中小企業(yè)管理信息化研究

[摘 要] 信息時(shí)代既給中小企業(yè)帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，又對(duì)中小企業(yè)的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)實(shí)情況是，中小企業(yè)在推動(dòng)本企業(yè)管理變革的同時(shí)，企業(yè)的市場(chǎng)范圍會(huì)不斷擴(kuò)大。因此，只有制定科學(xué)、合理的總體規(guī)劃，建立穩(wěn)定的信息化團(tuán)隊(duì)，才能實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)管理信息化。本文認(rèn)為，當(dāng)前中小企業(yè)亟需提升管理信息化水平，這樣才會(huì)不斷適應(yīng)新的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和市場(chǎng)需求，使企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 中小企業(yè)；管理信息化；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 031

[中圖分類號(hào)] F270.7；F276.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）07- 0048- 02

企業(yè)管理信息化是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各個(gè)層次、環(huán)節(jié)之中，積極推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，開發(fā)和利用內(nèi)部、外部信息資源和人力資源，建立與企業(yè)自身發(fā)展相適應(yīng)的組織模式和經(jīng)營(yíng)方式，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方面的效率、水平與經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)前，信息技術(shù)飛速發(fā)展，實(shí)施信息化管理已經(jīng)成為我國(guó)中小企業(yè)無法回避的重大問題，關(guān)乎中小企業(yè)的生存與發(fā)展。我國(guó)的中小企業(yè)只有加強(qiáng)管理創(chuàng)新，以提升業(yè)務(wù)管理和行為管理的信息化水平為途徑，以提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理效率為目標(biāo)，以規(guī)范管理流程為保證，才能獲得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

1 轉(zhuǎn)變思想觀念，建立信息化人才隊(duì)伍

我國(guó)中小企業(yè)起步階段多數(shù)采用原始的家族式管理，由于缺乏現(xiàn)代管理思想和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，對(duì)于市場(chǎng)全球化、經(jīng)營(yíng)模式更新、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用等認(rèn)識(shí)不足，我國(guó)的中小企業(yè)在面對(duì)企業(yè)信息化潮流時(shí)會(huì)比較迷茫和不知所措。因此，我國(guó)中小企業(yè)必須從轉(zhuǎn)變管理理念入手，學(xué)習(xí)、引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代企業(yè)管理理念，加強(qiáng)信息化建設(shè)，及時(shí)抓住發(fā)展機(jī)遇，來擴(kuò)大企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展范圍，與大企業(yè)同臺(tái)競(jìng)爭(zhēng)，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的主要基礎(chǔ)和根本途徑就是要建立一支高水平、高素質(zhì)的信息化人才隊(duì)伍。由于我國(guó)中小企業(yè)在規(guī)模上的有限性，其對(duì)于人才的吸引力不大，所以，中小企業(yè)必須采用循序漸進(jìn)的方式來逐步建立自己的信息化團(tuán)隊(duì)，這才是我國(guó)中小企業(yè)健康和有序發(fā)展的出路，具有現(xiàn)實(shí)可行性。

1.1 團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)

團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)可以采用在職培訓(xùn)與非在職培訓(xùn)相結(jié)合的方式，加快培養(yǎng)自己的信息化團(tuán)隊(duì)。在具體的實(shí)施過程中，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行在職崗前培訓(xùn)，降低培訓(xùn)成本，提高培訓(xùn)效率；輪流派遣員工到大專院校進(jìn)修學(xué)習(xí)或者到信息化成功的企業(yè)學(xué)習(xí)，提高員工對(duì)信息化理念的認(rèn)識(shí)，優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu)。

1.2 人才引進(jìn)

我國(guó)中小企業(yè)人才來源主要是應(yīng)屆畢業(yè)生和較低層次的員工，他們的特點(diǎn)是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較少，對(duì)于他們的培訓(xùn)就會(huì)顯得較為容易。中小企業(yè)可以建立合理的人才激勵(lì)制度（例如員工入股，競(jìng)爭(zhēng)上崗等），把員工發(fā)展與企業(yè)發(fā)展聯(lián)系到一起，使他們可以更好地為企業(yè)服務(wù)，推動(dòng)企業(yè)信息化的創(chuàng)新發(fā)展。此外，我國(guó)中小企業(yè)還要建立穩(wěn)定的人才引進(jìn)渠道，多途徑、多方式吸引信息化人才，包括員工推薦、獵頭引進(jìn)、高薪招聘等。

2 根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)，科學(xué)規(guī)劃，合理調(diào)配資金

（1）我國(guó)中小型企業(yè)涉及的行業(yè)眾多，每家企業(yè)都有其個(gè)性化需求。市場(chǎng)上多數(shù)信息化管理系統(tǒng)只能提供標(biāo)準(zhǔn)化模塊，無法準(zhǔn)確滿足企業(yè)的個(gè)性化需求，因此，中小企業(yè)在實(shí)施信息化系統(tǒng)過程中，首先必須對(duì)企業(yè)自身的現(xiàn)狀、實(shí)際需求進(jìn)行詳細(xì)分析和研究，通過與企業(yè)所有相關(guān)部門進(jìn)行充分溝通，明確企業(yè)的實(shí)際需求，在此基礎(chǔ)上，制訂切實(shí)可行的信息化方案。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化的信息化產(chǎn)品，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身技術(shù)需求，進(jìn)行整合、刪減或者增加，使其更加適合自身特點(diǎn)，同時(shí)提高資金使用效率。

（2）嚴(yán)格管控信息化項(xiàng)目資金的預(yù)算。受企業(yè)規(guī)模所限，中小型企業(yè)完全依靠自身力量去完成信息化軟件開發(fā)，既不可能也不必要，應(yīng)借助外部市場(chǎng)或者其他社會(huì)力量擬訂開發(fā)方案，委托軟件開發(fā)商按企業(yè)需求定制開發(fā)，既有助于降低成本，縮短開發(fā)時(shí)間，也可以學(xué)習(xí)被委托方各種經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，培養(yǎng)自己的信息化人才隊(duì)伍。需要注意的是，在實(shí)施信息化方案之前，必須做好項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并做出詳細(xì)的論證，這樣才能確保實(shí)施過程中既不會(huì)出現(xiàn)資金短缺和延誤進(jìn)程等問題，又不會(huì)造成資金浪費(fèi)和影響資金使用效率等問題。

（3）建立信息化經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督機(jī)制，保障在實(shí)施過程中經(jīng)費(fèi)運(yùn)用的合理性和項(xiàng)目建設(shè)的正常進(jìn)行。中小型企業(yè)在人員、經(jīng)費(fèi)等方面都會(huì)存在局限，這一特點(diǎn)決定了真正投入到信息化建設(shè)中的資金不可能太多，甚至無法一次到位，所以，信息化工程也不可能一步實(shí)現(xiàn)。因此，在具體的實(shí)施過程中，必須對(duì)資金使用進(jìn)行檢查監(jiān)督，科學(xué)有效地利用有限的資金去完成任務(wù)。

3 改變企業(yè)管理模式，適應(yīng)信息化發(fā)展

信息化實(shí)施的目的之一就是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。中小企業(yè)要想使得自身企業(yè)的信息化系統(tǒng)可以有效實(shí)施與運(yùn)行，必然需要改變本企業(yè)管理模式，使其與此相適應(yīng)。實(shí)施信息化，簡(jiǎn)單理解就是要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)處理系統(tǒng)將財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)信息全部輸入系統(tǒng)之中，并通過系統(tǒng)控制各種流程來進(jìn)行工作。

因此，通過管理信息化的實(shí)施，企業(yè)內(nèi)部管理可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和合理化，并可以實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流、客戶關(guān)系、供應(yīng)鏈銜接等各個(gè)方面的科學(xué)管理。具體的做法有：建立、健全實(shí)物管理的相關(guān)制度，定額、計(jì)量、統(tǒng)計(jì)、物料及產(chǎn)品編碼、名稱管理標(biāo)準(zhǔn)化；建立票據(jù)即時(shí)錄入制度，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性；建立嚴(yán)密的內(nèi)部審核制度，保證數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范性和準(zhǔn)確性；建立健全內(nèi)部控制制度，保證整個(gè)系統(tǒng)的規(guī)范透明運(yùn)行。

4 依托信息化系統(tǒng)，規(guī)范內(nèi)部流程

當(dāng)前中小企業(yè)管理不規(guī)范的主要原因，一是沒有實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)共享，二是關(guān)鍵控制點(diǎn)沒有得到有效管理。那么，通過實(shí)施中小企業(yè)管理信息化，可以規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理流程，使得企業(yè)內(nèi)部的不同部門之間既相互合作，又彼此牽制，最終使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)可以得到最大程度的規(guī)避。

麥肯錫公司研究認(rèn)為，企業(yè)信息化和組織創(chuàng)新既相互促進(jìn)，又互相依存，二者是相互制約和推動(dòng)的關(guān)系。單純的信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高作用比較有限，我們必須有組織有創(chuàng)新地進(jìn)行相應(yīng)的配套建設(shè)，這樣才能實(shí)現(xiàn)信息化的倍增效應(yīng)和最大化發(fā)展。因此，我國(guó)中小企業(yè)信息化的核心問題就是以管理改革為手段，通過業(yè)務(wù)流程重組，將企業(yè)信息化與管理流程的改造進(jìn)行有機(jī)結(jié)合和綜合利用，促進(jìn)企業(yè)管理的變革和創(chuàng)新。中小企業(yè)在實(shí)施信息化之前，要制訂總體規(guī)劃，這是根本；然后，在此基礎(chǔ)之上，進(jìn)行嚴(yán)密的論證和確定量化指標(biāo)，將集成管理、研發(fā)、制造模式和業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)建立起來。在實(shí)施信息化的過程中，配套進(jìn)行管理創(chuàng)新，調(diào)整組織架構(gòu)，轉(zhuǎn)變管理方式和模式，并通過信息化建設(shè)，及時(shí)抓住發(fā)展機(jī)遇，來擴(kuò)大企業(yè)的市場(chǎng)范圍，爭(zhēng)取與大企業(yè)同臺(tái)競(jìng)爭(zhēng)。積極爭(zhēng)取把本企業(yè)的各項(xiàng)管理技術(shù)、研發(fā)技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行整合。中小企業(yè)在發(fā)展中要通過優(yōu)化管理流程，推動(dòng)企業(yè)管理模式和業(yè)務(wù)流程創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)和設(shè)計(jì)理念創(chuàng)新、產(chǎn)品制造創(chuàng)新，從而全面提升中小企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

總體上說，中小企業(yè)信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有制訂科學(xué)、合理的總體規(guī)劃并嚴(yán)密論證，建立穩(wěn)定的信息化團(tuán)隊(duì)，改革企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理流程的規(guī)范化和合理化，使得企業(yè)市場(chǎng)范圍得到拓展，這樣才能真正有效地提高企業(yè)管理信息化的效率，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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