淺析城鄉居民社會養老保險檔案管理工作

路慶玲

城鄉居民社會養老保險檔案是指在辦理城鄉居民參保業務過程中直接形成的具有法律效力和保存利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況，是國家檔案資源的重要組成部分。如何做好城鄉居民社會養老保險檔案工作，已成為城鄉居民社會養老保險經辦部門的一項重要任務。

一、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的意義

1、事關城鄉居民社會養老保險制度改革進程。雖然我們河北省城鄉居民養老保險制度已經提前并軌，但隨著全國統一并軌制度的推行，城鄉居民社會養老保險制度又增添了新的內容和新的要求。我們城鄉居民社會養老保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對60歲以上老人的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的城鄉居民社會養老保險檔案管理，我們整個居民社會養老保險部門的工作就會陷入困境，就會影響到下一步城鄉居民社會養老保險制度改革的進程。

2、事關城鄉居民的切身利益。一個參保人從辦理參保手續到離退休享受社會養老保險待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費、劃撥個人帳戶、計算利息等。當新老農保制度進行銜接及居民與職工養老保險進行流動時，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出等手續，這些詳細資料的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。城鄉居民社會養老保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

3、事關經辦部門的工作質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。

二、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的特點

1.涉及面廣。從數量上看，作為世界人口大國，我國有2/3的人口分布在農村，加上城鎮居民，我國城鄉居民社會養老保險涉及的對象群體之龐大，是其它保險所無法比擬的。從內容上看，城鄉居民社會養老保險檔案涉及符合參保條件居民的參保登記、保險費收繳、基金劃撥、個人賬戶管理、待遇支付、基金管理、保險關系轉移接續等諸多工作環節。而由此產生的城鄉居民養老保險業務檔案資料必定是構成復雜，數量巨大，涉及到方方面面的群體，涉及到方方面面的內容。

2、變動性大。城鄉居民社會養老保險的服務對象為農村居民和城鎮居民，他們一般沒有固定的單位，工作變動較大，戶籍流動性強（特別是女性群體因結婚遷移戶口）。特別是近幾年大批農村勞動力向城市轉移，很多農民進城務工，常年離家在外，且工作單位又經常處于變化之中。城鄉居民的這種工作及戶籍的流動性使其養老保險的建立和繳納問題也始終處于變化之中，因此居民養老保險檔案從建立到利用也就經常處在變動之中。

3、政策性強。我國城鄉居民社會養老保險的基本原則是：保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續，自愿參保，自由選擇參保檔次和繳費水平。與之對應的城鄉居民社會養老保險檔案必須適應、尊重不同參保群體的多樣性、差異性和流動性。其參保人基本信息、參保時限、繳費水平、待遇水平、待遇發放等內容，與每個參保人的切身利益息息有關，與黨的惠民政策落實密不可分。

三、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理意識薄弱。個別基層領導對檔案工作沒有給予足夠重視，認為檔案管理不能給單位帶來效益，對居民保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況，在各地普遍存在。有些鄉鎮社區沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存，防火、防盜、防潮等安全防范措施缺失，存在比較嚴重的安全隱患。同時部分經辦業務人員也存在概念不清，認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，沒有時間去整理那些數量巨大、工作環節繁瑣的城鄉居民社會養老保險檔案。

2、檔案管理工作人員的素質偏低。基層城鄉居民社會養老保險的檔案管理人員有相當一部分是兼職，即使專職的檔案管理人員，大多數也是從其它專業改行的。他們沒有經過系統的專業知識培訓，缺乏檔案管理的專業知識和現代檔案管理技能，檔案管理手段和方式落后，檔案工作質量不能得到保證。

3、缺乏專業的管理標準和規范。城鄉居民社會養老保險檔案由于剛剛起步，且因管理的對象不同與其它社會保險檔案，所以管理上缺乏統一標準，造成各地管理辦法不統一，管理的規范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序，亟需建立標準化、規范化的管理制度和管理程序。

4、手段落后，管理水平偏低。近年來，隨著城鄉居民社會養老保險的全面啟動和業務量的逐步加大，有的經辦機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟件、硬件、人員沒有實現有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業人才，因而未能發揮出應有的效能。大部分城鄉居民社會養老保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展。

四、加強城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的建議

1、廣泛宣傳，強化管理意識。利用各種宣傳手段和宣傳渠道，提高每一位公民特別是領導干部的社會保障意識，加大對城鄉居民社會養老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對這項工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題，為建設和完善城鄉居民社會養老保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織經辦工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

2、健全制度，規范管理程序。依據《檔案法》和新出臺的《社會保險法》等法規政策，制定城鄉居民社會養老保險檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔。

3、加大投入，提升管理水平。各級特別是鄉鎮一級城鄉居民社會養老保險部門應克服資金緊張的困難，購置先進的微機設備，裝備檔案室。要盡力做到統一標準，以便計算機聯網及共享社會保險檔案數據。同時應著力進行檔案管理的軟件開發工作，由上級城鄉居民社會養老保險部門統一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實現對檔案資料的快速查詢統計。

（作者單位：海興縣城鄉居民社會養老保險管理中心）endprint