知識管理：高校辦公室管理的創新

[摘 要] 高校辦公室知識管理既能提高創新能力和反應能力，增強人員技術素質，又符合新時代信息管理的理念，通過建立基于網絡的知識管理平臺，加強辦公室知識管理，提高高校辦公室的效率。

[關鍵詞] 知識管理； 高校； 辦公室； 管理； 創新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 068

[中圖分類號] G472 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）07- 0112- 01

1 知識管理的含義

知識管理一詞是由現代管理學之父彼得·德魯克提出的。知識管理把創新能力、反應能力、工作效率、技術素質這4個方面作為基本概念，以幫助學習者盡快適應知識管理的相關要求。知識管理是一個學習的過程，在這個過程中，個體即學習者通過學習知識并獲得更多的經驗，然后將所學的知識、經驗通過行為反映出來，達到與其他人共享的目的，用以提高和培養個人的素質與能力，增加個人的價值。同時知識的共享使得群體的智慧得到提高，管理組織的應變能力和創新能力得到增強。知識管理從屬于信息管理，但是兩者又有所不同。信息管理是把信息作為資源從技術、組織、人才3個方面進行管理，信息管理的好與壞是與個人或組織有關的。當這些信息被廣泛地傳播并得到應用時，它們就成為了知識。所以，知識管理從某種程度上來說是信息管理的一種延伸。當前，知識管理主要應用于企業管理當中，實施知識管理能夠激發員工參與的積極性，從而提升企業的創新能力和凝聚力。而在高校辦公室的管理機構改革中，知識管理也是必不可少的一個要素。高校辦公室想要更好地為學校的領導層服務，提供更多的決策助力，就必須做好知識管理。

2 高校辦公室管理面臨的主要問題

（1） 人員缺乏工作的主動性，工作中常常處于被動，甚至逃避工作。辦公室的工作繁雜冗重，需要具備極強的機動性，否則就會出現在工作中疲于應付，成績平平的現象。高校辦公室人員缺少獨立思考的時間，極大地降低了工作效率。

（2） 學校領導層對于知識管理沒有給予足夠的重視。辦公室的工作性質決定了辦公室的工作是為領導服務，要快速有效地完成領導交辦的任務。領導想要取得一個好的工作結果，就要充分了解知識管理對于辦公室工作的重要性，切實加強知識管理。

（3） 心理狀態不佳影響了個體的工作質量。高校辦公室經常存在一些緊張情緒及其他不良心理因素，例如怕處理不好各方面的關系，對困難工作望而生畏等，都會影響員工的心理，導致工作中出現問題。

（4） 對管理缺乏科學的認識和研究。管理是一門科學，在當今社會中的許多領域都有著廣泛的應用。傳統的管理注重對物的管理，忽視了對人的管理，極大地阻礙了管理工作質量的提高。

3 實現高校辦公室知識管理的對策

3.1 建設具有極強應變能力的創新管理系統

與傳統的辦公室管理工作相比，知識管理突出了在新時期環境下，人員需要超越地域和時間的限制進行工作，要具有靈活性、開放性和知識中心性，更加強調知識在辦公室工作中的重要作用。高校辦公室必須創建一個可以滿足現代化辦公需要，有效處理大型數據和信息的環境，為學校信息資源的共享和進一步處理而服務。還可以建立一個基于網絡的信息知識操作平臺，用以支持更好地處理辦公信息。這一平臺包括硬件和軟件兩方面，硬件是計算機網絡環境和相關設備；軟件則是指操作系統和數據庫，包括相關軟件的開發升級。

3.2 建立支持知識管理的高校辦公室系統

高校辦公室要想進行有效運作，就必須以科學的管理理論為指導，創新管理思路，特別是對管理方案進行徹底的改革，要采取科學、規范、高效率的信息獲取及處理方式，建立高校辦公室系統。這個系統涵蓋了辦公信息處理的具體流程、相關的規范和要求，辦公信息的處理和共享等諸多方面的內容，并嚴格制定工作標準。由于高校辦公室系統是基于網絡環境建設起來的，因此在實際操作的過程中，必須重點考慮公共安全及信息保密等措施，確保辦公系統不被非法入侵和破壞，系統中的信息不被竊取和篡改。同時還要保證所有用戶能夠正常使用系統中的所有共享資源，為用戶提供信息服務。

3.3 建設一支有理想又有能力的人才隊伍

通過增進學校領導對知識管理的了解，積極邀請領導對辦公室工作進行指導和檢查，引起領導的重視，使工作中的各項機制得到健全和完善，制度得到創新和發展，充分調動起辦公室內管理人員的工作積極性和創造性，主動學習如何加強知識管理，運用高校辦公室系統處理信息。

3.4 建立起與用戶相關的各類應用系統

高校辦公室系統的建立和推廣將改變傳統的辦公室管理模式，在這個過程中要根據自身的特點和需要有針對性地建立相關的應用系統，如：無紙化公文流轉系統、辦公信息采集加工系統和視頻會議系統等，分批逐步實施，使辦公室的管理人員盡快適應新型管理模式。

4 總 結

高校辦公室管理不僅影響高校管理的質量，還制約著高校的創新與發展。辦公室管理人員必須加強學習、解放思想，努力提高自身素質，在切實做好本職工作的基礎上，進一步提高辦公室知識管理能力，為高校的發展奠定堅實基礎。

主要參考文獻

[1] 藍其強. 知識管理：高校辦公室管理的創新[J]. 廣東行政學院學報，2001（4）.

[2] 伊長虹. 基于知識管理理念的高校辦公室管理創新研究[J]. 科技信息，2008（11）.