檔案信息化條件下檔案利用工作探究

呂長生

2002年11月25日國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，作為全面推進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)性文件。經(jīng)過幾年努力，檔案信息化工作得到長足發(fā)展。隨著檔案信息化建設(shè)的水平迅速提高，檔案利用工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。如何在信息化條件下，最大限度地做好檔案的利用工作，是我們檔案人當(dāng)前的一項主要任務(wù)。

一、檔案信息化和檔案利用工作

檔案信息化，是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)。檔案信息化是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以檔案信息資源為處理核心，對檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。

在信息化條件下，檔案的利用工作既要保證合法利用信息的充分共享，又要防止信息的非法利用，造成國家資源的流失和泄密。檔案信息的分級分類利用是實現(xiàn)信息資源共享的重要前提。檔案信息資源分級分類是通過具體界定信息公開與保密的的范疇，對檔案信息資源進(jìn)行總體規(guī)劃，界定內(nèi)部信息、保密信息、公益信息、增值信息等資源的范疇，再根據(jù)信息的不同性質(zhì)制訂不同的公開級別，在保證信息安全的情況下加強信息的公開，提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，讓公眾更好地利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息資源的作用與效益。

二、檔案信息化條件下開展檔案利用工作的不利因素

1.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入不足

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)條件，是檔案信息資源儲存、管理、開發(fā)利用和信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。當(dāng)前檔案部門辦公條件都得到了一定的改善，都配有計算機、打印機、掃描儀、去濕機等基本設(shè)備。但相對于信息化高速發(fā)展的趨勢和要求，這些檔案基礎(chǔ)設(shè)施的配置相對落后。特別是網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)設(shè)施比較落后，有的單位使用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件還是單機版，檔案信息資源不能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳遞和共享，影響檔案利用，需要加大網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)等基礎(chǔ)設(shè)施投入。

2.檔案信息化進(jìn)程有待加快

檔案信息化工作已開展多年，大部分單位都基本實現(xiàn)了檔案信息化。但在進(jìn)行檔案管理時，并沒有實行信息化管理，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化。由于檔案的信息化程度不高，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

3.檔案工作人員素質(zhì)不高

目前大部分檔案館室檔案工作人員配備不足，而且還是以兼職人員為主，專業(yè)檔案人員很少，有些比較小的檔案室甚至一個專職檔案人員都沒有。這些人員由于身兼數(shù)職，不可能花費太多的精力在檔案工作上。這些都影響了檔案正常的收集、整理工作和檔案信息資源的開發(fā)利用研究，限制了檔案利用工作的開展。隨著檔案信息化的發(fā)展，對檔案工作人員素質(zhì)有較高的要求，他們不僅要有檔案專業(yè)知識，也應(yīng)具備英語、信息技術(shù)等方面專業(yè)知識。檔案工作人員素質(zhì)不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.檔案利用工作觀念陳舊、意識薄弱

檔案利用工作觀念陳舊、意識薄弱，主要表現(xiàn)在一方面社會上檔案本身的認(rèn)識不強，另一方面是檔案工作人員檔案開發(fā)利用意識薄弱。現(xiàn)在中央和各地方政府已開始意識到檔案利用的重要性，逐步加大對檔案的投入，檔案事業(yè)取得了一定的發(fā)展。但是整個社會對檔案利用的意識普遍不高。廣大民眾對檔案工作不感興趣，認(rèn)為檔案是檔案部門的事與己無關(guān)，有些人甚至不知道檔案究竟是什么東西，更不要說利用檔案，造成檔案與外界隔絕。檔案工作人員由于陳舊的檔案觀念，僅僅是把自己定位為檔案保管員的角色，缺少檔案開發(fā)利用的意識和能力。即使有少量的檔案利用，也是被動提供利用，嚴(yán)重阻礙了檔案利用工作的開展。

5.檔案信息資源服務(wù)利用不均等

檔案信息資源服務(wù)利用不均等包括檔案信息資源配置不均等和檔案信息的獲取利用不均等。檔案信息資源公平配置是檔案信息公平獲取利用的基礎(chǔ)和前提，沒有檔案信息資源的公平配置，檔案信息的公平獲取利用就是空中樓閣。另外，一些特權(quán)、等級思想和不良工作作風(fēng)存在，檔案信息利用時在服務(wù)理念、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式等不能做到“一視同仁”。這些都嚴(yán)重影響了檔案信息公平獲取利用的環(huán)境，制約了檔案利用工作的開展。

三、檔案信息化條件下加強檔案利用工作的途徑

1.加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識

首先，強化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。一方面，檔案部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，特別是檔案利用方面的成績，并適時宣傳檔案工作的重要性和必要性，使主管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作并不是一無是處，在實際工作中有不可替代的作用。另一方面，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。這樣，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作是單位工作不可缺少的一部分，不可替代，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。

其次，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的觀念。要加強檔案工作人員的檔案意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，使檔案工作人員認(rèn)識到檔案工作的最終目的是利用。檔案工作人員要改變過去一貫的工作作風(fēng)，檔案工作不僅僅是保管檔案，要加強檔案開發(fā)利用意識。只有做好檔案利用工作，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案工作才能體現(xiàn)其內(nèi)在價值，獲得社會的認(rèn)可，檔案工作人員才能贏得社會的尊重。

第三，增強全社會的檔案意識。檔案部門要打破常規(guī)，充分利用檔案信息開發(fā)的優(yōu)勢，通過各種有效的傳播手段，擴大社會影響。通過廣播、電視、報紙等傳媒宣傳檔案工作的重要性，對一些成功利用檔案解決疑難問題的事例廣為介紹，讓更多人了解檔案，認(rèn)識到檔案的價值。經(jīng)常與社會其他部門聯(lián)合開發(fā)相關(guān)檔案信息資源的開發(fā)利用，自覺擴大檔案部門與社會的接觸面，在活動中有意識宣傳檔案及檔案工作。比如，舉辦專門的檔案展覽等等。比較大的檔案館還可以建立著名歷史人物及其重大事件等相關(guān)的陳列館（室），申請作為愛國主義、國情教育等精神文明建設(shè)活動場所，不斷擴大社會影響，增強全社會的檔案意識。endprint

2.建立健全檔案利用制度

首先，建立檔案信息利用的權(quán)限分類管理制度。根據(jù)檔案信息資源的公開和保密性質(zhì)不同、利用對象的不同，對檔案信息資源進(jìn)行分類，建立檔案信息資源利用權(quán)限目錄系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源管理、共享和服務(wù)等，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用。其次，建立檔案信息利用目錄更新制度。檔案信息資源利用編制的目錄，要及時更新，明確更新周期，建立利用內(nèi)容與范圍審查、利用目錄發(fā)布審核程序、利用目錄編制的崗位責(zé)任等，建立相關(guān)制度，確保檔案利用目錄的質(zhì)量和檔案利用工作的及時、有效。第三，建立檔案利用工作責(zé)任考核制度。檔案信息化條件下，檔案工作肩負(fù)了更多的社會責(zé)任，提高檔案工作人員的檔案開發(fā)與服務(wù)利用意識，建立檔案查閱利用的考核、評價體系，量化、細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，重點是公眾利用滿意度和工作效率、檔案信息查閱的準(zhǔn)確性、及時性、有效性，以及檔案工作人員的服務(wù)態(tài)度和質(zhì)量。并把考核結(jié)果與工資福利掛鉤，提高檔案工作人員的工作效能。

3.擴大現(xiàn)有業(yè)務(wù)范疇，豐富館藏，加快檔案信息化建設(shè)

檔案部門要盡可能豐富館藏，加強檔案接收與征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源體系，為檔案利用工作提供豐富優(yōu)質(zhì)的信息源。

檔案的信息化，不僅僅是檔案資源信息化，也是實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)管理自動化。所以，要加快檔案的信息化建設(shè)，實現(xiàn)完全意義上的數(shù)字化檔案。可以隨時進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔，并自動生成檔案目錄；隨時進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總，打印各種報表；檔案利用時，及時形成利用記錄，使檔案工作人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，進(jìn)行檔案信息開發(fā)利用研究，以便提供更好地服務(wù)利用水平。

4.建立高素質(zhì)的檔案人才隊伍

信息化條件下檔案工作對檔案人才的要求是復(fù)合型的、多方位的，除以檔案專業(yè)知識為主體外，法律、英語、計算機網(wǎng)絡(luò)、信息、文秘寫作等知識技能也必不可少。首先，引進(jìn)高層次檔案人才。檔案部門要加大資金投入，提供優(yōu)惠政策和待遇，引進(jìn)部分高層次檔案人才，作為檔案專業(yè)學(xué)術(shù)帶頭人。其次，把有培養(yǎng)潛力的檔案專業(yè)人員送到高等院校接收相關(guān)專業(yè)教育，使他們獲得各種必需的專業(yè)知識，改善知識結(jié)構(gòu)。第三，加強繼續(xù)教育，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，更好地做好檔案服務(wù)利用工作。

5.加強各級檔案部門的互聯(lián)互通，促進(jìn)檔案信息資源共享

首先，在現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，借助單位局域網(wǎng)、辦公系統(tǒng)，與本單位人事、科研和業(yè)務(wù)等相關(guān)部門聯(lián)通，便于接收各部門形成的電子檔案，也便于各部門及職工個人查閱、利用檔案。其次，在主管部門的主導(dǎo)下，聯(lián)合本系統(tǒng)各單位構(gòu)建本系統(tǒng)檔案信息集成系統(tǒng)。在符合檔案保密制度和保證檔案信息安全的前提下，使本系統(tǒng)檔案信息互聯(lián)互通，形成一個相互融合的、功能強大的的信息系統(tǒng)，促進(jìn)本系統(tǒng)檔案信息的整合，提高檔案信息資源開發(fā)利用的水平。第三，利用互聯(lián)網(wǎng)，在本地區(qū)檔案主管部門的主導(dǎo)下，與文史、檔案、圖書情報等部門合作，打造一個完整的利用服務(wù)體系，構(gòu)建統(tǒng)一的利用信息目錄，彌補各自信息資料的單一、不足，實現(xiàn)資源整合，共同開發(fā)利用。

四、檔案信息化條件下開展檔案利用工作必須注意的幾個問題

1.要處理好檔案信息公開和保密的關(guān)系

為了保護(hù)公眾的合法的信息知情權(quán)及利用檔案的權(quán)益，應(yīng)及時公開和提供已到解密時間的檔案信息，方便公眾及時知情和利用。但是，由于檔案信息資源具有保密的特點，決定了檔案信息資源的利用必須以不危害國家的安全，集體與個人的利益為前提，是有限范圍內(nèi)的開放利用。檔案信息受到保密規(guī)定的制約，不能對所有檔案信息內(nèi)容進(jìn)行及時、全面的開放利用，是在一定范圍、一定程度上、一定時期內(nèi)的相對開放利用，而不是絕對開放利用。所以，在進(jìn)行檔案開發(fā)利用工作時，要處理好檔案信息公開和保密的關(guān)系，把握好檔案信息公開與保密的分寸，找到公開與保密之間的平衡點。根據(jù)檔案開發(fā)和保密的原則，做到保密是有選擇的保密，公開是最大程度上的公開，最大限度提供檔案信息，做好利用服務(wù)工作。

2.要加強檔案信息安全管理

檔案信息的安全包括檔案信息的存儲安全和檔案信息利用安全。要加強檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取切實有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。比如，利用身份認(rèn)證和密鑰管理，加強計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息設(shè)備加裝有效的防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)與一切外部網(wǎng)實行物理隔離，各種數(shù)據(jù)庫及時進(jìn)行備份等等。只有提供安全可靠的檔案信息，檔案利用工作才能被廣為接收，獲得大家的認(rèn)可。

（作者單位：揚州市職業(yè)大學(xué)）endprint