創新檔案管理，提升服務水平

摘 要：創新是當今時代的主題，檔案管理要想跟上時代發展的步伐，就必須以創新為主題，在推進信息化和現代化建設的同時，提升服務能力和水平，從而最大程度地發揮其在社會生活中的獨特作用。為此，本文提出創新檔案管理觀念、創新檔案管理制度以及創新檔案管理方式的主張，旨在推進檔案管理服務社會生活的水平。

關鍵詞：檔案管理；創新；服務

創新是時代的主題，隨著信息化時代的到來，各行各業都在加緊創新，以應對不斷發展變化的形勢需要。檔案管理在近幾年的發展變化中，管理內容更為復雜，管理手段也更為多樣，不過管理水平卻相對滯后，為此，必須進一步加大創新力度，提升管理水平，提升服務社會生活的能力。

一、創新檔案管理觀念

觀念決定行動，創新檔案管理觀念，是創新檔案管理的首要之舉。

傳統觀念認為，檔案是相對靜止的，一旦形成檔案，往往就會作為一種原始資料保管在檔案室、檔案柜里，除非有人查詢，否則幾乎長期處于靜止狀態，利用率非常低。尤其在信息化時代，網絡資源無限豐富，如果想查詢什么資料，人們更習慣于使用百度搜索，而不會求助于紙質檔案。所以，要創新檔案管理，必須從改變傳統觀念做起。

首先，要對檔案的作用有一個全新的認識。有些人認為，檔案就是一些資料的累積，這些資料幾乎都能百度得到，所以檔案的作用已經弱化了。這顯然是對檔案缺乏了解，以企業檔案為例，它是企業員工生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價，當這些經歷以文字、數據、圖片、音像等形式固定下來時，它所代表的是企業不可復制的記憶，是金錢買不到的無價之寶。很多檔案更是企業獨有的原始記錄，往往記載著一些還沒有公開的內容，比如專利技術，設計方案等等，而這種屬性，是網上那些輕易就能搜到的信息所無法比擬的。所以，絕對不能低估檔案在經濟社會發展過程的重要性和不可替代性。

其次，要對檔案的服務范疇有一個全新的認定。通常情況下，某個單位或某個部門的檔案，往往都是為本單位或本部門服務的，服務范疇似乎從歸檔的那天就被自動界定出來了，但隨著信息化時代的到來，檔案的服務范疇已經沒有這樣的局限性了，必須充分意識到，除非是帶密級的檔案，否則，檔案就是服務于整個社會的。換句話說，分享檔案這份財富的是整個社會，而不是個別單位或集體。只有創新對檔案的認識，才能在管理上主動創新，積極尋求新的發展。

二、創新檔案管理制度

制度決定服務高度，所以創新檔案管理制度是創新檔案管理的一個必要環節。

從目前看，適應各種性質，各類機制的檔案管理制度還不夠健全，比如，有的檔案收集制度不健全，導致一些檔案缺乏完整的記錄，從而影響了利用價值；有的檔案保管制度不健全，導致檔案保管不當，出現檔案破損，毀壞甚至丟失的現象；有的檔案利用制度不健全，導致有的檔案利用率極低，無法發揮出其應有的作用和價值。所有這些，都極大地影響了檔案的研究和利用，是檔案管理亟待的問題。因此，創新檔案管理，必須在制度上創新，要根據我國《檔案法》等法律法規和有關的檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。同時，要引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準，使檔案管理工作逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。此外，檔案管理員的職責也與以前有所不同，要結合實際，對檔案管理員在檔案工作中的義務和責任，作出更加具體和明確的規定，從而提高檔案管理人員工作的規范性，進而提高他們的服務水平。

三、創新檔案服務方式

方式決定服務的效率，所以創新檔案服務方式，是創新檔案管理的核心內容。

在信息化時代，檔案載體發生了巨大變化，由原來以紙質檔案為主，逐漸發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大地增加了檔案的信息存儲量，使檔案具有開發利用速度快、直觀性、選擇性和易操作性的特點。這些特點，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務。

一是要實現檔案資源共享，建立聯合目錄。我們要打破檔案、圖書館等部門各自為政的局面，建立一個完整的資源共享系統，進行一體化管理，發揮整體優勢。要建立聯合目錄，就是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，從而使利用者能夠很方便地獲取到更多，更廣泛的知識和信息，情報等。與此同時，各文獻部門也能充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源的利用率，從而避免了不必要的重復和浪費，也可以有效地緩解檔案存儲空間擁擠，管理人員及資金緊張等現實的矛盾。在共享的同時，各級各類檔案館和圖書館也可以統籌發展，走特色化專業化發展的道路，從而更好的滿足于社會多方面的需要。

二是開展在線服務。傳統的檔案利用方式，一般都是到檔案部門去調閱檔案，或者參加檔案展覽、查詢檔案的復印件等。但在信息化的今天，這種利用檔案的方式顯然缺乏快速性和便捷性，顯得麻煩。這時，就需要創新服務方式，為大眾提供現代化的在線服務。建立檔案館（室）網頁，實現檔案信息的網上檢索是一個重要方式，比如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。為大眾提供電子信箱服務，讓大眾與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行直接對話和信息交流，檔案管理人員也要扮演好服務員的角色，及時、耐心地回答服務對象關于檔案內容和利用途徑等方面的咨詢，讓服務真正貼近生活。

三是開展檔案閱覽服務。以前，檔案幾乎不對大眾開放，到檔案館（室）查閱資料的也多是公務人員，這使得檔案的利用率很低。為此，可以開展檔案閱覽服務，比如每周設立檔案閱覽日，在檔案室開辟一塊閱覽空間，讓大眾可以更便捷地調閱檔案，了解信息，提高檔案的利用率。

總之，創新檔案管理，是適應信息化時代檔案工作的必然要求。在創新的過程中，必須在觀念、制度和服務方式上下工夫，想辦法，真正使貌似陳舊的檔案煥發生機，為社會生活服務，展現其獨有的價值和作用。

參考文獻

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