科研院所財務檔案管理信息化實踐與研究

航空工業作為國家高科技戰略性產業，其發展得到了黨中央、國務院的高度重視，2012年航空發動機及燃氣輪機將列為國家重大專項即將啟動，百萬航空人迎來了航空工業的春天。財務管理是航空企業管理的核心，它既牽頭組織企事業單位的全面預算管理，同時又通過全面預算管理分解指標、配置資源、落實責任、強化激勵，關系到集團“兩融、三新、五化、萬億”目標的如期實現，其重要作用是顯而易見的。財務檔案管理既包括航空科研的特殊性，同時又兼具自身的諸多特點，管理好財務檔案不斷提高管理的科學化、精細化水平，助推航空發展，創造超越價值，已成為檔案人責無旁貸的責任。

一、傳統財務檔案管理的短板

財務檔案管理包括立卷、歸檔、借閱、銷毀等環節，在各個環節都存在問題。

㈠在保管上，傳統財務檔案缺乏安全性。

1.紙質檔案的字跡易日久消淡?！稌嫏n案管理辦法》中將財務檔案的保管期限分為永久、定期來年歸類。定期保管期限又分為3年5年10年15年和25年五類。而在工作中，常有一些新的技術使得財務檔案的字跡變得不易保存，如用色帶打印的發票，發票上的數字在保存一年或者更短的時間就淡化模糊了。原始憑證字跡的消褪給檔案查詢造成較大的障礙，當這個缺陷被消極利用的話，將產生極大的財務風險。

2.財務檔案包括各類原始憑證、賬簿、報表及其他專業資料。在進行檔案移交時，通常財務部門與檔案部門是按冊移交，而每冊中的原始憑證從裝訂到移交及之后存檔，由于人力、財力有限，往往難以有效監管。當其中的某份原始憑證丟失，很難被發現。

㈡調閱難度較大，造成使用效率不高

1.隨著國家、社會對發動機產業的愈加重視，投入到科研、基本建設等的收支數量和資金呈逐年增長的趨勢，接受各類專業經費檢查時，調閱、復印相關的財務檔案是管理人員產生大量工作。如國家審計局審查重大項目時，除調閱跨度幾年的項目周期內各相關財務憑證，要復印幾十份甚至上百份的發票等相關資料。紙質檔案在調閱的便捷性上存在著很大的欠缺。

2.財務借閱手續不完備，造成借出的財務檔案不能如期歸還，既妨礙了檔案的調閱又人為地造成了利用上的困難。

㈢多種因素，致使檔案不能按規定期限銷毀

由于主客觀原因造成檔案提前或拖后銷毀。

一是由于客觀條件不能滿足檔案管理的基本條件，如濕度、溫度不能達標，造成紙質財務檔案受潮、蟲蝕，不得不提前銷毀；

二是由于經濟活動增加，調閱借閱活動頻繁，或由于歷史原因未能了結的債權、債務的原始憑證、工資冊等，需要經常使用，以致只能拖后銷毀。

㈣管理水平落后，檔案保管成本高

為了保證紙質檔案的長期保存，為提高存儲環境，每年要投入保管經費，且因為沒有備份還要為文檔的損失擔憂。

㈤缺乏既懂財務又懂管理的人員

財務檔案涉及會計和檔案管理兩個方面的專業知識。財務檔案管理人員既要懂會計專業知識，又要懂檔案業務知識，負責財務部門立卷歸檔工作。但工作中缺乏財務檔案管理專門人員，要么懂會計不懂檔案，要么懂檔案不懂會計，不利于會計檔案工作的開展。另外，由于專業知識上的欠缺，在收集財務資料時未能按照財務的有關規定收集會計憑證、賬簿和財務報告，造成財務檔案資料的不全。

二、科研財務檔案信息化的要義

財務檔案信息化，是指運用現代信息技術對財務檔案信息資源進行科學收集、整理、開發利用保管，是指成為科技含量大保管方便查閱迅速的無紙質的、完全電子化的檔案。

隨著國家財政對航空產業的加大投入及財政經濟工作的不斷發展，對當前的財務管理手段和方式提出了嚴峻地挑戰。一是國家財務法規、標準，在不斷的調整變化；二是各種指標、標準的變化越來越頻繁，每年都在發生變化，甚至某些科目的經費標準一年內進行多次調整；三是各種標準劃分越來越細，項目越來越多，信息采集的工作量日益增大；四是財務檔案所管轄的范圍不斷增加，科研財務檔案就根據任務分為多個型號的帳目，同時還有技改項目、管理等等，這些都給財務檔案管理工作增加了難度。因此，加快檔案信息化建設，順應時代和社會發展，是提高檔案管理水平和檔案服務水平的必由之路。

1.財務信息化檔案的載體多樣性。從源頭上解決了傳統紙質檔案保存難，檔案資料收集不全的問題。將財務紙質檔案轉變為電子文件。所謂的電子文件，是指數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲與磁帶磁盤光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀，并可在通信網絡上傳送的文件。這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。

2.表現形式的特殊性。信息化財務檔案必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用，對計算機系統依賴性很強，但記錄信息量大，占用空間小，數據查詢簡便且容易保管。

3.解決了保管難題，提高了使用和利用率。信息化檔案在采取高科技手段后，如先進的圖像采集方式、海量的存儲空間、方便快捷的網絡化數據管理檢索手段使得財務資料數字化管理應用更加方便易行。同時，因為不需要頻繁對原件查閱、復印，從而解決了財務檔案保管問題。

4.有效保證財務檔案信息的安全。一是信息化檔案采用計算機管理后，使得信息處理集中、自動，改變了傳統的職權分割的控制作用。二是信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統以記賬規則為核心的控制體系失效。三是由于財務信息系統具有高密度存儲、自動高速運行的特點，數字化影像文件的防篡改、復制、剔除、復制的能力大大提高，從而保障了空間信息系統的系統安全。

5.滿足資源共享。以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，能夠方便快捷獲得所需要的結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了成本，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

三、財務信息化建設的對策

1.加強信息化意識。首先要對財務信息化重視意識的培養。這就要求部門領導本著對國家負責、對集體負責及對個人負責的態度，重視單位財務管理工作，嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容，即“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”。確保財務信息的可靠。其次，培養財務人員的信息化素質，提高操作水平。

2.加強管理體制的完善和建立健全制度。一是財務檔案信息化建設需要健全的運行機制和管理制度作為保障，實現規范化運行。只有健全、系統的檔案管理制度和管理體系，才能從根本上加強檔案軟環境建設，做到日常的財務檔案管理活動有章可循。二是財務檔案規范化。對紙質財務檔案的管理要求，應嚴格按照規定進行保管、調閱、鑒定和銷毀。電子信息性質的財務檔案管理也要制定并遵循管理規定，確保檔案信息的安全性和規范化。

3.及時采集、整理和挖掘動態數據信息，完備數據庫資源。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的源頭。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源，是數據存儲管理查詢檢索傳遞的數字化信息服務工作基地。數據庫的建立、數據的錄入和管理、隱含信息的挖掘，使數據庫資源達到要求。財務檔案新內容還要根據實際情況建立子程序庫，如固定資產、預算及核算、債務及核算、債務管理等若干基本數據庫。還可以根據不同性質的問題，建立各系列問題的解決方案模塊，是數據庫優化升級。

4.加強財務檔案信息網絡建設，確保檔案使用的實效。檔案管理信息化帶來的檔案信息在傳輸、反饋上的便捷，極大地提升了檔案材料的利用率。檔案信息的充分利用，是建立完善的財務檔案信息網絡的基礎準備。將財務檔案網絡信息化處理后，既可以將財務會計文檔、文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，這樣大大減少了檔案管理人員的重復錄入工作，也保證了檔案信息的完整性和同步性。

5.提升財務檔案管理人員信息化水平。檔案信息化的建設要求檔案人員既要有扎實的檔案學知識，又要兼備計算機技術、網絡技術知識。因此要重視檔案管理隊伍的建設，定期舉辦有關財務知識的培訓，以改善檔案管理人員的知識結構和學歷結構，提高其綜合業務能力，使之緊跟信息化的發展步伐。

在各項機制中，財務檔案信息化建設要求安全機制為重中之重，財務信息中有許多信息是保密數據，一旦因安全或信息系統出現漏洞，造成的損失將不可估量。在不影響充分利用財務檔案的基礎上保證安全，就必須建立健全管理制度。加強對系統的監控，對各種數據進行備份，有專業的備份公司提供財務數據，備份服務。