信息時代如何利用網絡提高辦公效率

楊帆

摘 要：在現代社會發展中，信息是十分寶貴的資源，人們越來越重視信息的獲取與利用，特別是現代網絡技術的發展，更是將信息利用到了極致。在信息時代，各行各業的發展都離不開網絡的支持，對辦公進行優化，利用好網絡提高辦公的效率是當下一項重要的工作。本文對信息時代如何利用網絡提高辦公效率進行了探討。

關鍵詞：信息時代；網絡；辦公效率

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

當今世界各個領域信息的競爭十分激烈，誰先獲取信息，及早利用信息，誰就掌握了主動權，就能夠走在時代發展的前列。隨著社會的發展，人們越來越重視對信息的獲取與利用，尤其是利用網絡進行辦公時對信息的利用。在信息時代，重視網絡在辦公中的應用，能夠適應網絡社會的發展，提高辦公效率，同時也能夠提升自身的信息素養，更好地獲得信息，利用好信息。

1 信息時代的特點

信息時代，對信息的處理更加方便，將原有的信息進行數字化處理，擴充了信息量，豐富了信息的內容，對信息進行深度處理，將各方面的聯系加以整合，將信息內容更全面地展示出來。網絡的利用擴大了人們的交際范圍，使得人們不受時間、空間、地域的限制，形成了人與計算機、人與網絡、人與人之間的良好溝通，方便了人們的交流，使人們的聯系更加密切，通過網絡傳遞各種信息。信息時代，信息的獲取更加容易、多樣化，獲取渠道增多，特別是網絡的發展，人們可以實現信息共享，從網絡上找到想要獲取的信息，并且這些有用的信息內容豐富、準確性高。

2 網絡對辦公的重要性

2.1 使經濟活動發生變化

由于網絡的快速發展，使得人們可以通過網絡進行經濟活動，向著全球化、一體化發展，網絡信息資源成為了社會生產力發展的關鍵因素，誰先利用好網絡，掌握好網絡上的主動權，誰就能夠在日益激烈的競爭中處于有利的位置。辦公人員一定要有這種意識，充分利用好網絡進行辦公，提高自身的能力。

2.2 使決策方式發生變化

領導有著很大的決策權，正確的決策有利于單位的正常發展，一旦出現決策失誤的情況，就有可能給單位帶來很大的損失，甚至讓單位帶來致命的危險。一個正確的決策，往往有著大量的有效信息，通過對這些信息進行分析、整合、處理，最后得出正確的結論，然后進行決策。然而，隨著社會的發展，現實情況十分復雜多變，只靠一點一點深入的分析是不夠的，要通過網絡來獲取大量的有效信息，辦公人員通過網絡將這些信息整合，能夠提高辦公效率，對正確決策有著重要作用。

2.3 使辦公觀念發生變化

信息時代，網絡的發展和計算機的應用，使辦公單一化向著多元化發展，充分利用網絡的優勢，進行現代化辦公，使人們的辦公觀念發生了很大的改變。在這種形勢下，辦公人員要拓展辦公內容，完善工作制度，樹立現代化辦公理念，充分利用好網絡進行辦公。

3 信息時代下利用網絡提高辦公效率的措施

3.1 普及辦公自動化

隨著計算機的普遍應用和網絡技術的發展，辦公人員辦公進入了現代化、自動化，這是社會發展、信息時代的必然趨勢。現代辦公人員大多或者全部都是利用計算機，以計算機為中心，利用先進的通信技術和辦公設備，快速、全面地收集、處理、加工、利用信息，為辦公的順利進行和決策服務，提高辦公的效率，促進單位的發展。現代辦公進入無紙化的辦公環境，利用通信網絡、應用軟件、計算機進行日常辦公活動。隨著網絡通信技術、數據庫技術的發展與成熟，辦公自動化發展進入新的階段，在日常辦公中發揮著重要的作用。通過數據庫的建立，對財務、人事、報表等文件進行科學合理的管理，并實現各個計算機之間的聯系，簡化辦公人員的流動，對重要信息及時處理，資源共享，提高了信息處理的效率。此外，辦公人員還要熟知并熟練運用網絡環境下各種商業和經濟的運作模式，例如網絡信息供應、電子商務、網絡傳媒等，這樣有利于辦公人員掌握更多有效的信息，拓寬知識層面，開闊眼界，提高辦公能力，更好、更快地完成工作任務。同時對于其它方面的知識也要進行了解，比如網絡商業、網絡金融等方面的知識，這樣有利于工作的順利進行。

3.2 提高辦公人員網絡信息處理能力

辦公人員要適應現代化發展的要求，不斷提高網絡信息處理能力，利用好單位內部建立的網絡，豐富網絡知識，及時獲取準確的、全面的信息。在獲取信息的過程中，對所收集到的信息進行準確的選擇，將信息按照一定的方式分類處理，篩選其中有用的信息，達到去偽存真、為我所用的目標；要正確理解信息內容的含義，確保所搜集到信息有價值。網絡的發展使辦公自動化得到進一步的發展，自動化有利于簡化辦公過程，提高辦公效率。辦公人員在現代化辦公中，要熟練地掌握辦公工具，例如電子郵件的收發、Word軟件的使用、即時通訊工具的使用等。

3.3 提高辦公人員的信息素養

現代辦公中，要注重對辦公人員信息素養的提高。應定期對辦公人員進行信息、網絡等方面的培訓，通過對辦公人員進行信息意識、觀念、知識、道德、能力的逐漸培養，全面提高辦公水平，在培訓的過程中，辦公人員要虛心學習，提高對信息的處理能力，并不斷地提升自身素質，隨著信息時代的發展，把握好時代發展的脈搏，在自我學習中不斷進取，提高辦公效率，更好地為單位服務，為單位的健康發展做出貢獻。

3.4 不斷進行創新

創新是前進的動力，時代在發展，網絡技術的更新速度十分快速，信息的傳播速度將會更快，傳播方式將會更多樣化，在這種情況下，辦公時要利用好現有的網絡技術，在實踐中不斷地進行總結，然后根據實際情況進行創新，這樣才會使辦公適應時代的需求，提高辦公效率，讓單位在激烈的競爭中處于有力的地位。

結語

隨著社會的發展，人們越來越重視對信息的獲取與利用，尤其是利用網絡進行辦公。網絡的發展十分迅速，我們要跟上網絡發展的步伐，將自動化辦公推廣普及。信息時代背景下，利用好網絡技術，將網絡的優勢在辦公中充分發揮出來，提高辦公人員自身的信息素養以及對信息處理的能力，普及辦公自動化，使辦公向著智能化、現代化、信息化發展，有利于提高辦公人員的工作能力，提高辦公效率。

參考文獻

[1]羅劍光.基于計算機網絡互聯提高辦公效率[J].信息系統工程，2013（07）：19.

[2]劉曉晨.淺析網絡技術與辦公自動化[J].黑龍江科技信息，2013（19）：137.

[3]張瑞堂.如何通過網絡互聯提高辦公效率[J].科技信息，2011（16）：250.endprint