利用成熟軟件技術快速構建輕量級知識管理系統

◎北京強度環境研究所 常江 劉斌 許衛華

知識信息深刻影響著企業未來的發展，企業如何有效進行信息化改革，實施知識管理，最大限度地提高知識資源的質量，是企業需要迫切解決的課題。

北京強度環境研究所是一家以試驗技術為核心的單位，在工作過程中產生的大量試驗文檔描述了試驗過程、記錄了試驗數據、分析了試驗現象。這些文檔可以通過業務或檔案系統有效地進行管理，而試驗過程中產生的工程經驗和操作準則需要采用有效的知識管理系統進行積累。因此，構建一套成熟穩定、簡便易用、便于維護的輕量級知識管理系統已迫在眉睫。

筆者結合研究所的知識管理需求及特點，提出了利用成熟的軟件技術快速構建輕量級知識管理系統的方法和實踐途徑。

一、知識管理業務需求

當前，研究所存在多個信息管理系統且都針對知識管理進行了精心設計，但由于技術發展的限制，這些系統很難完全滿足研究所在知識管理方面的業務需求。

一是部門級使用的要求。研究所的業務活動以部門或專業層面為單位開展，所有人員都在一個部門或專業層面內進行密切協同，相應的知識與經驗也在這個范圍內進行共享。所級層面積極推動知識的積累，但并不直接使用這些知識。因此，系統的層級要簡單，應能夠快速實現知識的擴散和共享。

二是利益保護的要求。由于部門間專業相近，人員來往比較密切，且工作內容存在重疊，具有競爭關系，導致相互溝通時會有一定保留。同時，研究所在很多行業為行業的領導者，商業秘密的保護關系重大。因此，系統需要考慮對單位利益的保護，不方便使用公用的知識管理系統。

三是簡單、易用性的要求。

由于研究所屬于專業所，研究范圍狹窄，在工程實踐中產生的點滴經驗較多，不足以構成完整的知識體系和架構。因此，系統要求簡潔、易用、操作快捷。

四是不追求精細化的要求。

研究所作為一個基層單位，日常知識積累追求的是快速、靈活，而不是嚴謹。因此，系統經常有需要更改和調整的地方，必須快速滿足內容變更的要求。

軍隊有教育，隨時隨地，連說帶唱，不受時空條件的限制，可以時時刻刻對照自己的言行省察調整，不斷提高自律能力和綜合素養；企業有教育，但需要一定的時空條件，如場所準備、設施布置、人員聚合，宣講匆匆，過眼云煙，效果難料[1]。

二、構建過程

1.思路

通過對研究所知識管理需求的分析，筆者認為，研究所的知識管理系統只需要一個能夠滿足知識管理基本要素且便于操作和管理的輕量級系統平臺，就可以實現對知識的快速、簡潔管理和使用。因此，研究所采用SharePoint平臺，利用其內置的強大功能和擴展性，組合Word在Web頁面顯示、文檔版本控制、Word批注管理、標簽云技術、列表管理和文檔庫管理技術，從而實現知識的梳理錄入、地圖檢索、維護變更、用戶反饋等活動。

2.各要素實現過程

一是梳理錄入。梳理錄入分為知識編寫、知識審核和知識發布3個步驟。

微軟已經在Web網頁上實現了Off i ce系統的全部功能，可以實現和Word完全一樣的文檔插入、圖文混排以及自動擁有全文的檢索和在線編輯能力。SharePoint也內置了標準的流程引擎，可輕松實現知識的審批。

借助微軟強大的IT技術，知識的編寫可在Web網頁上進行。用戶可以快速創建知識項，利用模板約束填寫條目，通過簡單的錄入、粘貼、上傳等方式填充知識內容，并可進行內容的編輯、修改和批注。利用SharePoint內置的流程引擎能夠將知識內容提交給校對和審核人員進行批準。

審核人員在收到編寫人的知識文檔或條目后，可以在線修改，也可在有歧義的地方進行批注，并提交相關人員進行修改。在知識進行修訂后可直接進行發布，利用微軟產品權限體系讓有權限的人員分享知識文檔和條目。

二是知識地圖。微軟在Web網頁上實現了文檔標簽功能，可對文檔定義多種標簽，用標簽表達被描述項目的各種屬性。同時，微軟也支持標簽的重組，可用標簽組成多個維度的標簽樹，并構建多級目錄體系，再利用標簽云技術將每一項知識用多種標簽描述，從而將整個標簽體系構成一個知識地圖。

三是內容檢索。利用微軟內置檢索引擎與Word文檔的無縫鏈接使用戶可通過關鍵字進行全文檢索。同時，標簽類似于傳統的關鍵字，也可用做常規檢索項實現高效快速檢索。

五是用戶反饋。利用Web技術中的列表、批注、討論版等功能插件能夠實現用戶對知識條目和文檔的評論與意見。

六是統計分析。微軟擁有豐富的列表管理經驗，列表可以自由追加定制屬性項，通過使用自定義的屬性項可以記錄用戶的各種操作，從而得到用戶的操作列表，歸納出用戶的未讀知識、我的關注、我的請求、我的糾錯、我的知識、待審批知識、待處理請求、待處理糾錯等統計信息。

三、系統功能及經驗

1.系統功能

從2012年開始，研究所利用微軟的成熟技術搭建了基于SharePoint平臺的輕量級知識管理系統，其功能模塊包括知識搜集、梳理錄入、事件與工作流管理、服務協同、用戶權限管理、知識列表庫和文檔庫管理、文檔版本管理、績效分析、篩選搜索等主要部分。

知識管理系統搭建完成后，研究所的知識狀態流轉如圖1所示。

Microsoft Office Sharepoint Server（MOSS）的組織架構設計和用戶管理完全集成于研究所現有的Microsoft Active Directory域環境中，研究所各部門負責人、員工以及按行政部門或按需求組建的工作組是知識管理組織架構中的直接人員，他們基于用戶登錄認證并結合微軟安全機制實現了對MOSS或用戶組及單個用戶知識條目的授權管理。

微軟有一套成熟完善的應用體系架構能夠作為協同辦公門戶和知識管理等應用的完整構架。基于MOSS開發的知識管理結構化示意圖如圖2所示。

圖1 知識管理系統中知識流轉示意圖

圖2 基于MOSS開發的知識管理結構化示意圖

2.建設經驗

通過近一年的調研和實踐，北京強度環境研究所已經搭建起一套輕量級的知識管理系統并投入使用，研究所在實踐中取得以下幾點建設經驗。一是堅持以業務分析為核心，才可以搭建出符合用戶實際需求的應用系統；二是抓住應用需求的核心特點，才可以搭建出更實用、更受歡迎的系統；三是在自身開發力量不足的情況下，盡量采用市場上主流廠商的成熟技術，才可以降低開發難度，提高系統易用性，以達到良好的使用效果。