淺談房屋租賃檔案的管理和利用

戴小玲

（南京市房地產市場管理處，江蘇南京，210029）

在市場經濟條件下，房屋租賃作為一種房地產投資經營方式，越來越受到人們的重視。房屋租賃的形式靈活多樣，其對房地產市場所起的調劑與補缺作用已經顯示出特有的活力。房屋租賃檔案工作是房地產管理的重要基礎工作，它對及時掌握房屋租賃市場信息，做好房地產市場宏觀調控有著積極作用。

一、建立和完善房屋租賃檔案是房地產市場發展的需要

在租賃管理工作中所產生的檔案資料有租賃合同和房屋登記備案兩種基本管理文件，據統計資料表明：隨著租賃市場的日益擴大，特別是強化全市租賃管理工作以后，租賃檔案也在逐年大量增加。（見表）

根據租賃管理的相關規定，房產租賃應登記備案，即在出租屋管理過程中，以“一證一檔”為整理原則，出租屋租賃合同一經登記備案，就立即建檔，為確保出租屋檔案的完整、準確、有效利用，以后產生的變更、修改、補充材料隨時歸檔，實行動態管理。實施房屋租賃登記備案制度，能夠維護租賃雙方的合法權益，提高當事人的法律意識和納稅意識，杜絕利用租賃房屋從事違法行為，減少房屋租賃行為中的糾紛和矛盾，提高防范意識，減少房屋不安全因素，增加政府財政收入，防止國家稅收流失。

因此，建立完整的租賃檔案資料信息庫，是做好房屋租賃檔案管理和利用的前提，同時加強完善房屋租賃登記備案制度，則是建立健全租賃檔案管理體系的基礎。

二、加強房屋租賃檔案管理的有益探索

《南京市城市房屋租賃管理辦法》頒布并實施的這十年來，房產管理部門多措并舉，積極推動房屋租賃登記備案制度，切實加強房屋租賃檔案管理。

1.加大宣傳力度，逐步增強房屋租賃登記備案意識。長期以來，由于法律宣傳及管理環節薄弱，許多當事人根本不知道房屋出租還要辦理出租“準入證”、對辦理租賃登記備案的好處更是無從知曉。對此，房管部門需通過大力宣傳，讓群眾逐漸了解、接受并主動配合房屋租賃管理。

2.提高從業人員素質，處理好“管理”與“服務”的關系。管理是手段，服務是目的。規范房屋租賃管理制度，目的在于為當事人創造規范、便捷、易行的房屋租賃備案環境，不斷提升房管部門的服務水平。

3.加強部門協調，實行綜合管理。對房屋租賃登記備案工作，協調相關部門相互配合，強化協作。如聯同工商部門、公安等部門依法行政。

4.改進管理方式，發揮其他組織力量。目前在城市管理中正逐步興起的群眾自治組織，如社委會、業主委會等，具有穩固的社會基礎和很強的社會協調管理能力。房屋租賃登記管理部門正逐步加強與這些組織的聯系與協作。

南京市2011-2013年房屋租賃管理檔案統計表

房屋租賃登記備案能規范和培育房屋租賃市場，創造一個健康、規范的市場環境，讓房屋租賃業主能有合理的投資回報，使房屋租賃成為城鎮居民和社會機構新的投資途徑，這樣有利于帶動房地產二、三級市場和相關產業的發展。因此，租賃行政管理和租賃服務相結合，將房屋租賃登記備案工作逐步納入規范化管理，有利于為全市租賃市場的長效管理打下堅實基礎。

三、充分發揮房屋租賃檔案的價值作用

1.為職能部門進行房地產市場宏觀調控提供決策依據。房屋租賃管理是房地產市場管理的重要組成部分，房產租賃檔案信息不僅僅是稅務部門征收稅收的依據，也是房地產市場管理人員從多角度對房屋租賃合同相關數據進行分析、整理的依據。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使房地產市場保持需求基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。如，以市場租金價格為依據，制定并公布階段性指導租金；作為申報納稅的依據，在所簽訂的房產管理部門印制的統一格式的房屋租賃合同中得到體現，合理引導市場發展。

2.為解決民事糾紛提供有效依據。我們常說：“空口無憑，立字為據”、“口為空，字為宗”。房屋租賃檔案備案登記的過程，實際是包含著對房屋租賃雙方租賃行為的審查。一是審查合同的主體是否合格，即出租人和承租人是否具備相應的條件;二是審查租賃的客體是否是法律、法規允許出租的房屋;三是審查租賃的合同是否齊全、完備，是否確定了租賃的期限，租賃的修繕責任等;四是審查租賃行為是否符合國家及房屋所在地人民政府規定的租賃政策。因此，房屋租賃檔案具有其它任何材料不可替代的憑證作用，具有很強的法律效力。

3.在維護社會穩定、構建和諧社會中發揮重要作用。房屋租賃檔案是支撐城市管理的重要信息資源之一。詳盡完備的房屋租賃檔案作為租賃管理的組成部分是城市管理的一項基礎性工作，也是加強城市管理的有效著力點。根據有關部門對部分城市社會治安狀況的調查分析，近年來發生于城市的刑事犯罪案件70%以上與“出租房屋”有關。流動犯罪人員利用出租屋進行違法犯罪活動，作案時間短，逃離現場快，很少留下破案線索。周圍的鄰居對這些居住在出租屋里的流動人員的具體情況了解甚少，這為有些外來人員實施犯罪提供了便利條件，也為公安機關的偵破工作帶來了難度。目前，南京市常住人口約有800 多萬，其中280 萬人是租房居住的流動人口。由于商貿服務業較集中，老城區玄武區、秦淮區、鼓樓區流動人口相對較多。為了保障外來租房人口的財產人身安全，玄武區住建局決定加強出租房管理，將租房檔案信息登記權限下放至街道，成立專門的租房管理部門，由專人負責出租房管理。在3個月時間內進行了一次地毯式的摸查，調查無證出租、不登記出租和擅自改變功能出租的違規租賃情況，掌握了全區內公、私房的租賃情況，豐富了租賃檔案的內容，力爭做到出租房有底，套套登記在冊。另外，對各住宅區內的大型商場、連鎖店的租賃情況也進行了調查，消滅了這些原來的租賃管理盲點。并按照國家建設部、公安部有關流動人口治安及房屋租賃備案登記的規定，建立了初具規模的檔、冊、表、卡與實地狀況一致的資料體系及與公安部門治安證、暫住證相印證的信息共享平臺。

4.提高了房屋租賃行政管理效能。房屋管理部門負責房屋租賃合同登記備案管理，在辦理房屋轉讓、抵押登記環節，根據檔案查證房屋租賃內容，保護承租人和抵押權人的合法權益；公安部門負責掌握房屋承租人變動情況，督促出租人簽訂《出租房屋治安責任保證書》，并開展經常性的出租房屋治安檢查，消除治安隱患，及時查處和依法打擊出租房屋中的違法犯罪活動；工商行政管理部門對以租賃房屋作為經營場所的，在辦理工商營業執照時，應查驗房屋租賃登記備案證明；地稅部門負責房屋租賃稅收征管工作，在稅務登記、發票代開、稅款征收、稅務檢查等工作中，要查驗房屋租賃檔案加載情況。雖然他們各自有不同的管理職責，但其管理的對象卻不外乎是房屋和房屋租賃的雙方當事人，正是因為管理對象的同一性，更使得房屋租賃檔案管理顯得格外重要。這樣由各部門協調管理的機制，將現有涉及租賃的相關行政管理，如房管、公安、計生、工商、稅務等，都納入到一個框架內，實現管理上的信息共享、資源共享，大大提高了房屋租賃管理效率，降低了政府行為管理成本。