淺談阿舍勒銅業公司聲像檔案管理的難點和對策

沈愛英

【摘要】本文主要闡述了關于阿舍勒銅業公司聲像檔案的一些管理措施。

【關鍵詞】阿舍勒銅業；聲像檔案；重要性；難點；對策

在信息化、數字化浪潮洶涌而來的今天，阿舍勒銅業股份有限公司在生產經營等各類活動中，使用數碼錄音和數碼照相機、攝像機，形成了大量的音頻、視頻文件和存儲載體…一光盤、錄音帶、VCD、DVD等。 收集企業在生產、科研與經營活動中形成的照片、獎牌、獎狀、獎杯、獎旗、證書、錄音、錄像帶與光盤磁盤等。

1. 企業聲像檔案管理工作的重要性

聲像檔案能將鮮活的現實場景原貌地保存下來，傳諸后世，再現于后人的視、聽覺感官，因此，較之其他載體材料的檔案，就顯現出自己優勢。

2. 企業聲像檔案管理工作的難點

2.1聲像檔案意識談薄。

在如何看待聲像檔案上，普遍存在著這樣兩種思想認識上的誤區：一種是部分人根本就不清楚聲像也是檔案。他們一直誤以為只有紙質的文件、資料、報告、總結、履歷等等才是檔案，而企業在生產經營或其他活動中形成的照片、錄音、錄像等，一旦拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，用完就算完了，怎么處理這些聲像資料屬于個人行為，還有個別人以個人版權為借口不交照片等等。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像資料長期在個人或業務部門內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的大量流失，導致企業檔案不齊全不完整，嚴重影響了企業聲像檔案的完整歸檔、長久保護和開發利用。

2.2收集整理歸檔不及時。

（1）管理分散，聲像檔案材料大多數保存在形成部門和個人手中，誰制作誰保管，只拍、錄，事后不按檔案的規范標準去進行整理，更不向檔案部門移交。致使大多數有價值的生產實踐工、科學實踐或有紀念意義的社會活動，往往不能留下完整、系統的聲像檔案資料。

（2）損失嚴重，有的單位對部分因時間較長、利用率相對較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗掉改錄其他內容的現象較多。如事后發現又需用這些聲像檔案時而再進行補拍、補錄，這種離奇“制造”的資料，說它是贗品未免有些過分，但總會給人一種摻假的感覺，因此它已經失去了原汁原味的真實美和凝重的歷史感。此外，在保管條件上，有部分單位或部門因不具備保護聲像檔案的特殊條件，而嚴重影響了聲像檔案的壽命。

（3）遺留問題多，其一有的雖有聲像資料，但也只是集體合影、會議場景、人物發言一套程式化的、新聞導語式的內容，缺少有意義的特寫鏡頭，人物專訪和事件細節，沒有內涵和深度。其二有的聲像資料攝錄后，沒有及時輔以必要的文字說明（包括內容、時間、地點、任務和制作者等），相隔時間一長，時過境遷，人事更動，在就無法記憶和認知了。這種聲像資料的作用和價值必然受損，大打折扣。

（4）現在，企業受檔案產生經濟效益不大的局限，不可能花大量資金投入到檔案的現代化建設中，結果就是沒有專門的保管庫房保存聲像檔案，即使有也不能享受和人事、科技檔案同樣的待遇。由于溫濕度無法保證控制在規定范圍內，致使聲像檔案難以長久保存。

3. 加強聲像檔案集中管理的對策

3.1加強領導，強化聲像檔案意識。

要積極爭取領導的重視和支持，將聲像檔案工作納入各單位工作計劃、規劃，列入領導議事日程，加大經費投入，確保足夠的人力、物力、資源的配備。通過媒體或舉辦聲像檔案展覽，向社會大力宣傳檔案工作的重要性，以提高全民的檔案意識，還要認真貫徹落實好《檔案法》，按照法律和政策規定，以對黨負責、對歷史負責，對人民負責的高度歷史責任感，切實做好這項工作。

3.2建立健全聲像檔案管理的各項制度。

3.2.1首先要制定一個管理辦法來規范聲像檔案歸檔工作。完善制度建設，確保聲像檔案的齊全、完整、系統。 完善聲像檔案的管理標準和有關人員崗位職責，檔案人員要直接參與聲像檔案內容的拍攝和制作，將這項工作也要納入檔案工作人員職責范圍，使聲像檔案管理工作更加制度化、標準化。

3.2.2檔案部門要運用行政手段和經濟手段，對聲像資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一整套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。

3.2.3主要渠道有：

（1）通過正常移交接收。業務部門移交檔案館。

（2）重點單位、重點部門重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通，及時掌握情況。

（3） 重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除承擔本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。

（4）廣泛的社會征集。對散存在個人手中的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等多種方式廣泛征集。

（5）檔案部門直接征集。檔案人員參與各類重大活動的拍攝針對公司重大活動（重要會議）聲像檔案收集，由主辦單位通知檔室派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保公司重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面開發利用。

3.2.4此外，對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實，確保有關規章制度落到實處；必須制定有效的配套措施，明確與聲像檔案有關部門和人員的責任，做到有章可循、有法必依。還要加大宣傳力度，利用廣播、電視、報刊等多種形式宣傳聲像檔案的重要作用，增強企業員工的檔案意識，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質量和時效。endprint

3.3結合實際，創造條件，力求妥善保管。

（1）企業聲像檔案保存條件普遍達不到要求，短時間內都設專室又不現實。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。按照《照片管理規范》的要求，底片控制在13～15℃，相對濕度在35～45%；照片控制在14～ 24℃。相對濕度在40～60%的環境中。磁帶一般要求其環境的溫度在25℃以下，濕度以50%左右為宜。保存的母帶，溫度在8一l2c|C，45～50%的濕度中保存。保存期間溫度的波動應該小于正負5℃，濕度波動小于正負l0%。光盤理想的貯藏條件是有溫度濕度控制的計算機房，環境溫度為20℃，濕度45%。

（2）從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。 首先，聲像檔案要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；再次，增加空調控制好溫濕度，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。2008年一次性投入資金40余萬元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架150組、底圖柜10個、電子文檔柜個、購買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復印機等先進儀器設備。設置了獨立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。為阿舍勒銅業股份有限公司，今后各類檔案的管理走向一個科學化、規范化的管理軌道打下一個堅實的基礎，讓館藏檔案更好地發揮作用。

4. 加強現代化的管理，實現聲像檔案信息資源共享

（1）隨著信息技術的不斷發展，各級各類檔案部門都應建立獨立的聲像檔案數據庫，通過計算機網絡隨時檢索、查閱、調用和復制，能滿足更多的利用者從不同形式，不同內容的要求，實面其檔案信息的資源共享。這利快速、便捷、共享的檔案利用方式，可以使聲像檔案的價值得到更加充分地發揮。聲像檔案應該在檔案館庫里有重要的存放空間。對聲像檔案的保管要專庫或專柜存放，并保持適宜的溫度和相對濕度。要定期檢查，對多次使用和已污損的聲像檔案要及時修整、復制，對長期保存且不常用的磁帶，每年重繞一次，或刻錄光盤多套保存。

（2）此外，在聲像檔案的開發的利用上，還要重視信息交流、合作。信息時代的特征就在于信息交流、合作，資源共享。適合公開的聲像檔案完全可以拷貝、復制，提供給用戶。

[文章編號]1619-2737（2014）03-18-616endprint