“無紙化辦公”不止是“無紙”
——香格里拉酒店新舉措令客房預訂環保又高效

“無紙化辦公”不止是“無紙”
——香格里拉酒店新舉措令客房預訂環保又高效

作為亞太地區最大的豪華酒店集團，香格里拉酒店集團是世界公認的最佳酒店管理公司之一。2010年，香格里拉酒店集團就設定了到2015年將集團的能源消耗降低20%的環保目標。為了實現這一目標，香格里拉的每一家酒店都采取了相應的減排舉措，如將室內外照明改為LED光源、采用中水回收和再利用系統、采用環保產品等。而對于核心業務部門——客房預訂部來說，減少用紙量成為最主要的環保目標。

真正無紙化辦公工作效率提升

最早實施“無紙化辦公”的上海浦東香格里拉酒店的客房預訂部，由于采用了富士施樂量身定制的“無紙化訂房”解決方案，實現了客房預訂、審批、確認、回復、查找等全流程的無紙化。目前，香格里拉酒店集團在大中華區的26家及海外的24家香格里拉酒店采用了無紙化訂房系統，并逐步在所有香格里拉酒店推廣實施。此外，未來新開業的香格里拉酒店也將全面采用“無紙化訂房”解決方案。

據富士施樂初步統計，香格里拉酒店在采用該解決方案后，由于從原有的手工預訂操作轉變為電子化流轉業務流程，每個訂單處理時間由原來的36分鐘降低至5分鐘，工作效率提升了84%，而單據的錯誤率則從10%降低至4%，傳真訂單的丟失率更減少了97%。此外，在紙張使用量方面，酒店預訂部門從原來每天大量的往來傳真及打印用紙到現在的零用紙，預計每年可節省紙張50%。

優化工作流程客戶滿意度提高

對于大部分酒店的客房預訂部來說，除了要耗費大量紙張外，還要面對處理紙質訂單的繁瑣處理和流轉環節。首先，從訂單來源看，傳真、郵件和網絡是目前客房預訂的三大渠道。酒店除需要在多個平臺上處理訂單外，還需要將所有訂單打印發往不同部門并回傳給客戶確認；其次，是在訂單需要修改時，還需要手工處理；第三，是在訂單的查詢和審計等環節中，工作人員要用便簽條做標注以幫助查找，但這卻會影響工作效率。此外，在財務審計等環節，需要將大批積累的紙質訂單確認件送到財務和審計部門。

與所有大型酒店一樣，香格里拉酒店訂房部收到的客房訂單來源多樣化。而將不同格式和存儲形式的訂單信息統一在一個平臺上進行處理，這是富士施樂“無紙化訂房”系統解決的又一問題。這個平臺就是由富士施樂的彩色數碼多功能機和其獨有的且可定制化的Docuworks文件管理軟件組成。

Docuworks文件管理系統可將紙質文件和電子文件無縫結合，并像操作日常紙質文件一樣可進行標注、合并或增減頁以及電子簽章等。采用“無紙化訂房”解決方案后，香格里拉的各類訂房訂單以及通過數碼多功能機接受的傳真訂單在該平臺上被轉換成統一的Docuworks格式。工作人員可根據各自職責在該平臺的共享文件夾將訂單直接拖至各自電腦，并對訂單按緊急程度、到店時間等進行預訂處理、審批、確認等工作。處理完的訂單則通過數碼多功能機發送電子傳真回復給客戶，同時在系統里存檔，供財務、前臺等部門調用。基于文檔服務器上的訂單數據，預訂部門可以查詢并實時回復查詢請求，輕松處理客戶訂單；前廳部則可以隨時查詢檢索辦理入住客人的訂單信息；而財務部在審計時則可直接從系統里檢索、查詢或對歷史訂單進行標識。這不僅使得酒店三大核心部門通過“無紙化訂房”系統實現真正無紙化辦公，更可改善工作流程、高效工作，并成功實現了預訂部、前廳部以及財務部的業務連通，形成了一體化的電子工作平臺。

通過香格里拉酒店項目不難看出，“無紙化辦公”遠不止在日常辦公環境中無需紙張那么簡單。富士施樂的酒店無紙化訂房方案不僅解決了“有紙、無紙”的問題，更徹底改變了酒店傳統的訂房流程，讓以往全手工的操作變為可統一管理的自動化業務流程，這一解決方案在幫助酒店行業降低紙張用量、實現環保目標的同時，更大幅提高工作效率、降低出錯率、方便內部信息共享及管理，也勢必會讓客戶滿意度的提升。

富士施樂“無紙化訂房系統”的實施不僅助力香格里拉集團加速實現環保目標，也令香格里拉集團成為酒店訂房業務自動化流程的先行者，為酒店行業用戶提供了可以資借鑒的經驗。

(郝玥)