探究物資企業合同履行情況的常態化管理

黑龍江省大慶油田物資公司采油設備分公司 周敏

合同管理包括合同簽訂、合同履行、合同承付等環節。在以往的工作中，合同管理的重心偏向于合同簽訂，因為無論從選商、選型，還是到定價、訂立合同條款，都是非常重要的，但實現對一份合同有效的、全面的管理，僅僅如此，是遠遠不夠的。合同簽訂僅僅是一個開始，如何有效地履行合同，跟蹤合同的履行狀態，使企業的利益得到最大化，就需要實現對合同履行情況的常態化管理。

1 合同履行情況的常態化管理理念的提出及其必要性

絕大多數的物資企業，特別是一些國有企業，都存在這樣的情況，合同簽訂前投入大量精力，合同簽訂后就完事大吉，而合同是否履行，履行情況如何，對于歷年未完結的合同尚有多少未完成，是否需要繼續履行這一類的情況在管理上相對欠缺，對于企業合同的履行狀態也不夠明確。而這種狀態對于物資企業而言，不僅導致了大量資金、人力的浪費，對企業的持續發展，也起到了阻礙作用。

合同履行情況的常態化管理，即對于已簽訂的合同在其履行過程中，給予有效的跟蹤監督，定期(通常為一個月)了解合同的履行進度，并根據進度情況隨時制定相關的管理措施。

合同履行情況的常態化管理這一理念的提出，有助于物資企業在最短的時間內以最高效的方式完成合同的履行，其最終目的是為企業縮短業務周期、加快資金回轉、提高經濟效益。

2 實現合同履行情況的常態化管理的策略

2.1 根據合同的完成情況進行合同狀態分類

對合同進行歸類可以更加清晰而直觀地劃歸合同，可對后續的工作起到關鍵性的作用。

根據合同的完成情況可將合同分為四種狀態:履行完畢合同，繼續履行合同，不再履行、需做解除的合同，不再履行、質保金未付的合同。

(1)履行完畢合同，即該合同物資在履行期限內全部驗收完畢。此類合同可在后續的工作中逐步實現對于供應商的承付。通過對履行完畢合同的統計可了解企業合同執行完成率。

(2)繼續履行合同，即該合同部分履行，尚有部分物資未到貨驗收。通過與供應商、用料單位溝通，確定此合同仍繼續履行，此類合同是實現合同履行情況的常態化管理的重要考查部分。在定期的清查過程中，予以關注，針對具體原因采取相應措施，從而加快合同的履行速度。

(3)不再履行的合同，根據質保金是否承付，可分為以下兩類:不再履行、需做解除的合同，不再履行、質保金未付的合同。從系統中提取相關合同的質保金信息，如質保金是否承付、何時承付等相關數據，進一步細化合同狀態是否需要做解除。質保金未到期的合同，在后期的清理過程中對質保金承付情況予以關注。質保金已承付完畢、需要解除的合同，聯系供應商作相關的解除事宜。

2.2 實現合同履行情況的數據表單化

2.2.1 建立歷年合同履行情況總表、明細表

按照合同狀態不同，將合同按不同年度分別建立履行情況總表、明細表。具體內容如表1所示:

表1

通過數據表的方式，可以對企業合同履行情況進行量化分析。以2013年數據為例，該企業2013年共簽訂合同1591份，截止統計日期，履行完畢合同1283份，占合同總比例的80.64%，繼續履行合同157份，占總合同比例的9.87%，不再履行、需做解除的合同33份，占總合同比例21.02%，不再履行、質保金未付合同118份，占總合同比例7.42%。

在合同履行情況明細表中，可以看到1591份合同的履行情況具體可了解的內容，如表2所示:

表2

在具體落實情況中，填寫調查得來的有關該合同的履行信息。如經過調查表明，繼續履行的合同，尚有幾項物資未履行，預計何時可完成，對于不繼續履行的合同，也會標明無法履行的具體原因。下面根據對不履行合同的調查，可將其原因歸類為以下幾方面:

(1)計劃上報與實際需要不符，導致合同無法繼續履行；(2)用料單位資金不夠、超預算，導致合同無法繼續履行；(3)計劃報完后，實際生產中不再需要此項物資，導致合同無法繼續履行。

2.2.2 建立用料單位、供應商的合同執行率排名表

根據用料單位、供應商的合同簽訂情況，統計其合同履行的履行比率，并進行排名，針對排名情況定期對用料單位及供應商進行監督，對于排名靠后的供應商在季度、年度考核中予以考量，合同履行力度不高的供應商可視情況減少其業務量，或做降級處理。以此為依據，督促供應商積極參與到合同的履行過程中，從而加快合同履行速度。具體內容如表3所示:

表3

2.2.3 建立合同交貨期內供應商供貨情況排名表

交貨期內供貨情況排名表是統計在截止交貨期內，供應商簽訂合同的交貨情況，以供應商在交貨期內所應交貨的金額與簽訂的合同總額進行比較，測定其交貨比率，見表4。

表4

事實上，在物資企業中，交貨期內供貨情況并不好，根據以上排名表，可以通過調查得到供應商無法在交貨期內供貨的原因主要有以下幾方面:

(1)由于用料單位庫存有限，無法存放大量物資，因此，只有在需要用料的時候，才要求供應商送貨，否則不予接收；(2)供應商已經按期供貨，但用料單位遲遲不做驗收，導致很多上半年交貨的，要等到下半年才能驗收；(3)用料單位對收到的物資需要報檢，待報檢合格后方可驗收，因此拖延了系統中上傳驗收的時間；(4)用料單位對收到的物資使用一段時間后，確保質量不存在問題，才予以驗收。

由此可以看出，由于種種原因導致供應商與用料單位雙方對于按期交貨的履行都不嚴格，除了實際客觀因素外，也與雙方在思想上對合同的法律性、嚴肅性意識不足有關。考察供應商能否按交貨期供貨，一方面是加大合同嚴肅性的要求；另一方面，也可考察該供應商的供貨能力，為評定供應商以及企業選拔更為優秀的供應商做數據參考。

3 結語

合同履行情況的常態化管理是一項長期的工作，對物資企業的合同管理工作在以下幾方面進行改善:(1)通過對供應商進行排名，激發供應商積極性，加快結算進度；(2)定期對用料單位發布結算情況，加強了溝通，形成良好互動；(3)提煉有效數據進行分析，為企業領導提供決策參考；(4)縮短業務周期、加快資金周轉速度、提高企業經濟效益。

實現合同履行情況的常態化管理完善了物資企業的合同管理工作，使用料單位、供應商積極配合合同的履行，實現了物資企業與用料單位、供應商三方面在合同管理上的一致性，使合同管理工作實現了閉環。

[1]魏杰,王波.企業文化創新的成功之路[J].管理世界,2001(2).