事半功倍 用好Excel2013的自動功能

自動更正文本

Excel 2013的自動更正功能，和Word比較相似，可以在輸入文本時自動更正拼寫錯誤。而該功能只要稍加變換，就可以實現一些特殊的作用。比如我們在輸入數據時，某些內容是重復的，此時就可以借助“自動更正”來實現快速輸入，這里我們以輸入“xxmc”就自動更正為“江蘇省海安縣大公鎮中心小學”為例，介紹自動更正的的設置方法。

打開Excel 2013，單擊菜單“文件”，選擇“選項”彈出對話框，切換到“校對”選項（如圖1），這里列舉著自動更正拼寫選項，如忽略大小寫、標記重復單詞等，和Word非常相似。

單擊“自動更正選項”按鈕，彈出設置框（如圖2），切換到“自動更正”選項，這里列出了關于英文的更正選項，如自動更正大小寫，單擊“例外項”按鈕，可自定義某些特殊的英文拼寫更正規則。勾選下方的“鍵入時自動替換”，在“替換”下輸入“xxmc”，“為”下輸入“江蘇省海安縣大公鎮中心小學”，再單擊“添加”按鈕，這樣在Excel的單元格中輸入xxmc后就會自動轉換成“江蘇省海安縣大公鎮中心小學”。

自動定位小數點

有時我們需要輸入大量的小數，為了提高輸入速度，我們可以啟用自動定位，它能根據設置的小數尾數自動加上小數點。比如要輸入的數據中以2位小數為主，我們可以這樣進行設置。

在輸入數據前，單擊“文件”菜單選擇“選項”彈出對話框，切換到“高級”選項，勾選“自動插入小數點”并設置位數為2（如圖3），單擊“確定”按鈕后，在單元格中輸入數字則會自動添加小數點，如：輸入1258則自動轉換成12.58。如果此時要輸入整數或其它位數的小數，則這樣輸入如128則手動輸入128.00，168.8則手動輸入168.8，156.288則手動輸入156.288。

自動調整字符格式

我們在處理數據時，由于某些單元格的字符比較多，經常需要對單元格進行調整，讓字符完全顯示出來，可一般情況下單元格的寬度是固定的，這就需要調整字符字號讓其適應單元格，比較麻煩，此時就可以啟用自動調整格式功能。

選中要輸入數據的列，右擊選擇“設置單元格格式”彈出對話框，切換到“對齊”選項（如圖4），勾選“文本控制”下的“縮小字體填充”，這樣以后在該列單元格輸入文本，只要超過了單元格的寬度，都會自動縮小字體，非常方便。

自動切換輸入法

通常我們在處理數據時，電子表格中的字符可能涵蓋了漢字、字母和數字，那么在輸入數據時就需要頻繁在中英文輸入法之間切換，這樣無疑降低了工作效率。Excel中可以為單元格指定英文輸入法，當鼠標指向該單元格后就會自動選擇英文輸入法。

打開Excel2013，選中需要輸入數字的列，然后切換到“數據”選項卡，單擊“數據驗證”按鈕，選擇“數據驗證”，彈出對話框，切換到“輸入法模式”選項（如圖5），在“模式”下選擇“關閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕即可。這樣當鼠標指針移動到設定的單元格后，就會自動切換到英文輸入法，非常方便。

自動審查輸入的內容

在輸入初始數據時，卻不能自動檢測數據的正確性，而正確的原始數據是進行后期運算的基礎。因此我們有必要激活Excel內置的自動化功能，這樣在輸入原始數據時可以自動進行檢測，從而在第一時間發現錯誤。

（一）審查數據順序

在輸入某些數據時，我們必須按照前后順序來輸入，如：在列A輸入日期，必須先前再后，由遠到近，后面的日期必須晚于前面的日期，則先選中列A，切換到“數據”選項卡，單擊“數據驗證”按鈕，選擇“數據驗證”彈出對話框，切換到“設置”選項卡，在“允許”下選擇“日期”（如圖6），“數據”下選擇“大于或等于”，再在“開始日期”下輸入“=MAX （$A$1：$A1）”，單擊“確定”按鈕即可，這樣在列A輸入日期時，A2中的日期必須晚于A1，A3必須晚于A2……反之，如果要實現由小到大輸入，則輸入“=MIN（$A$1：$A1）”。這樣在輸入日期時，一旦出現錯誤，就會彈出提示框，提示：輸入值非法，其它用戶已經限定了可以輸入該單元的數值。

（二）審查數據范圍

某些時候數據必須在某個范圍之內，如果某個單元格中的數值超出范圍，就說明我們輸入錯誤，比如：錄入分數時通常數值范圍應該在0-100之間，超出范圍則進行提醒。

選擇輸入分數的列，單擊“數據驗證”彈出對話框，切換到“設置”選項卡，在“允許”下選擇“整數”（如圖7），“數據”下選擇“介于”，再在“最小值”中輸入0，“最大值”中輸入“100”，單擊“確定”按鈕即可，這樣該列單元格中的數值超出范圍，則會彈出提示。

對于提示的文本信息，也可以進行個性化設置，切換到“出錯警告”選項（如圖8），“樣式”下選擇“停止”，然后在“標題”和“錯誤信息”中輸入提示內容，單擊“確定”按鈕，這樣在該單元格輸入不符的數據，則會出現自定義的提示。在“樣式”下還可以選擇“警告”，則輸入數據錯誤后會出現提示，但是錯誤的數據依然能夠輸入。

（三）審查數據前綴

在輸入某些數據時，數據的前一部分字符是固定的，如dgz…，abcd…，為了防止數據的前綴輸入錯誤，也可以通過函數來進行審查，確保輸入無誤。比如：列A中的數據有固定前綴，則可以這樣進行設置。

選中列A，單擊“數據驗證”，彈出對話框，切換到“設置”選項卡，在“允許”下選擇“自定義”（如圖9），在“公式”中輸入：=OR（LEFT（A1，3）=\"DGZ\"，LEFT（A1，4）=\"ABCD\"），單擊“確定”按鈕，這樣該列單元格中的數值前面必須是預設的字符。

（四）自動突出重復數據

如果輸入的數據不能有重復，可輸入前并沒有設置對單元格數據進行審查，此時還可以使用Excel 2013的“條件格式”功能突出顯示重復數據，從而便于進行“亡羊補牢”。

選中數據所在列，切換到“開始”選項卡，單擊“條件格式”按鈕（如圖10），選擇“突出顯示單元格規則”下的“重復值”，然后設置重復數值的格式，這樣列中所有的重復數據都會用設置的格式顯示出來。

數據驗證功能與Excel的函數結合起來，可以讓自動審查功能更強大，更全面，有需要的朋友可以深入研究一下Excel的函數。