位只是在本單位的人事信息管理系統中把員工的工作檔案建立起來；有的則創建自己的員工檔案庫房，自己設立本企業的員工檔案管理條例，把員工在工作期間的個人材料歸類保存；還有些企業雖然已經在人才服務機構辦理單位人事代理，但仍自行為員工建立另外的“工作檔案”，導致在人事檔案之外形成了“第二人事檔案”。企業自行保管員工的檔案材料，存在存檔不完整、管理不系統、分類不準確等問題，并且在材料收集、整理、轉遞、利用等環節上隨意性很大。員工一旦離開企業，這些人事檔案材料就變成“死檔”。

二、人才服務機構人事代理平臺在小微企業人事檔案管理中的優勢

首先，小微企業較分散，企業規模小，通常沒有足夠的人力對員工人事檔案材料進行收集、整理、保存。人才服務機構通過為小微企業提供人事代理服務，幫助小微企業收集、整理代理人員在企業工作期間產生的各類業績、獎懲材料，為企業員工建立業績檔案，協助企業有效管理員工的工作行為，提高人事管理效率，讓人事工作者專注于選人用人、績效考核、薪酬確定等人事管理的核心職能工作。

其次，小微企業經營比較注重資本的快速回收，往往忽略了對人才的有效激勵和計劃性培養。人才服務機構除了統一管理小微企業員工人事檔案及人事關系外，還為其提供專業技術職務資格申辦、職業資格考試咨詢等服務，幫助企業優化人才結構，穩定人才隊伍，減少人才流動。

再者，小微企業很難獲知一些有關人事管理的政策信息。人才服務機構管理企業員工人事檔案，通過人事代理服務平臺，向企業及時傳達有關人事權益政策、勞動法規等各方面信息，明晰相關政策誤區，及時解決企業管理者在工作中遇到的疑問，幫助企業有效地引進人才，留住人才。

三、基于人才服務機構人事代理平臺的小微企業人事檔案管理的方法

（一）人才服務機構提高人事檔案管理效能

1.加大宣傳力度，強化公眾認識。要提高社會大眾對人事檔案的認識，必須通過各種措施促進人事檔案管理工作深入開展，將人事檔案的意義作用、相關管理政策法規、制度、經驗成果等內容向社會進行推介。首先，采取靈活多樣的形式，有計劃、分層次、分階段地進行宣傳。通過各種媒體手段，加大對人事檔案及其收集歸檔的范圍、作用的宣傳，使全社會關注人事檔案管理工作，形成社會檔案意識。其次，充分利用人才服務機構活動形式多樣、涉及范圍廣這一有利的平臺，借以人才交流大會等大型活動對人事檔案管理的工作進行大力宣傳，在人才服務機構內部設立咨詢臺、廣告版等進行長期宣傳。第三，深入企業及高校開展宣講活動，宣傳人事權益政策及人事檔案的重要性，提高社會對人事檔案的認識。第四，針對企業的不同需求，推動人事檔案管理工作，把服務對象拓展到各行各業，拓寬到社會一切有需求的人群中。

2.加強培訓，提高企業管理水平。人才服務機構作為履行政府行政職能的部門，針對已經委托代理員工人事檔案的小微企業開展一些有利于人事檔案管理工作的專業知識培訓活動和專業交流活動。一方面，通過培訓向小微企業普及人事權益相關政策知識，給予人事方面的工作建議及政策支持；另一方面，為企業提供專項業務交流平臺，以便提高企業對員工人事檔案的管理水平，做到為企業排憂解難。

3.加大管理力度及支持。在日常工作中，人才服務機構應加強對小微企業員工的人事檔案管理，多關注小微企業的需求，通過各種途徑將人事權益政策轉達到位，幫助小微企業及時完善員工人事檔案，提高人事檔案利用率，為企業提供專業、完善、有效的人才服務，充分發揮人才服務社會的積極作用。

（二）小微企業建立獨具特色的人事檔案管理機制

1.主動進行人事檔案管理外包。小微企業基本屬于非公單位，按規定是沒有人事檔案管理權限的。在企業成立初期，應把員工人事檔案管理視為人力資源管理中的一項重要工作開展，委托人才服務機構進行人事代理，統一管理員工人事檔案及人事關系。

2.加強人事檔案材料收集。小微企業在日常工作中，要注意收集、鑒別、整理員工有關業績、能力、思想品德等方面可存入人事檔案的材料。應依照一定的原則及規定，在材料歸檔前進行嚴格的甄別和價值鑒定，根據其真偽和價值進行取舍，將具有保存價值的材料歸檔，確保人事檔案材料的真實、準確、完整。

3.完善制度，明確責任人及工作內容。小微企業應明確專人負責， 加強企業人事檔案管理，提高管理者對檔案管理工作重要性的認識，不斷提高工作人員業務水平和工作能力，把人事檔案管理工作作為企業管理中的一項重要基礎性工作，規范管理。

參考文獻：

[1]莫可揚. 當前廣西“小微”企業發展面臨的問題與思考[J]. 廣西經濟，2012，01：41-43.

[2]張麗娟. 電力企業人事檔案的管理[J]. 陜西檔案，2012，05：43.

（作者單位：胡峰，廣西大學商學院；盧曉潔，中國廣西人才市場）