優(yōu)化備件管理流程 降低采購費用

袁紹霞

（濟南鋼鐵股份有限公司冷軋板廠 濟南）

自2008年下半年以來，金融危機對濟南鋼鐵股份有限公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響逐步加劇，面對嚴峻的市場形勢，集團公司提出了進一步降低成本、增加效益、應(yīng)對危機的要求。為此，冷軋板廠首先從備品配件、輔助材料、小型機電庫存的實物管理入手，建立起備件、輔助材料、小型機電實物跟蹤管理系統(tǒng)，明確要求深挖潛力，降低備件、輔助材料等庫存量，確保了降本增效目標的實現(xiàn)。

一、實施背景與立項理由

冷軋板廠主要負責(zé)備品配件、輔助材料、小型機電、儀器儀表、辦公用品（統(tǒng)稱為備件、材料）的采購，并進行后續(xù)管理。工作流程見圖1。分為線上（PTS和ERP）管理和線下（現(xiàn)場）管理。

圖1

1.線上管理（PTS和ERP）

（1）以前集團公司的備件、材料管理采用的是一級庫存管理模式，由于現(xiàn)行的“以領(lǐng)代耗”的管理及核算方式，即以“領(lǐng)料”作為“消耗”計入生產(chǎn)費用和成本，致使各生產(chǎn)分廠存在“二級”庫存的情況。不僅資源不能共享使用，還占用大量庫存資金，容易造成資金浪費；管理部門無法準確掌握“二級”庫存動態(tài)，失去了對實物的監(jiān)管，形成了管理真空。針對此問題，利用信息化手段規(guī)范“二級”庫存管理狀況，對備件、材料實物進行跟蹤和加強監(jiān)管，同時與已納入信息化管理的計劃申請、訂單錄入，以及入總廠庫、入分廠庫功能等銜接起來，形成設(shè)備備件、材料的全程跟蹤與管理。

（2）PTS備件實物跟蹤管理系統(tǒng)，是以實物的“消耗周期”為關(guān)鍵路徑對備件進行跟蹤管理，從計劃申報、訂單簽訂、物料接收入總庫、入廠級庫、備件存放情況、機旁情況、組裝情況、修復(fù)及修后使用情況，直至報廢的全壽命周期管理。PTS輔助材料實物跟蹤管理系統(tǒng)是對輔助材料以實物的“實際消耗”為關(guān)鍵點進行的跟蹤管理，從輔助材料的計劃、采購訂單、入總庫、入廠級庫的實物存放，一直到消耗和用途等情況，全部納入到信息化管理系統(tǒng)中，以實現(xiàn)輔助材料的閉環(huán)管理和信息共享。

（3）在ERP系統(tǒng)中，主要包括備件、材料的接收、檢驗和入庫。物料搬運單是處理庫存發(fā)料和子庫轉(zhuǎn)移的一種方式，ERP系統(tǒng)提供了全自動的實地盤點功能，可使用庫存的實際盤點數(shù)來調(diào)節(jié)物料現(xiàn)有量，也是加強管理、確保供應(yīng)與需求，保持高服務(wù)水平和計劃生產(chǎn)的基礎(chǔ)。

2.線下（現(xiàn)場）管理

在實際運行當(dāng)中，備件和材料會伴隨著設(shè)備從采購、成為固定資產(chǎn)到使用維護、折舊直至報廢，都面臨以下問題：①因物料編碼、描述、基本信息不完善，工作流程不順暢，現(xiàn)代化信息管理工作無法開展。②備件、材料的現(xiàn)場消耗沒有數(shù)據(jù)可查，提交需求計劃時全憑經(jīng)驗，補充存貨沒有數(shù)據(jù)支撐，呆滯庫存及臨時采購計劃增多。③物料訂貨及交貨周期不清楚。④部分備件物資積壓嚴重，造成不必要的資金浪費。2013年3月ERP系統(tǒng)全面上線后，雖然基本解決了備件、材料的線上管理問題，但分廠負責(zé)的線下管理仍存在諸多問題，為保證及時供應(yīng)，根據(jù)實際情況又制定了多項制度與措施。

二、實施方法

備件、材料管理在ERP系統(tǒng)中是先下線到分廠，再由分廠分配到各相關(guān)區(qū)域。備件、材料到達現(xiàn)場后，管理部門只留一份紙質(zhì)收貨單，因長時間存放出現(xiàn)破損或字跡辨認不清等情況，在查驗關(guān)鍵備件、材料時需要長時間翻閱才行。通過不斷探索和試驗后，制定出備件、材料的實時在線跟蹤表格，主要包括基本信息，如編碼、描述、數(shù)量、入?yún)^(qū)域庫日期、接收人，上級部門查驗所需的合同號、物料加工及供應(yīng)商信息等情況。同時，制訂以下措施。

（1）實行計劃提報會審制度。為確保設(shè)備正常運行，定期組織召開備件、材料協(xié)調(diào)會，充分聽取廠、作業(yè)區(qū)和科室等部門的意見，廣泛采納合理化建議，提高工作水平。

（2）定期學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和政策。組織計劃員定期學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)備件采購與庫存業(yè)務(wù)操作規(guī)范，冷軋廠采購品采購管理辦法，以及新制定的制度和政策等，確保計劃提報的準確性，符合格式化管理的要求。

（3）做好物料編碼工作。編碼是區(qū)分物料最主要的條件，包括物料的屬性、專業(yè)分類、資產(chǎn)序列號、流水碼、規(guī)格型號等。設(shè)備碼為一次性碼，每次編制計劃前都需新增編碼，不得使用曾使用過的編碼。一個編碼只能對應(yīng)一個物料，物料編碼具有唯一性。通過實時在線跟蹤表格的建立，可以確保物料編碼的準確，便于后續(xù)工作的開展。

（4）優(yōu)化備件及材料管理。通過學(xué)習(xí)新技術(shù)、新工藝和新材料的相關(guān)知識，不僅優(yōu)化了備件、材料管理的程序，工作效率也得到大幅度提升。例如，軋機夾緊單元的液壓缸，原來采用的是進口備件，通過對活塞處密封由格萊圈改為新Y型密封后，不但延長了壽命，還實現(xiàn)了備件國產(chǎn)化，降低了采購成本；罩式爐燒嘴數(shù)量多、更換周期短，通過了解燒嘴工藝情況后，將燒嘴的主要變形部位更換為新型耐高溫材質(zhì)，延長了使用周期。

三、取得效果

（1）自從實施月份項目以來，修理和日常維護費用都在可控范圍內(nèi)，沒有出現(xiàn)應(yīng)急的采購備件和材料，所需物料都在計劃之內(nèi)，取得了一定的經(jīng)濟效益。每個月的總修理費用均處于可控的范圍之內(nèi)。例如，備件消耗只在9月份大中修時超額3.36萬元，材料消耗在10月和11月也只是在大中修期間超額38.47萬元和20.24萬元，小型機電、儀器、儀表在9月份大中修期間超過預(yù)算15.69萬元。但綜合下來，除去日常維護費用后，3—11月共節(jié)約資金82.17萬元。

（2）實現(xiàn)了備件、材料信息的完整性，使用情況可細分到每個區(qū)域，實現(xiàn)了物料的定置定位管理。輸入任何關(guān)鍵詞時就可全面了解物料的全部信息，如合同號、物料編碼、狀況描述等，查找方式更加簡潔，工作流程更為順暢，節(jié)省了大量工作時間。例如，輸入物料的編碼或描述后可快速查找所在區(qū)域和入庫時間，當(dāng)同一個物料編碼和描述的氣動閥在酸洗和罩式爐區(qū)域同時使用時，可根據(jù)在線跟蹤表格區(qū)分出入庫日期和合同號，很快查到物料的定置定位情況。

（3）對關(guān)鍵備件實時跟蹤并制定采購計劃，確保不因缺件而停機。對不同的備件依據(jù)損壞頻率、采購周期來編制采購計劃，備件管理人員應(yīng)在保證正常生產(chǎn)的前提下，盡量壓縮備件儲備資金，降低備件資金占用量。備件、材料到達現(xiàn)場后，通過此系統(tǒng)可對關(guān)鍵物料進行跟蹤，確定更換周期和提報日期。例如，冷軋廠的關(guān)鍵備件主要有：軋機的主傳動軸，是主電機與軋輥聯(lián)接軸，所受負載和扭矩較大，因此更換較為頻繁；向焙燒爐提供濃酸和廢酸的泵，因受溫度、壓力等工況影響，且濃酸廢酸易產(chǎn)生結(jié)晶，每年的使用量在12臺左右。通過查詢相關(guān)表格便可了解入庫時間，根據(jù)月消耗量可準確地提報下次計劃。

（4）可實時對任何物料進行監(jiān)督和查驗，從提報計劃到PTS、ERP線上操作，再到現(xiàn)場管理均實現(xiàn)了閉環(huán)管理，每項操作都可做到有據(jù)可查。備件管理是保障生產(chǎn)穩(wěn)定運行的重要工作，只有科學(xué)合理的儲備與供應(yīng)備件，才能保證設(shè)備修理質(zhì)量和進度。通過實時在線跟蹤表格，當(dāng)上級部門查賬或檢驗時，可快速查找到物料的接受人、所在區(qū)域及使用情況。

（5）可對每季度消耗情況進行監(jiān)督，合理確定提報計劃，科學(xué)分配資金占有量，減少資金占用。工廠每月都有固定的材料消耗，如軋制液、熟石灰、鹽酸等，通過相關(guān)圖表便可確定下一季度、年度計劃的提報數(shù)額。例如，鹽酸在9月份的消耗量最低，可確定酸洗線產(chǎn)量在9月份是最低的；通過軋制液可看出9月份消耗量最低，其產(chǎn)量也最低，從而確定9月份是工廠的大中修時間。既可監(jiān)督每季度主要材料的消耗情況，還可充分利用有限的備件資金。

（6）能綜合分析物料的成本、使用周期、歷史需求及采購周期，合理確定采購計劃。設(shè)備維修需要庫存?zhèn)浼﹥斐缮a(chǎn)損失，超儲則造成資金積壓或因過期、失效而報廢。因此備件儲備時，既要滿足計劃和非計劃性維修的備件需求，又要避免過量庫存，實現(xiàn)資金占用和備件等待損失的最小化。為此，先制作出關(guān)鍵備件的月報及年報計劃，再根據(jù)每月的資金定額、歷史需求、訂貨周期和庫存量等，提報其他備件計劃，既要保證關(guān)鍵備件供應(yīng)，又能提高資金利用率。

四、結(jié)語

隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)的管理方式也在不斷創(chuàng)新，備件、材料在管理中所節(jié)約的“無形成本”雖然無法被量化統(tǒng)計，但卻關(guān)系到生產(chǎn)的穩(wěn)定運行和固定資本金的占用。因此，要用創(chuàng)新理念不斷推進備件、材料的精益化管理工作開展，以精細化管理為著入點，探索符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的備件、材料管理模式，以成本控制為中心不斷提升企業(yè)的核心競爭力。