建立婚姻檔案服務體系的設想與探索

范康健 劉春華

（丹陽市檔案局，江蘇丹陽，212300）

20 06年1月，民政部、國家檔案局以令的方式聯合發布了《婚姻登記檔案管理辦法》，這一管理辦法的出臺，規范了婚姻登記檔案從收集、整理、歸檔、保管、利用到與國家基層綜合檔案館移交各個環節的工作，使婚姻檔案這一直接關系到千家萬戶的民生檔案具有了剛性的、可操作的法律依據。由于婚姻檔案的利用直接涉及當事人的合法權益，且由于檔案資源整合這一難解的命題使得婚姻檔案的利用還存在著諸多有待解決的問題，縣級國家綜合檔案館能否管理好這些重要的民生檔案，進而能否由此在檔案資源整合上有所改變，本文在這些方面做了一些探索。

一、婚姻檔案工作中存在的問題

1950年5月1日，《中華人民共和國婚姻法》——新中國頒布的第一部法律正式施行。新中國的婚姻檔案也由此產生。但由于檔案工作長期以來主要以政府機關為服務對象，婚姻檔案這一重要的民生檔案并未引起社會足夠的關注，以至今天我們已經很難見到50年代初的婚姻檔案。

在《中華人民共和國檔案法》出臺前，由于婚姻檔案的管理缺乏可操作的規范，且社會檔案意識的模糊，因而從50年代至80年代的婚姻檔案都不同程度地存在一些問題，具體表現在：

1.婚姻檔案產生環節中的問題

重文書檔案、輕專門檔案、忽視民生檔案，是我國檔案工作在20世紀中長期存在的問題，表現在婚姻登記檔案產生環節的問題則主要為：（1）婚姻登記程序不規范。在20 世紀80年代前產生的婚姻登記檔案中普遍存在著使用不規范漢字、同音字、錯別字甚至是生造字的現象，這種不規范的方式產生的原始檔案，使得我們花了大量財力、物力保存下來的婚姻檔案的法律證據力大打折扣。（2）婚姻登記材料收集不齊全。缺乏規范的登記程序，自然產生了收集材料存在主觀隨意性，該歸檔的材料沒有歸檔，不需要歸檔的材料有時卻出現在婚姻登記檔案中，同一個登記機關因為具體工作人員的變動導致歸檔材料的不一致。

2.婚姻檔案管理中存在的問題

由于婚姻登記檔案附件材料在產生時就存在不齊全的現象，也使得婚姻檔案在整理歸檔時存在了隨意性，婚姻登記材料或未完整歸檔，或整理時又將一些附件當作無用的材料隨手棄之，造成了今天利用中的困惑。

婚姻檔案未按專門檔案加以規范，被誤作文書檔案歸類，因而大量的婚姻檔案沉睡在文書檔案中。以丹陽市檔案館為例，1995年，丹陽市檔案館在晉升省二級館時發現了這一問題，又不得不投入大量人力、物力，整理和調整相應的全宗，解決婚姻檔案管理上存在的問題。

3.婚姻檔案利用中的問題

婚姻檔案利用中的問題集中表現在證據力不足和婚姻檔案信息資源分裂兩個方面。

所謂證據力不足，是指那些由于歷史原因而存在問題的婚姻檔案。這些檔案或因使用了同音字、不規范字、錯別字等原因造成了婚姻當事人主體難以確認，或因婚姻檔案附件缺失造成婚姻檔案信息量不足，不能為使用者或使用機關提供足夠的信息而仍然留下疑問。

所謂婚姻檔案信息資源分裂，源于在目前的管理體制下檔案信息資源無法整合而產生。在我國現行的法律體系下，人們既可以在雙方自愿的基礎上通過民政部門的婚姻登記機關確立自己的婚姻關系，也可以通過人民法院經過法定程序重新確認自己的婚姻關系。由于法院受理的民事訴訟案件檔案既不需要向國家綜合檔案館移交，也沒有義務向國家綜合檔案館提供信息，因而無論是法院或婚姻登記機關或檔案館都無法單獨確認某個特定人的婚姻狀況。

相信這樣的案例在各地都不少見：一對看似恩愛的夫妻悄悄在法院辦理了離婚，離婚后夫妻依然共同生活，此后其中一方向親朋好友舉債，債務纏身的一方不久又玩起了人間蒸發，等到債主如夢初醒，多方查證后才知道他們早已不是法律意義上的夫妻，其中的另一方根本沒有償還債務的義務！雖然這已經有了詐騙的嫌疑，但如果債務的金額還不足以單獨構成刑事案件，那債權方要討回自己的合法權益又談何容易！

二、信息共享——整合婚姻檔案資源的探索

婚姻登記程序的規范化解決了婚姻登記檔案中存在的諸多的問題，《婚姻登記檔案管理辦法》為婚姻登記檔案管理提供了剛性依據。但是，更好地利用民生檔案服務于社會仍是我們需要不斷探索的課題。

2005年丹陽市實施了婚姻由婚姻登記機關集中登記，為了妥善管理這些婚姻登記檔案，丹陽市民政局和丹陽市檔案館商定：婚姻檔案當年完成歸檔后，次年即向丹陽市檔案館移交。丹陽市檔案館在將移交后的婚姻檔案做數字化掃描后，向婚姻登記機關反饋全部數據，實現檔案館和婚姻登記機關基本同步，信息共享。

檔案館與婚姻登記機關信息共享，使得婚姻登記機關掌握了更多的信息，工作更為便捷。及時移交婚姻檔案，讓婚姻檔案及早置于專業的檔案管理之下，也使得婚姻登記機關能夠更著力于婚姻登記工作的規范化建設。對于檔案館而言，信息共享帶來的是檔案信息資源的及時更新和檔案資源的不斷豐富，是人民群眾對檔案工作的認可和肯定。自2005年來，丹陽市婚姻檔案查檔量不斷上升，目前丹陽市檔案館每年婚姻檔案的查檔接待都在2000人次以上，婚姻檔案的利用收到了良好的社會效益。

三、推動公共服務體系建設

雖然我們和婚姻登記機關在雙方共同努力下實施了檔案信息共享。但這僅是一種小范圍的工作合作，從利用服務民生看，還遠遠不能滿足社會的需求。能否在這一信息共享的模式下，逐步總結經驗，繼而建立一個涵蓋全區域的公共服務體系，仍然需要我們不斷地探索。從目前檔案館和婚姻登記機關的信息共享成果看，要建立這樣的公共服務體系還有待于以下幾個方面的提高。

1.消除系統之間的兼容性障礙。婚姻登記機關在工作中使用的是全省聯機的登記系統，這一系統和檔案管理軟件系統無法互換數據，因而婚姻登記機關還必須同時使用檔案管理系統來查詢已進館的婚姻檔案，而檔案館則必須每年錄入新增婚姻登記檔案信息，這給雙方都造成了不便和重復勞動。

2.建立有效、直接的聯系渠道。婚姻登記信息涉及個人隱私，涉及當事人合法權益，婚姻檔案信息的傳遞應確保安全可靠。利用什么渠道更為合理可靠？需要信息利用各方共同探索。

3.確立有效的協作機制。婚姻檔案主要產生于婚姻登記機關和人民法院，保管于婚姻登記機關、人民法院、國家綜合檔案館，而婚姻檔案信息的利用則除了婚姻關系當事人以外還主要集中于法院、婚姻登記機關、公安、金融、計劃生育、社會保險等部門，只有在婚姻登記檔案的產生、管理和利用者之間確立一個有效的協作機制才能避免這個公共服務體系成為空中樓閣。

任何美好的事物總不可能一蹴而就、憑空誕生，只有循序漸進、水到渠成才符合事物發展的本來規律。實現婚姻登記機關和檔案館之間的信息共享，繼而帶動婚姻檔案管理的規范化是我們探索的第一步，在此基礎上逐步探討婚姻檔案信息與人民法院實現共享的可能性和現實性才是關系到能否成功建立婚姻檔案公共服務體系的關鍵一步。在婚姻檔案公共服務體系建設中逐步積累經驗，最終通過架構一個包括身份認證、安全通訊的公共服務平臺，將這一體系匯入到數字檔案館中，這才是我們應當為之長期努力的方向。