
同事傳來一份Excel工作簿文檔,不知是什么原因,文件的體積相當之龐大,竟然達到了驚人的117.8MB,最要命的是文檔開啟速度相當緩慢,打開后發現其中并沒有大數據,但即使另存之后,文件體積仍然沒有縮小。即檢查條件格式、文件背景、數據有效性,并沒有在這里發現什么可疑之處。
經過仔細分析,終于發現這份文檔由于是從人事管理系統導出的數據,其中包含了許多的空數據,由此才導致文件體積的龐大。解決的辦法很簡單,選中數據下的那一行,同時按下“Ctrl”“Shift”“↓”組合鍵,此時會全部選中剩余的各行,按下“Ctrl”和小鍵盤上的“-”號,或者右擊選擇“刪除”,執行另存操作;選中數據右側的那一列,同時按下“Ctrl”“Shift”“→”組合鍵,此時會全部選中剩余的各列,按下“Ctrl”和小鍵盤上的“-”號,或者右擊選擇“刪除”(如圖1),執行另存操作,關閉工作簿文件,此時可以看到剛才龐大無比的工作簿文件的體積終于降至10.5KB。
或者,也可以右擊活動工作表標簽,從快捷菜單選擇“移動或復制”,打開“移動或復制工作表”對話框,在工作簿下拉列表框選擇“新工作簿”,勾選“建立副本”復選框(如圖2),這樣可以將當前工作簿單獨另存為一個新的工作簿文件,文件體積也可以得到大幅減小。