檔案工作規范化管理之管見

姜秋梅

摘 要：在檔案工作管理過程中，作者體會到只有做到領導、制度和人員三方面齊抓共管，努力發揮各自應有的作用，才能切實做到規范化管理檔案。其中領導重視是保證檔案工作規范化管理的最關鍵因素，行政管理制度是檔案工作規范化管理的先導，才能切實做到規范化管理檔案，人員管理是檔案管理工作規范化的保證。上下形成合力，整齊劃一，真正實現檔案管理規范化，推動檔案事業的健康發展。

關鍵詞：檔案管理 規范化 檔案事業

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）03（a）-0190-01

在檔案工作管理過程中，作者體會到只有做到領導、制度和人員三方面齊抓共管，努力發揮各自應有的作用，才能切實做到規范化管理檔案，有效推動檔案事業的健康發展。

1 領導重視檔案管理工作

領導重視是保證檔案工作規范化管理的最關鍵因素。管理者必須與領導及時溝通，使其認識到檔案在單位發展和經濟社會發展中的重要作用，使其參與到檔案工作之中，將檔案管理列入年度工作規劃并提出切合實際的工作目標，推進檔案管理規范化工作的順利開展。單位一把手或主管領導應做到：

一是通過積極參加檔案管理部門舉辦的各種形式的宣傳活動和會議，或通過檔案從業者與其交流或宣傳，使其進一步了解檔案工作，進一步提高檔案意識，加強投入，促進檔案規范化管理。

二是結合單位實際，參照相關法律法規，制定切合實際的檔案管理規章制度、年度工作目標和中長期發展規劃，并督促高質量完成，按實際完成情況給予獎懲。

三是督促相關科室按規定將相關檔案材料及時送交檔案室，檔案管理者與相關科室通力配合，保證順利完成檔案規范化管理。

2 建立健全規章制度

沒有規矩不成方圓。只有建立健全檔案工作規章制度，才能保證檔案工作規范化管理的有效實施。相關部門要按照領導要求，遵照相關法律法規，制定和完善關于檔案的收集、整理、保管、利用以及崗位職責、保障等一系列規章制度，使檔案工作有章可循，有法可依。

2.1 行政管理制度

行政管理制度是保證檔案工作規范化管理的先導。首先，檔案管理工作要有明確的分管領導和具體制度體現。在單位目標考核管理中要明確檔案管理內容，提出具體目標、考核內容和獎罰標準，與評先選優、職稱晉升等掛鉤，并予以貫徹實施。要根據單位實際，在設備齊全、經費充足的條件下開展檔案管理，并形成中長期發展規劃。

2.2 業務管理制度

業務管理制度是保證檔案工作規范化的前提，目的在于按一定標準規范檔案管理的各項工作環節。如為使檔案分類組卷處于最佳水平，應制定案卷質量標準制度；為保證進館（室）檔案資料質量，應制定接收檔案標準制度；為保證規范統一各項管理工作，應制定檔案鑒定、整理、標引、著錄、檢索和利用等標準制度；為保證科學化、現代化管理檔案，應制定電子檔案管理制度。

為使規章制度得以貫徹落實，必須組織相關人員對檔案管理者和檔案提供者講解有關制度制定的依據和過程，使其切實領會制度內涵，并進行具體的業務指導。同時，管理者在開展工作時，要及時發現制度的局限性和不合理性，及時與領導溝通，提出合理化建議，依據相關國家法規不斷完善規章制度，實現檔案的社會化功能，較好地完成檔案管理工作。

2.3 文件資料形成環節質量控制制度

相關文件資料經過加工處理后形成檔案。所以，為提高檔案工作管理質量，使其設計、開發和服務全過程符合既定的質量管理要求，必須控制文件材料形成過程各個環節的質量，以便加工處理成為高質量的檔案。可見，抓文件資料形成的各個具體環節，可以滿足檔案標準化和規范化的要求。

實踐表明，假設檔案管理過程出現問題，相對文件資料形成過程出現的問題是比較容易解決，而后者有時是難以補救的，難以解決。由于檔案是由文件資料加工而成的，如果文件材料失去原始憑證和依據作用，可想而知加工而成的檔案是沒有任何保存和利用價值的，只能浪費資源。所以，建立和完善環節質量控制制度，切實加強流程質量管理，才能保證歸檔文件的有效性，才能提高文件資料的利用價值，不斷提高規范化管理檔案工作水平。

3 加強工作人員管理

只有加強檔案工作人員管理，才能積極推進檔案管理工作規范化，提高管理質量。因為任何工作的開展都離不開人的因素，只有在工作人員掌握了相應專業知識以及靈活運用相關科技手段和先進的科學管理方法后，在正確領導和制度保證下，才能盡可能地發揮工作人員的能動性，高質量地完成檔案管理工作。

3.1 有較高的政治素質和職業道德

檔案是對歷史和社會發展的真實原始記錄。檔案管理工作的性質和特點決定了檔案工作人員必須遵守國家法律法規，維護歷史和社會發展的真實面貌，意志堅定，嚴守秘密，樹立正確的價值觀，不為利益所動。要樹立高尚的職業道德，具有埋頭苦干、無私奉獻的高尚品德，具有強烈的檔案事業心，嚴謹審慎的工作作風。

3.2 不斷提高業務能力和水平

檔案工作人員的知識結構和能力要緊跟時代步伐，堅持與時俱進的原則，積極參加教育培訓，主動參加繼續教育，根據自己的實際情況提高自己的學歷水平，不斷學習和掌握先進的前瞻性專業知識、管理知識和科技知識，在實踐中不斷摸索，與同行進行溝通交流，不斷提高自己的專業技能和管理技能，不斷提高自己的綜合素質和能力，高標準、高質量地完成檔案規范化管理任務，為社會提供優質服務。

3.3 監督、指導、檢查文件材料形成過程

如前所述，相關文件資料經過加工處理后形成檔案。檔案工作人員要按照《中華人民共和國檔案法》及其配套法規賦予的權力，定期不定期監督、指導、檢查文件治療形成各個過程，對檔案形成的前期工作進行質量控制。質量控制的要點是要保證文件資料齊全完整、規范標準，只有這樣才能保證案卷質量，有利于檔案后期的整理、加工和利用，保證檔案信息的準確性和可靠性。但是，多數單位文字資料的形成和檔案管理工作是各自為政的，其實這是相互關聯的兩項工作，不可分割。所以，文件資料的形成過程應該有檔案工作人員的參與。檔案工作人員要主動參與單位的各項行政和業務活動，了解和掌握工作內涵，指導相關人員書寫有利于檔案編輯加工的文件資料，保證符合規范標準，及時上交；積極主動收集積累單位內部科室的文件資料，保證歸檔文件材料齊全完整有效，否則不利于檔案的后期加工，不予接收立卷歸檔。

綜上所述，領導、制度、人員是影響檔案工作規范化管理的重要因素，三者之間相互聯系，相互依賴，相互作用，缺一不可，是一個辯證統一體。其中領導重視是保證檔案工作規范化管理的最關鍵因素，行政管理制度是檔案工作規范化管理的先導，才能切實做到規范化管理檔案，人員管理是檔案管理工作規范化的保證。可見只有領導的積極參與和重視檔案工作，才會建立健全規章制度使檔案管理工作有章可循，人員管理才會到位，使順利完成檔案管理任務。endprint