現代企業制度下的檔案管理模式探索——以南鋼為例

張 羽

（南京鋼鐵股份有限公司檔案科，江蘇南京，210035）

隨著現代企業管理制度的推行，傳統企業檔案管理模式具有速度慢、不便捷、不易保管、維護費用高等缺點，已不能滿足現代企業發展的需要。企業檔案如何適應企業體制的新變化，如何適應時代發展要求，建立健全科學合理的管理模式，需要學習、摸索、實踐和改進。本文通過南鋼的檔案變化，探討企業檔案工作在現代企業制度下的變革。

一、南鋼檔案的基本概況

南鋼于1958年成立，檔案資料分文書檔案和科技檔案，科技檔案由南鋼研究所分管，會計檔案由財務處管理，文書檔案由公司秘書科管理，沒有集中管理，也沒有統一的管理機構。1987年以來國家相繼頒布了《中華人民共和國檔案法》《國營企業檔案管理暫行規定》等法律法規，要求加強對檔案工作的統一領導和集中管理，1988年5月南鋼設置檔案科，才開始有統一的管理職能機構。

2003年南鋼由國有企業改制成民營企業，檔案科由成立初期的22人逐步減少到現在的6 人，各二級單位專業技術人員兼職資料員35人。現檔案資料總量約5.65 萬卷，改制后檔案資料占70%，檔案室庫房建筑面積1479m2，是公司文書檔案、會計檔案、產品檔案、科研檔案、基建檔案、設備（儀器）檔案、招標檔案、合同檔案、照片檔案、榮譽實物檔案等各門類檔案的保管利用中心。

南鋼的檔案管理模式實行集中體制下的分級管理，由檔案科統一領導，對二級單位進行監督、指導，形成統一規范標準。

二、南鋼檔案工作過去面臨的困境

1.檔案管理工作重視不夠

南鋼改制前，企業以效益為前提，高度重視生產、質量、安全、環保、企業的技改和基建，檔案工作得不到重視，加上長期以來檔案工作主要為收集整理資料、接待查閱，對于檔案資源的價值挖掘不夠。特別是一線單位檔案室設施簡陋、環境惡劣、安全無保障，造成了檔案資料的遺失。

2.員工的檔案觀念落后

企業中的大部分員工，包括有些中、高層管理人員對檔案的認識仍停留在傳統的“重保存輕服務”、“重歷史輕現實”、“重紙質輕電子”的層面上。沒有充分認識到檔案是企業的重要信息資源，具有相當重要的利用價值。

3.傳統的檔案管理不適應檔案信息化的需求

過去的檔案管理以實體檔案管理為主，無法適應南鋼改制后數字化檔案信息管理的需要。

三、為促進檔案管理工作的提升采取的措施

1.提高認識，加大投入

南鋼2003年改制后，公司副總經理負責檔案工作，對全公司的檔案進行全面整合，派從事檔案管理工作的人員分批在市檔案局學習，取得上崗證。并且兩年組織一次全公司的檔案檢查，督促指導檔案工作健康有序的前進。

在管理制度上，認真學習《南京市檔案條例》及兄弟單位的規章制度，對本企業的相關文件進行梳理完善，先后修改了《南京鋼鐵聯合公司檔案管理制度》《閱覽制度》《保密制度》《查借閱制度》《科技檔案制度》《財會檔案制度》《文書檔案制度》《招標檔案制度》《榮譽實物檔案制度》《合同檔案制度》《照片檔案制度》等，由于有完整的制度，按章辦事，工作成效得到顯著提高。

在硬件配備上，南鋼領導先后給檔案科配備了曬圖機、工程圖紙打印機、大型掃描設備等。2011年又投入500萬元對檔案科進行升級改造，同時二級單位各自投入資金完成檔案室密集架的更新，淘汰原來的老式柜子和設備，特別是中板廠和中厚板卷廠對檔案室進行了規范化新建，使案檔管理條件得到提升，工作環境得到大幅度改善。

2.加強對檔案管理工作的宣傳及培訓

由于公司對檔案工作的重視，每年下撥費用分批次組織人員外出學習。先后參觀考察了上海、青島、大連等地示范性的檔案先進單位，學習人員回來針對南鋼現狀提出整改意見，并對企業兼職檔案人員進行宣講。我們堅持走學習、培訓、提高的道路，專門邀請市檔案局專家，有針對性地對建設檔案進行培訓，檔案科人員也多次到項目施工現場指導。

四、南鋼檔案管理的模式

近三年來，南鋼已在集團范圍內完成了優化配置檔案資源，為公司提供全方位檔案利用服務。信息的數字化已使檔案科成為全公司完整的信息管理中心。

1.檔案實體管理模式

企業管理要求精細化，檔案管理也不例外。2012年公司對檔案制度進行全面梳理，形成一圖一表一制度的模式，對于重復存檔的資源進行清理，在全公司范圍內只保管一套紙質檔案，紙質檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作全部由檔案科組織完成，使實體檔案高度集中。

（1）積極深化竣工資料移交歸檔的精細化管理。過去，施工單位移交竣工圖紙均裸露捆扎，圖紙被折斷，污跡斑斑，嚴重影響到日后利用。現在，采用了移交圖紙時必須裝盒的辦法，已完全實現了竣工圖紙從折疊到歸檔的科學化、規范化。

（2）堅持強化歸檔資料的嚴格管理。近幾年來公司工程建設項目逐一竣工，特別是對重大工程竣工項目的竣工資料和竣工圖紙的歸檔管理尤顯重要。為保證歸檔資料的規范性，檔案科經常到竣工現場進行歸檔培訓和指導。

2.檔案信息管理模式

為了實現全公司檔案信息化，公司正加快完善各類數據庫建設，通過在檔案科與各科室之間搭建一個統一的網絡信息平臺，實現電子文件的形成、收集、整理、歸檔，網上查詢審批、借閱、統計等檔案信息管理的全面自動化。

3.檔案服務模式

檔案統一管理以后，提供檔案信息的利用服務就顯得特別重要。我們根據具體情況靈活采取以下形式來滿足利用者的需求：（1）網上提供檔案查詢；（2）建立檔案網上主頁；（3）開展檔案信息咨詢服務；（4）開展專題講座指導基層工作；（5）查圖曬圖一體化服務；（6）加強檔案編研。

南鋼檔案管理工作一直堅持用國內外先進的思想和理念去思考和指導工作實踐，在人手不足、工程量大的情況下，檔案管理人員付出了更多的努力。一分辛勞，一分收獲，現在公司二級單位檔案室已全部達到省“三星級”要求，檔案工作在推動公司健康持續發展中發揮了積極作用。