高職院校檔案管理的問題與對策

摘#8195;要：高職院校對檔案管理普遍不夠重視，檔案管理機構不健全，缺少專職人員，沒有完整、系統的檔案管理制度，使得檔案沒有得到合理有效的運用。高職院校應提高對檔案管理的重視，成立專門的管理機構，培養高水平人才，完善檔案管理的相應制度，加大宣傳力度，促進檔案管理工作進一步發揮作用。

關鍵詞：高職院校#8195;檔案管理#8195;問題#8195;對策

隨著我國社會經濟的發展，對專業技術型人才的需求量越來越大。高職學校由于其注重培養技術人才的特點，也吸引著越來越多的目光。高職學校的招生率和就業率在最近幾年不斷提升。在高職院校的發展過程中，檔案管理工作是非常關鍵的環節，也是連接學生和社會的重要紐帶之一，對學校的建設和學生的發展都有著重要影響。隨著社會信息化的發展和檔案管理工作的進步，高職學校的檔案管理已經取得了一定成就，但依然存在很多問題，值得探究。

一、高職院校檔案管理中存在的問題

1.高職院校各部門對檔案工作的關注度不夠

對檔案工作不夠重視是大部分高職院校存在的問題。首先，高職院校往往把重點放在招生和就業上，在檔案管理方面沒有投入大量精力。其次，教師在培養學生、開展教育的同時沒有把學生的情況結合到檔案中，也很難做到通過學生檔案和教學檔案的結合來改善教學，這樣對學生的發展和就業都是不利的。而且，學生對檔案的重視程度也不夠，很多學生對檔案的概念只是個人資料在學校的存檔，并沒有認識到檔案可能對其今后發展的影響。除此之外，社會上很多企業也沒有很好地認識到學生檔案的重要性，在簽就業合同時甚至沒有對檔案提出相關要求或者有一個很好的交接、管理規劃。以上種種對檔案管理工作不重視的行為直接影響了高職院校的檔案管理工作。

2.高職院校缺乏檔案管理機構和專職人員

隨著社會對人才需求量的增大和對人才質量要求的提升，高職院校的建設也如火如荼地進行著，然而，雖然有一些學校建立了完整的檔案管理體系，但更多的學校在檔案管理工作中并沒有一個專職、健全的管理機構。很多學校的檔案部門由校務管理等部門兼職或者由各個院系辦公室分別管理，很大程度上給檔案的管理帶來不便甚至是風險。另一方面，高素質的檔案管理人員的缺乏也是高職院校檔案管理工作中的普遍問題，通常檔案的管理者是院系或者教務處的工作人員，對檔案工作的了解和管理方式缺乏專業性。在這樣不專業的管理之下，檔案工作又怎能取得進展呢？

3.高職院校沒有完整、系統的檔案管理制度

在高職院校相關管理制度中，關于高校內部其他組織機構的相關制度日趨完善，但是針對檔案管理方面，雖然國家統一頒發了《高等學校檔案管理辦法》，對高校檔案管理工作進行了規定，但是由于規定內容比較簡單，對實際操作的指導能力不強，并沒有產生很好的效果。一方面，在高職院校的實際檔案管理工作中，具體規章制度的缺乏直接導致了檔案管理工作缺乏嚴謹性，一些學校和教師甚至為了提高學生的就業率和學校的成績，人為篡改學生檔案，為檔案管理和應用帶來巨大隱患。而另一方面，由于學校的檔案管理制度不完善，在教師、學生和企業需要運用檔案時，會產生一系列不必要的麻煩，由此產生的混亂直接影響了他們的工作。

4.高職院校檔案沒有得到合理有效的運用

高職教學普遍把檔案的采集和整理作為工作重心，在實際工作中沒有很好地運用檔案，也沒把工作、生活和檔案進行有效整合。在教師教學檔案方面，教師在制定教學大綱和內容時，需要查閱大量的教學檔案來改良教學內容，但是從現有的檔案管理工作來看，教學資料檔案的使用率并不是很高。從學生檔案方面來看，無論是教師的教育方式、教育內容，還是企業在招聘時需要的學生專業技術和特長，也需要和學生檔案相結合，但是教師和企業往往很難重視到檔案在這方面的實際運用，學生對自己檔案的利用率也很低。以上種種問題成為高職院校檔案管理中的隱患，如果不進行改善，對高校辦學和學生、社會的長遠發展都是不利的。

二、針對高職院校檔案管理問題的幾點對策

1.提高重視程度，完善各類檔案

要改善高職院校的檔案管理，首先應該從學校內部到整個社會提高對檔案管理的重視，只有自身的思想意識提升了，才能從根本上提高檔案管理工作水平。這不但需要學校各級負責人對檔案工作提高重視，加強投入，更需要負責檔案工作的教師加強責任心，認真對待檔案管理工作，需要利用檔案的師生也應該意識到有效運用檔案對自己工作、學習的幫助。學校內部整體對檔案工作的重視可以大大減少檔案管理工作的難度，也能順利地將檔案管理的改革和發展融入到高職院校的發展中。

從社會方面來說，政府和企業應加強對高職院校各種檔案的重視，在和院校進行交流合作時，可以有效運用檔案，從外部環境促使高職院校改善檔案管理工作。

2.成立專門的管理機構，培養高水平人才

高職院校在提高對檔案管理工作認知的基礎上，應該根據實際情況付諸行動。這首先需要學校主動建立一個從上到下的檔案管理體統，改變以往檔案管理混亂，各級院系和部門管理不到位的情況。學校應該加大檔案管理工作力度，一方面做到學校建立統一的檔案管理機構以保證檔案的安全性，另一方面可以根據各部門的具體使用情況將檔案進行分類儲存或者備份，這樣既能保證檔案管理權力的統一，又不影響各部門和個人對檔案的使用。

不僅如此，在建立一個完善的檔案管理系統的同時，培養檔案管理人才也是至關重要的。只有專業的執行才能將各種計劃和規則完美地落實。這既需要學校加大對檔案管理人員的培訓和引進，也需要檔案工作者主動吸收、學習先進的管理方法來提高職業素質，更需要整個社會對高職院校檔案管理人才培訓的支持和幫助，以保證檔案管理的各種先進理念和方式得到有效落實。

3.完善檔案管理的相應制度、加大宣傳力度

首先，在如今的檔案管理中，由于各方面法律意識薄弱，檔案丟失、檔案篡改等情況常有發生，這就需要各校在國家出臺的《中華人民共和國檔案法》和各項相關制度辦法的基礎上，根據自己學校的實際情況，規劃完善細致的檔案管理辦法，并設立監管機構，公正公平地施行賞罰措施，同時也要注意認真落實而不是走形式。

其次，教職員工、學生及社會要加強對檔案工作法律法規的宣傳力度，這不但需要高職院校組織校園內部宣傳，更需要國家統一進行針對社會各方面的檔案事宜的宣傳，全方位提高全民的法律意識，以減少在檔案中出現的種種違規行為。

三、小結

在當今社會需求不斷變化的環境下，高職院校占有獨特的優勢，然而在高職院校的發展過程中，還有很多方面有著巨大的提升空間，檔案管理工作就是其中的一部分。在檔案管理工作的發展過程中，高職院校需要認真反思存在的各種問題，在全社會的幫助下，通過全校師生的共同努力來克服困難并不斷前進。

參考文獻：

[1]陳雪芬.論提高高職院校檔案管理人員的素質[J].大學教育，2013(19)．

[2]歐文靜.淺談高職院校檔案管理[J].科技致富向導，2013(36)．

（作者單位：山東理工職業學院）