高校學生活動開展流程及方法研究

寇家慶　閆珍妮

摘 要：隨著當前大學生精神文明建設的加強，高校學生活動的開展也成為校園文化建設的重要媒介和平臺。但是，目前的學生活動，在計劃、進行、收尾等各個階段都存在著問題。其主要原因在于，沒有形成科學的流程、方式，在細節(jié)的考慮上不夠完善。文章從組織學生活動的各個階段入手，結合系統工程和管理學基本原理進行分析和建議，為當前高校學生活動的組織開展提供參考。

關鍵詞：高校；學生活動；流程；方法

0 引言

開展學生活動，是當前我國各大高校校園文化建設的重要方式。然而，當前的校園文化活動卻大都呈現“數目多，效果差”的趨勢，雖然數目與日遞增，但效果和質量卻不盡人意。究其原因，主要在于活動前期計劃不完善、活動開展過程中問題頻出、后期沒有總結反思等方面。學生活動應當遵循科學的流程，在活動中具備適當的方法，才能真正達到預期效果，否則只能是“為搞活動而搞活動”，使校園文化建設流于形式。學生活動的開展離不開學生組織。學生組織的發(fā)展，與企業(yè)的經營有所差異而又存在共性。其共性在于，為了組織的可持續(xù)發(fā)展，需要具有戰(zhàn)略管理的眼光。學生組織要圍繞基本使命（為學生自己服務，不斷努力和創(chuàng)新）、建立階段目標（在活動數目上符合要求，質量上達到期望）、進行全面分析（活動影響力和預期效果），在此基礎上選擇、組織出符合學生需要和當前校園文化發(fā)展的活動，并加以創(chuàng)新、改進。學生活動的各個方面，涉及的內容十分廣泛。過程中反復的權衡、周全的計劃、人員的調配，無疑涵蓋了多種能力與知識的應用。因此，學生活動的組織開展，是一項系統工程。只有科學地進行設計和安排，才能將學生活動提升到新的層次。

1 構思階段

（1）概念建立和基本設計。活動組織的領導者（如輔導員、學生干部等）在活動最早期的構思，決定了它的基本概念和發(fā)展方向。基本設計，即活動定位，如活動類型（知識競賽、文藝表演、體育競技或電視節(jié)目的模仿等）；活動規(guī)模，如針對學校全體師生或部分年級學生；活動名稱，要盡量簡潔好記。例如西北工業(yè)大學的校級活動“工大達人秀”，即借鑒了電視節(jié)目“中國達人秀”并加以創(chuàng)新，名稱方便記憶，同時也體現了活動的類型；“飛豹杯”航空知識競賽，則是通過把“飛豹”飛機的名稱加入活動，體現了學校的航空特色，吸引了大批學生參與，如今已走過十五個年頭。概念的建立，對于隨后的宣傳引導至關重要。

（2）初步策劃和細節(jié)完善。系統工程的方案階段，是工程完成可行性、時間周期、預期效果的全面權衡。在學生活動開展過程中，方案階段，就是活動的策劃階段。在該階段，組織領導者根據已有的概念，對活動細節(jié)進一步完善，并對各個環(huán)節(jié)做出規(guī)劃。完成基本構想后，領導者可組織核心成員通過討論集思廣益，并進行綜合優(yōu)化。這個階段接受任何創(chuàng)新的想法，但組織團隊要全面分析并有所取舍和突出。策劃者應將活動的預期時間、具體流程規(guī)則、所需設備、預算表等以文字的形式展現出來，以方便信息傳遞。例如，如果是比賽類活動，一定要將賽制完全明確化，使觀眾和參與者能夠理解而不產生歧義；完成一個活動策劃書，并在組織活動的學生干部內部流通，這不僅有利于讓組織者們了解活動本身，也有助于修改和完善方案，以及分工和預算的調整。

2 前期準備

（1）綜合現有資源，合理分工。方案階段的綜合整理之后，就是系統的優(yōu)化調整。對于組織領導者，要對活動的整體流程有所把握，針對各工作進行分工安排。分工可以結合各個部門的具體職能來完成，也可以根據宣傳、現場布置、觀眾組織等不同類型進行分配。例如，宣傳部負責制作展板、網絡宣傳，組織部負責分發(fā)宣傳彩頁，辦公室負責所需文具、材料等的購買。此階段可由組織團隊核心成員單獨負責各個環(huán)節(jié)，由領導者統一安排調度。領導者要合理規(guī)劃人員，掌握工作進度并及時調整。在分工方面要注意各個部門之間工作量的差異，比如如果讓組織部負責連續(xù)幾天的外場宣傳，明顯是不合理的；這時可以安排一些工作量較少部門（辦公室、宣傳部等）的部員協助完成工作。各環(huán)節(jié)內部分工可以由各工作團隊自行安排，但是要注意向核心負責人及時反映，以加快信息流通。

（2）聯系、宣傳、設備并行。聯系協調領導、場地，校內或網絡媒體宣傳，設備準備和調試，是活動前期的重要環(huán)節(jié)。此階段的三個工作必不可少又互相獨立，因此可在同一時間完成。聯系工作要準確迅速，以便組織方隨時調整；宣傳過程，要結合當前多種媒體進行，除了學校內部的宣傳活動（外場宣傳、學校電視臺播放）、網絡平臺（人人網、微信、微博）的利用，也可以在學校周邊拉一些贊助以獲得更多經費支持；很多活動的突發(fā)狀況都是因為設備的故障，因此，設備的購買和調試至關重要，關鍵設備，如音響、投影儀、電腦等，除了完全測試之外，還要結合特定需要，選擇合適功率、大小的設備；服裝、道具，是文藝類活動必備的物品，此時也要完成租借和購買。活動領導者要同此三方主要負責人及時溝通，以保證信息傳達快速有效，同時把握各部門工作進展。

3 中期活動開展

（1）現場分工，二度策劃。在系統工程總體方案的實施之前，系統方案要進行優(yōu)化。完成前期準備工作后，領導團隊要開始二次策劃工作，即針對活動現場的安排調度和權衡。活動開始前的設備安排、場地布置、現場突發(fā)狀況處理等，都要逐一落實，盡量安排到個人，使每位工作人員都有明確的任務和目標。此時的分工要以“越細越好”為主要理念，并且要讓每個人明確自己的工作內容。對于組織領導者，不僅要將分工情況統籌規(guī)劃，也要記下分工情況，以備現場進行人員調配。很多活動之所以組織混亂倉促，主要原因就是分工不夠細致，導致某些細節(jié)工作沒有分配到個人，結果發(fā)生問題。例如，活動即將開始時，忘記準備領導座簽和飲用水；道具沒有安排人去取；禮儀沒有準備服裝等。

（2）彩排模擬必不可少。系統工程的方案設計完成，如有條件實驗，則一定要進行。對于大型活動，在前期要進行幾次彩排，使工作人員熟悉現場的工作。在彩排過程中，要對活動場地布置、具體環(huán)節(jié)流程、和活動現場組織都進行一定的模擬，使各環(huán)節(jié)負責人員對活動現場工作準備充分。在此階段，要隨時對于突發(fā)狀況有所察覺并有所準備，活動組織者要制定一定的解決方案，來應對可能有的問題。例如準備備用麥克風、備用電腦、投影儀、題庫等，這些都應考慮完備。

（3）立足總體方案，實施現場活動。有了完備的方案設計，系統工程進入實施階段，在學生活動開展中就是活動當天的現場工作。無論是場地美化、設備就位還是攝像、禮儀安排，都要在活動開始之前的幾小時準備就緒。活動開始時可能涉及的觀眾的組織引導，包括維持現場的秩序，這些也需要專人負責。而在活動進行的過程中，領導者及核心成員也要嚴把各個環(huán)節(jié)，保證各流程的有序進行。進度管理的細則化和動態(tài)跟蹤控制，是領導者在活動進行中需要做好的。一旦有突發(fā)狀況，領導者要及時決策，在保證活動的完整性的前提下解決問題。例如，在進行文藝表演時，現場音響可能突然沒聲音；在進行知識競賽時，投影儀發(fā)生黑屏或題目已用完；在進行體育比賽時，計時用秒表突然斷電等。這些突發(fā)狀況的妥善處理，是學生工作團隊先進性的反映。

4 后期結束

（1）根據上述流程，完成活動總結。活動已經完成，但是在活動中的問題是作為組織領導者應該考慮的。首先，為了良好反映活動的效果，應當在網絡或廣播站、報社等校園媒體發(fā)表新聞，以介紹活動開展情況；對于活動的組織者而言，之前的過程中難免會暴露一些組織協調或者是信息傳遞上的問題，因此，進行書面的總結或者開總結大會是很必要的，這有利于未來完成每一次高質量的活動。例如，西北工業(yè)大學航空學院學生會，在完成每一個校級活動之后，都會從上至下進行一次總結，包括主席團、各個部門內部等，這就類似企業(yè)的反饋控制，為以后的工作積累了很多經驗。活動信息整理歸納、照片和文字資料的保留也必不可少，這會成為下次舉行同類活動的參考。

（2）學生干部團隊激勵。對于工作量較大的學生組織，往往在活動的集中期，會有很多活動同時進行。此階段的學生干部往往會身心疲憊。而每次活動結束后，領導者采取一定的激勵措施，會有助于后續(xù)的工作。具體措施如集體聚餐、出游，或者是組織干部績效評比并對優(yōu)秀者給予一定獎勵；對于表現不夠理想的個人或團隊，要做適度的批評和鼓勵。企業(yè)的管理中，激勵和反饋是重要的環(huán)節(jié)，而對于學生組織，適當的激勵措施也會對工作開展起到一定促進作用。

5 總結

高校校園文化活動開展的質量和效果，已逐漸成為各大院校之間競爭比較的重要指標。學生活動中滲透著學校的文化底蘊和學術氛圍，也促進了學生的綜合素質發(fā)展。因此，做好學生活動，是校園精神文明建設的重要環(huán)節(jié)。相信在科學、系統的流程和方法的指導下，學生活動會在未來的校園朝著更有序、更完善、更多樣的方向發(fā)展。

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作者簡介：寇家慶（1993—），男，陜西西安人，本科在讀，飛行器設計與工程專業(yè)。

閆珍妮（1992—），女，陜西西安人，本科在讀，人力資源管理專業(yè)。