城建檔案的異地備份工作研究

[摘 要]本文從城建檔案為什么要異地備份的現實問題出發，深入探索研究這項工作的重要性和必要性，以及如何針對實際做好城建檔案異地備份工作、如何有效地管理好異地檔案的備份提出一些比較有價值的建議。

[關鍵詞]城建檔案；異地備份

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）03 — 0127 — 02

異地備份重要檔案的問題，是時下檔案界的熱研課題，也是檔案部門有效應對突發事件和自然災害的舉措。2008年汶川大地震的慘痛災難，從諸多方面使我們正視損失和汲取教訓，其中城建檔案的異地備份的研究引起學術界的極大關注，因此推動了對檔案安全保管和利用方面的反思，強化了對城建檔案異地備份機制與方法的研究。科學領導，強行管護，已成為檔案部門對檔案異地備份的自覺研究與積極實踐。

城建檔案即城市各類重要工程檔案，從一個側面標志著城市管理的水平，是城市文明發展的座標注記，它可以為搶險救災、搶修市政基礎設施、房屋鑒定和災后恢復重建規劃及實施等工作提供詳實的資料和依據。從功能作用看城建檔案對于提高應急處置各種緊急突發事件的效率，減少各類災難帶來的損失，都有著極其重大的實際意義和不可或缺的作用。

一、 做好城建檔案異地備份工作的主要動議及原因

動因一：為了降低危害檔案安全的各種災害風險。檔案安全，是在歷史教訓之上的，受到世界各國的普遍重視。不可抗拒的自然災害，難以預測的人為災害，甚至社會災害都是威脅檔案安全的潛在因素。遭受滅頂之災的地區，本地保存的檔案可能會遭受毀滅性的損失，而城建檔案遭到破壞后是不會再生的。因此，為了降低檔案被毀的風險，預防在災害中“獨生”資料“絕后”、“族群”資料“滅門”現象的發生，要求我們必須采取有力措施，對城建檔案進行異地備份。

動因二：科技發展，設備更新，時代進步的同時也產生新的弊端。為了應對數字時代檔案信息安全的新挑戰。在數字時代，數字信息與電子文件的安全與長久保存問題是檔案界面臨的重大挑戰，而數字化城建檔案信息和數據一旦被破壞便難以修復和再生。無疑，我們有成功的經驗可以效仿，一些發達國家或地區為避免網絡攻擊、操作失誤等帶來的數據的失真與損毀，確保檔案信息的真實性、完整性和可用性，都超前試行了城建檔案異地備份。

二、開展城建檔案異地備份工作的現狀分析及其面臨的問題

（一）城建檔案異地備份工作的現狀分析。據實而言，我國大部分城建檔案館的館藏檔案仍處于紙質化階段。少部分檔案館意識到了紙質檔案在容災力方面的不足，相繼嘗試著建立了專門的城建檔案管理系統，實現了檔案總目錄和分目錄的計算機檢索，而搭建數字化城建檔案管理平臺、著手檔案的數字化工作則剛剛起步。但從總體上講，數字化后的檔案大多存放于本館的內部服務器中，很少有城建檔案的異地備份，事實上，城建檔案事業應對各類緊急突發事件的能力較弱甚至不具備。

（二）城建檔案異地備份需要解決的問題。（1）認識問題。我國地域遼闊，大部分地區受突發性災難的頻率不高，所以很多單位對檔案的數據很保險，存有僥幸心理，預防意識不強。還有些單位擔心城建檔案異地備份后會造成本單位保密信息的泄露。（2）機構問題。城建檔案異地備份，是一項新的工作內容，需要有專（兼）部門承擔起這項將成為常規性的業務職責，需要各單位從實際出發對工作機構作出調整或增設編制。（3）投入問題。城建檔案的異地備份及其備份后的管理都需要大量的人力、物力和財力，而城建檔案館每年的經費只夠滿足本單位的日常工作，所以抽調一批職員、購置一些設備、拿出一定資金進行檔案的異地備份，對于檔案部門有一定的難度。

三、城建檔案異地備份工作的開展與實施

近些年，城建檔案信息化程度在不斷提高，一些地方城建檔案館已經陸陸續續開始了檔案異地備份工作。參鑒先進經驗，城建檔案異地備份工作應從下述幾方面著手實施。

第一，要切實增強城建檔案異地備份的意識。歷史和現實告訴我們，城建檔案安全也是具有戰略高度的工作。毀滅性自然災害是不可避免的，隨時都可能發生，而一旦發生就會對檔案造成不可挽回的毀滅性損失。各城建檔案管理部門要從汶川地震中汲取經驗和教訓，積極組織開展城建檔案異地備份工作，這既是提高應對及處置自然災害和突發事件和確保城建檔案的安全的需求，也是當前和今后一個時期各城建檔案館的一項重要任務，必須引起各級檔案部門的高度重視。通過東西結合、南北合作以及各省市之間的協作，開展本地重要城建檔案的電子化和數字化載體在異地備份的相關工作。同時還可以考慮建立健全全國城建檔案協調機制，采取業務上統管、托管方式，使得檔案的異地備份順利實現。

第二，需要對檔城建案異地備份方式進行選擇

（1）各城建檔案館之間自愿結對，互為對方建立檔案異地備份庫。國家檔案局明確要求，各城市檔案館可根據相距300公里以上，不屬于同一流域、同一地震帶的地方原則進行館際互為備份。這種備份站點構建模式的優勢是投入少，既可有效預防檔案在各種突發災害中毀滅，又可利用互為備份檔案館的信息資源，最大限度地保證檔案的安全和發揮檔案的作用。但這種同屬單位合作模式難以長期保持穩定，所以應相互間嚴謹和規范的制度，并通過簽署具有法律效能的協議來明確雙方的責任和義務。

（2）條件優越的城建檔案館自建或共建檔案異地備份數據中心。城市的城建檔案館可以在異地自建檔案備份數據中心。這種備份方式的優點是可以依據檔案館自身的實際情況去設計，適合本單位個性化的檔案異地備份數據中心，其隨機操作管理的自主度和自由度大。但缺點是異地管理不便，投入人員、設備及資金也比較大，所以在檔案異地備份數據中心建立后要重點關注運營和維護上，以便使投入成本和投資回報率相對稱。

（3）國家投資為各城建檔案館建立檔案異地備份數據中心。因城建檔案館為公共的公益性單位，所以國家可以為其進行硬件投資，在自然災害較少、社會環境較佳的地區，建立多個檔案異地備份數據中心。各地城建檔案館可將重要的館藏檔案保存于此，并由各檔案館組織相關的專職人員進行共同管理、運作與維護，同時制定有效的管理措施，以保證其可持續運行。為緩解短期內投資過大，可為災害多發地區城市建立異地備份中心，先試點，后推廣，分期分批逐漸普及。

第三，需要對城建檔案異地備份保存的內容進行選擇

城建檔案異地備份的主要功能是為了應對突發事件和各種災害而設立的分離復制管理系統，選擇檔案備份保存內容，要從成本和需求出發，要從各館的數字化水平和館藏檔案的重要程度、秘密等級以及保管期限等來綜合考慮。我認為現實的要素包括：（1） 城市地下管線檔案。城市地下管線工程，是城市基礎保障，是社會經脈，與人民生產和生活息息相關。災難發生時會造成停電和通信中斷，還有供水管道破裂引發污水橫流，燃氣管道泄露存在爆炸隱患，這一系列的地下管線的破壞，嚴重時會造成整個城市的癱瘓，人民生命財產受到威脅，所以這類檔案應當首選在備份之列。（2） 大型物流倉庫、燃氣油庫等檔案。這些庫房場所一旦遭到外界襲擊引發爆炸后，結果不堪設想，因此這部分檔案也要列為備份首選之列。（3）人防工程和軍事工程檔案。涉及國家秘密地名和測繪檔案，以及涉及國防和軍事秘密的檔案一旦泄露或毀損，對國家安全會造成難以估量的巨大損失，此部分更列為首選備份之列。

第四，開展城建檔案異地備份工作需要的實施條件和實施方案

（1）實施條件：要進行檔案的異地備份工作，各地城建檔案館首先要對館藏檔案實施現代化、電子化管理，從而實現全文數字化，建成城建檔案信息化管理系統，再結合現代化網絡傳輸技術，構建管理平臺，確保在緊急情況下通過異地調用或者遠程恢復等措施，實現對數字化館藏檔案及時、準確和高效的利用。同時，要做好保密防護設置，防止人為竊密事件發生。

（2）實施方案：因為城建檔案異地備份系統具有高容災性的應急需求，因此要構建一個在有限資源條件下，最符合自身需求和預期效果的城建檔案異地備份系統，各城建檔案館需要綜合各個方面的因素和應急需求統籌考慮。

根據各地所處的地理位置和所受的氣候環境不同，以及時常多發的災情狀況不同，各城建檔案館之間可考慮實施同城備份和遠城備份這兩個方案。同城備份是指在同一個城市的不同區域之間進行城建檔案異地備份，主要應對系統故障、網絡故障和火災等影響范圍較小的突發事件，其優點是受遠距離網絡數據傳輸數率制約較小，異地備份可靠性高，備份速度和備份恢復速度較快。遠城備份是指相隔距離較遠，一般不是相鄰省份，可以應對多種緊急突發事件，容災效果較好，但異地備份速度和備份恢復速度相對較慢。所以應綜合考慮這兩個方案的優缺點，有選擇性地進行。有條件的城市還可以考慮實行多地備份，這樣在緊急突發事件或重大災情發生時，可以根據實際需求的緊急程度和館藏檔案的的損失程度，按照從急到緩分步進行數據還原，從而逐步滿足整體的應急需求和利用。

就檔案備份的操作管理而言，可以分為離線備份和在線備份兩種。離線備份（也叫冷備份）即在本地將檔案數據（電子文件）備份，然后將備份件送到其它地方進行保存的方法。災難發生后，只需將備份件上的數據按預定恢復即可。這種方式的優點是成本比較低，易于實現。在線備份（也叫熱備份）就是在異地建立一個備份站點，備份運行系統與主站點處于聯機狀態，主站點通過高速通信線路將檔案數據實時傳送到備份系統，保持兩個系統數據的同步。一旦發生災難，備份系統可快速接替主站點持續不間斷運行。其優點是數據完整性高，數據丟失也較少，但是資金投入較多，成本較高，平時運行管理也較復雜。

四、如何管理好存放異地重要檔案的備份

對異地備份檔案，不要完事大吉，忽視其規范管理。如何管理好存放異地重要檔案的備份，使其始終保持良好的技術狀態并保證隨時使用，是檔案管理部門面臨的一項長期而又艱巨的任務。

（一）環境符合要求。各單位需要建立一個專門的檔案備份中心，房間的設計要防震等，要有適宜的溫濕度，能防光、防塵、防水等，并配備專門的設備，比如防磁柜、恒溫設備、防盜設備等必要的設施，以最大限度地延長檔案備份件的壽命。

（二）組織專人負責。檔案部門要做到責權明晰，在進行檔案異地備份時最好有專人負責保管，以避免多頭負責引起備份時的無序和混亂。對異地備份來的檔案要隔段時間進行抽檢，如電子光盤，對其上面拷貝的數據定期進行讀取，看其可讀性怎樣等。對一些紙質等載體的珍貴檔案和縮微品要時常觀測，看有無蟲蛀和發霉等，做好記錄，發現問題及時反饋解決。

（三）注重特殊要求。（1）具有穩定性，即在進行數據備份時必須保持備份系統的穩定。（2）具有全面性，即所選用的備份系統必須能支持各種操作系統和應用系統。（3）具有安全性，要求備份系統有防毒、查毒和殺毒的功能，確保無毒備份。

（四）制度。設立異地檔案備份系統，制度保證是根本。因而要建立一整套完善的管理制度，加強綜合管理，從而確保異地備份基地檔案備份件的安全無恙。

總之，城市檔案是國家和地區的戰略資源儲備，不能因自然災害甚至戰后災難而缺失和缺憾。從這一目的出發，我們必須以高度負責精神盡快做好異地備份工作。但是由于檔案異地備份高投入的特點，開展此項工作時各地城建檔案館一定要結合本部門的實際情況，循序漸進，量力而行，要著眼長遠建設目標逐步實施。既要結合本地區的地理位置和氣候特征等，又要結合各館的館藏狀況等，選擇適當的方式進行檔案的異地備份，最大限度地確保所有城建檔案的數據安全。〔責任編輯：譚 蕊〕