淺談新時期檔案現代化管理提升途徑

藺森

地名工作是個系統工程，地名檔案是國家檔案的重要組成部分，也是最大的資料庫和信息中心。地名檔案是在實際工作中形成的、具有保存價值的，按照一定的制度和方式歸納、集中、保管起來的各種和地名有關的信息資料，它真實地記錄了地名工作的整個過程。改革開放以來，地名檔案管理無論在設施上、設備上、人員上都發生巨大的變化，現代化高科技的管理和多媒體網絡化的使用是大勢所趨，也是經濟建設高速發展的必然結果。地名檔案管理是高素質人才和先進的設備、手段完美結合的具體體現，它在相當程度上提高了地名檔案的管理效率、使用價值、運行速率，滿足了社會政治生活、經濟建設、文化發展對于地名檔案信息的需求。

一、地名檔案工作的一般特性

1.固有的專門性

地名檔案因屬性的特殊，它不是由常見式公文、信函、文本等格式材料構成，資料來源大部分出自地名普查、歷史積累、實際更新的結果。其存在形式多是文字、圖片和照片，形成地名的記錄鏈條，最大特點是內容單一，只此一家，絕無旁類。所以，在專門性之中，地名檔案的專業性非常明顯，特點非常鮮明。同時，專門性的另一特點就是專指性，根據地名的歷史變遷和環境演變為個體地名建檔，是獨立的、延續的，不可割裂和混淆，只能是這一個，而不是其他。

2.獨特的區域歷史性

地名材料的獲取離不開歷史形成的區域，材料的搜集、整理、追溯也只能在地名所指的、特定的空間里進行，這就是地名的區域性。隨著時間的推移，地名也會因社會的發展、經濟的進步、客觀環境的變化不斷地發生變動，有時新地名代替老地名的現象會頻繁出現。所以，地名檔案的內容就要隨著其變動而更新。這樣，既可以保持地名歷史的過去存在時，又可以客觀地反映現實存在的現狀，這就形成了地名檔案其歷史連續性的特征。

3.廣泛的社會性

地名檔案之所以重要，因為它集中反映了社會存在的方位和語言，這就是社會性的屬性。地名本身具有相當豐富的信息量，記錄了最原始的社會風貌和后來的變遷，如果沒有地名檔案的系統管理，社會便會產生方位和稱謂的混亂，給社會生活帶來困擾。由此看來，其廣泛的社會性可見一斑。

二、地名檔案管理現代化的實現途徑

1.地名檔案的收集和建檔要與程序建設為前提，緊密結合地名調查工作

這就要求工作人員在收集過程中，要隨地名的變化最大限度地擴展地名所屬的外延范圍以及實物種類，注意原始物品和史料的搜集，注重細節，避免因小失大。同時，盡量保持所有文件和資料的詳實和豐富，避免在某一時期出現斷裂，連續不斷地充實和豐富館藏文件和信息資料。

在歸檔工作中，要注意原始資料的積累、鑒別和管理。一是盡可能多的收集與地名相關的素材，量的積累會加厚選擇基礎，避免遺漏和錯誤；二是鑒別，在所有材料中，只有通過嚴謹的分析鑒別才能分出重要的、客觀的、有聯系的幾類，予以確定，根據需要進行取舍，確定保管期限，保證館藏資料的完整和質量；三是管理，這是地名工作的重要環節，也是最終成效的檢驗。要嚴格按照地名檔案歸檔制度執行和操作，既要做到齊全、完整、豐富，又要全而不濫，多而不雜；四是對珍貴的、具有相當價值的、帶有文物性質文字、圖片、照片、實物要重點保護和使用。

地名檔案的整理也是不可或缺的方面，在鑒定工作完成后，要按照相關的原則和制度對檔案進行整理，達到分類合理、編目清晰、排列規范、使用便捷的目的，起到為社會服務，為經濟建設服務的作用。

2.以完善硬件為重點，促進管理技術條件的現代化

檔案管理日新月異，傳統的地名檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，必須不斷推進檔案管理現代化進程，才能跟上飛速發展的形勢。檔案室設備在不斷地更新換代，密集架、防磁柜、微機、復印機、錄像機、掃描儀等屢見不鮮，數字化、網絡化、全覆蓋緊鑼密鼓漸成趨勢。轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理。電子計算機技術已把地名檔案的登記、檢索、使用自動化了，而利用互聯網通信技術快速實現地名檔案信息的傳遞和交流，使地名這一資源的開發利用走上了快車道，從時間上贏得了效率，從空間上縮短了距離。現代化光學技術的運用，使地名檔案脫離原始的形態實現微縮化，釋放了部分的人力資源，節省了大量的存放空間。

3.以隊伍建設為保障，促進地名檔案工作者素質現代化

現代化設備的大量運用在一定程度上降低了管理人員的工作強度，同時，檔案信息量的不斷增加和存放方式的改變也對管理人員的素質要求更高了。檔案現代化管理需要先進的技術和設備，說到底還是看管理團隊的科學技術水平，主要還是人的問題。

其一、檔案工作者要具備先進的管理理念，掌握現代化管理手段，熟練地完成檔案信息的編制和整理，使之更適合網絡的傳輸和使用，更好地為政府和社會服務。

其二、檔案工作者在保證檔案資料完整無缺，保管規范，使用順暢的前提下，要掌握地名工作的全過程。在編制和研究的過程中，從收集的源頭著手，用睿智的眼光去發現有潛在價值的資料，通過分析、研討、加工來挖掘檔案的深層次信息，開發和提升檔案的利用價值，滿足越來越多地對于地名資源的需求，為社會各界服務。

其三、新形勢下，對于檔案工作者要求是多方面、全方位的，不但具有傳統的檔案管理經驗、良好的服務技能和熟練的操作技術，而且還需較好的文化修養、文字書寫等專業知識。同時對于其綜合分析能力、概括組織信息能力也有相當的要求。檔案工作者還要熟悉民政領域的法律文件和民政專業知識，才能保證工作的順利進行。所以，檔案工作者不僅僅是保管員，而是文理兼備的全才。

（作者單位：河北省地名區劃檔案資料館）endprint