社會保險業務檔案管理存在的問題與對策

牛春燕

山東省東明縣人力資源和社會保障局

社會保險業務檔案管理存在的問題與對策

牛春燕

山東省東明縣人力資源和社會保障局

隨著社會保險覆蓋面的逐步擴大,參保人數日趨增多,社會保險業務量和檔案數量也在與日俱增,社保機構所承擔的安全有序管理社保業務檔案的職責也日漸沉重。社會保險業務檔案管理工作事關構建和諧社會大局，是關注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環節。做好社會保險業務檔案管理工作，服務人民群眾，是推動檔案事業又好又快發展的有力保障。

社會保險；保險業務檔案；檔案管理工作

社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，如何做好社會保險檔案工作，已成為社保部門的一項重要任務。本文結合自己的實踐，就如何做好社保檔案工作談一些淺顯的見解。

一、加強社會保險檔案管理的必要性及重要意義

1.加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。

隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

2.加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。

一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

二、社會保險業務檔案管理存在的問題

（1）建立形成的業務檔案資料不齊、不健全。不齊表現在有些缺身份證、戶口卡復印件，補收（補繳）歷年繳費維護明細表、個體人員參保委托申報協議書、參保單位信息采集表等資料；不健全：一方面申報單位或個人報來的參保資料未填寫申報時間、姓名、單位名稱和蓋公章；另一方面審核單位在辦理各種參保業務時，建立形成的檔案資料沒有按要求一式幾份填寫留存，并且未填寫辦理、審核時間，無經辦人、負責人或領導的簽字，未加蓋審核章或公章；有些交來存檔的參保資料不是審核單位建立形成的原始紙質件，而是留存的業務資料復印件（并且未加蓋鮮章），如今后有爭議事件發生，這類養老保險業務檔案的真實性、有效性就要被大打折扣。

（2）社會養老保險業務存檔資料不規范。表現在書寫不規范，存檔材料不規范。一方面交來的業務存檔資料中姓名、身份證號與戶口卡、身份證復印件上的不一致，有寫錯、錄入打印錯的，有填寫不完整等；有的用紅色、圓珠筆填寫的，并且在業務存檔資料中劃減、修改處未加蓋審報單位、審核單位（或經辦人員）的校對章；另一方面留存建立形成的業務檔案資料被剪得長的長、方的方，小的手這么點大；有些存檔資料是用打印廢的表格、文件來復印、打印形成的業務存檔資料，并且在廢頁面不劃掉，使人容易誤解難利用。問題突出的是建立的參保業務檔案中，出現補收（補繳）歷年繳費明細表打印不現，把空白表格或部分打印清楚的業務資料上交檔案室存檔。這些不規范、不符合要求業務存檔資料不現、不清楚、不確定，今后就難準確利用檔案來核實繳費等情況，就沒有利用價值。

（3）業務存檔資料移交不規范。一方面把一些沒辦結完的業務資料和審核中有明顯錯誤不符合規定參保的資料交檔案室存檔；另一方面養老保險業務經辦部門移交業務存檔資料時，不按業務檔案建立形成的先后順序移交，跨年度或間隔著、倒著移交。這給業務檔案管理工作的保管存放、整理、編目、查找利用等工作帶來極大的困難和麻煩。

三、如何提高社會保險業務檔案管理的對策

（1）提高認識，把社會保險業務檔案管理擺在重要位置。隨著社會保險在保障民生、服務民生和構建和諧社會中的作用日益凸顯，加強社會保險業務檔案管理工作顯得更為重要。各級社會保險業務經辦機構，要提高認識，切實加強對社會保險業務檔案管理工作的領導，以對現實負責、對歷史負責、對參保群眾負責的高度責任感，切實把社會保險業務檔案管理工作，納入社會保險工作的重要議事日程，納入年度計劃，長遠規劃和目標管理責任制考核之中，使檔案管理工作與社會保險業務工作同步發展。主要領導要親自抓，分管領導要主動抓，上下業務經辦部門要配合抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局。

（2）加強管理，確保社會保險業務檔案積累到位。要從社會保險檔案的源頭抓起：一是抓好文件處理關。重點做好辦公室收發文件過程中積累的各種文件、函、請示、批復以及與企業簽訂的各種協議等資料收集工作。做到及時處理、及時歸檔案。二是抓業務經辦關。做好參保登記、繳費申報、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業退休人員社會化管理和稽核等具體業務經辦過程中形成的各種文件，做到一月一整理，一月一立卷。三是抓基金管理和統計報表關。重點是基金管理過程中形成的財務管理憑證和各科室具體負責的統計報表、統計分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及時整理、隨時立卷，按時歸檔。

綜上所述，我們要建立了比較完善的社保業務檔案管理制度與流程，還拓展業務檔案收集渠道，改善了業務檔案保管條件，豐富業務檔案門類和數量，確保業務檔案的完整和安全，基本實現業務檔案信息化管理。

[1]曹怡喆.對基層社保業務檔案管理工作的幾點思考[J].中國證券期貨，2013(3).

[2]孫艷梅.淺析如何做好社會保險業務檔案管理工作[J].辦公室業務，2013(6).