試論企業秘書保密工作的管理

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摘要：本文筆者根據自己的工作經驗，闡述了企業秘書的保密工作的意義，提出了做好秘書部門保密工作的要求，探討了企業秘書保密工作的管理。

關鍵詞：企業秘書；保密工作；管理

引言

保密工作與領導工作密不可分。因為，秘書人員在領導者身邊和中樞機關工作，經常接觸各種秘密，包括黨和國家的核心機密。他們不僅知密的時間早、知密的范圍廣，而且直接經管各項保密事項，如文件保密、會議保密、通訊保密和計算機保密等。秘書和秘書工作的這種機要性質，要求秘書人員必須嚴守秘密，并認真做好秘書機構的保密工作。如果秘書機構發生失密、泄密事故或竊密事件，就會直接影響領導工作，甚至造成領導工作的失誤。下面筆者討論了企業秘書保密工作的管理。

一、企業秘書的保密工作的意義

1、秘書工作關系到企業商業機密的安全

企業的商業機密往往關乎到了企業的發展與未來。一些個體和個人會不擇手段的從單位收集關于人事、薪酬及營銷等情報。秘書在日常工作中會經常看到、聽到甚至是直接參與處理此類機密，因此，秘書往往是一些別有用心的人重點關注的對象。所以秘書一定要把握好信息價值的微妙之處，時刻的保持秘書該有的警惕意識，因為，泄密往往就發生在不經意間。

2、秘書保密工作與企業的發展密切相關

商業最大的秘密就是科技發明創造，生產信息重大發明創造及重要信息，這是全球企業爭奪的焦點。在企業與企業，一方面要嚴守自己經濟和科技情報；另一方面又要竊取對方的經濟和科技情報。因此，企業需要制定措施，落實制度，保證商業秘密的安全。當一個企業能夠很好的保護自己的商業秘密的時候，就已經形成了一項優勢。所以說秘書的保密工作

做的好與壞，就關乎到企業的發展。

3、秘書在領導工作中的輔助性

保密工作與領導工作是密不可分的。因此，秘書人員在領導者的身邊和中樞機關工作，經常會接觸到各種秘密。有時更是會接觸到黨和國家的機密。例如文件保密，會議保密，通訊保密和計算機保密。秘書和秘書工作的這種機密性質，要求秘書人員必須嚴守秘密，并認真做好秘書工作的保密工作。如果秘書機構發生失密，泄密事故或者竊密事件。就會直接的影響到領導的工作，甚至是領導的工作失誤。

二、做好秘書部門保密工作的要求

1、做好文件、材料中的保密。秘書部門每天都會收到大最文件、資料，而這些機關公文本身又都有其特定的對象，有一定的閱讀、處理范圍，有一定的機密性。再者，秘書人員為了起草一份文件，也會接觸到上級頒發的各種不同秘密等級的文電資料，引用上級文件或下級報送材料時必須有根據，并適合文件的密級需要。總之。一份涉密文件從起草到作為正式文件發出，直到最后存檔或者銷毀，每一個環節都得認真做好保密工作。

2、做好會議中的保密。秘書人員時常跟隨領導人參加一些會議或參加領導人召開的一些會議。有些會議，用于內部保密會議，就必須嚴格做好保密工作。因此秘書人員必須嚴格遵守保密制度，對不應公開的情況做到“守口如瓶”，對凡是正在研究中的事情、領導的意圖、組織對某些人事的看法等問題，決不私下散布，更不可暴詳領導集體中的不同意見和分歧。

3、做好通信中的保密。這里講的通信是指秘書部門日常大量使用的郵政和電信。它是一種最常用的傳輸信息的方式。保密工作要求各級秘書部門和秘書人員，在使用這類通信手段時必須做到以下幾點：第一不在普通傳真電報、明碼電報成者普通電話中傳達一些秘密率項。第二拍發密碼電報。其內容應該限于黨和國家的重要機密事項，或不宜用其他方式傳遞的事項。第三注意防止明、密混用。做到“明來明復，密來密復”。第四明確使用無線話筒的范國和場合。嚴禁內部會議使用無線話簡錄音，或以無線話筒代替一線擴音設備傳達秘密事項。

4、做好宣傳報道中的保密工作。要特別注意以下事項：（1）弄清本部門本單位的保密范困和項目，凡不宜作為新聞公布的就不要公布。（2）有全局觀念和保密觀念，既搞好宜傳工作，又要確保國家秘密的安全。不能只顧宜傳本部門、本單位的成績和優勢而不顧保密工作。（3）凡是中央和各級黨委、政府一切尚未公布或不準公布的有關外交、軍事、政治、經濟、統戰、科技和文教衛生等各項方針、政策和重要措施等不得公開宜傳報道。（4）凡是內部會議形成的秘密文件、講話、資料等不得擅自公開見報。（5）對新聞記者或通訊員送審的文字稿件、影片、電視片、照片等，應認真進行保密審查，以防泄祥秘密。

三、企業秘書保密工作的管理

1、加強保密教育和機構、隊伍的建設

（1）抓普及法律知識，提高對保密必要性和重要性的認識

對《保密法》及其相關法規的特點、基本任務、適用范圍、保密制度的法律責任等有所了解，讓人人都知曉“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保守國家秘密的義務”。

（2）健全保密機構和體系

這個機構體系是分級分層的，中間按層次即涉密程度、保密任務的輕重設置大小不一的行政管理機構，上有領導人具體分工負責，下有基層兼職或專職保密員作基礎。這些機構應是一項重要的行使公共管理職能的機構，它擁有法定的權力和職責，通過具體的保密行政管理活動，對各領域、各行業、各機關、各單位的保密工作進行統一管理和提供服務。總之，保密工作機構必須與改革開放和發展社會主義市場經濟相適應，要做到有領導負責，有部門主管，有專人管理日常工作。

（3）要加強隊伍建設

保密管理的主體就是加強隊伍建設，這對保密工作起著決定性作用。建設一支高素質的保密隊伍，充分調動他們的積極性、創造性、對于搞好新時期的保密工作至關重要。對這支隊伍的素質要求包括：政治思想和文化知識、道德品質、身心健康、智力和能力等方面。隊伍的建設首先要把好進人關，選拔一批懂技術、懂法律、善管理和有較高政治思想水平保密隊伍。

2、建立和完善保密制度

由于我國沒有對非國有企業的商業保密方面制定較為詳盡的法律條款，非國有企業的技術秘密也只能是通過申報國家重大科技項目，成為國家技術秘密之后，才獲得國家法律保護。因此保護非國有企業的商業秘密和技術秘密只能通過建立一套完善的保密體系，方可保護自己。這其中的保密制度是極其重要的一個環節。保密制度是國家、部門和單位根據保密法律、法規和政策結合各自實際，制定的保守秘密的各項基本規定和具體辦法、措施。它是本機關、單位職工從事保守國家秘密和單位秘密最直接的規范和依據。

3、要害部門、重點人物和最易泄密的工作領域的保密

核心秘密是單位的密級最高的秘密，那就是“絕密”，一旦泄露會使企業的利益受到特別嚴重的損害。企業的核心技術等就是本單位要保守的秘密，這就是把最需要保密的作為重點。而平常接觸到這些秘密的要害部門、重點人物就是保密工作的核心。如何確保重點人物做到絕不泄漏，是重要一環。

4、積極開展保密技術現代化體系的構建

隨著現代化科學技術的飛速發展，在社會各行各業和個人生活中，無論竊密還是有密無意地泄密，都呈現出很強的專業性、技術性。我國近些來不斷引進一些先進技術，但總體上保密技術落后，保障能力差，遠遠不適應現代化建設迅速發展和對外開放不斷擴大的新形勢，解決保密技術手段落后問題，成為保密工作的突出問題。

要組織有關方面制定保密技術發展規劃和計劃，并把重點保密技術發展項目納入各級各部門科技發展規劃和計劃之中。要積極組織保密技術的研制、開發和引進。盡快制定領導機關和要害部門的保密技術裝備管理的規定，特別是涉密計算機信息系統、通信和辦公自動化系統等方面的保密技術法規和標準。開展經常性的保密技術核查，通過技術手段對各單位的涉密信息保護技術和涉密物體保護技術的保密效果進行檢查驗證，以便及時發現問題，排除泄密隱患。

結語

總之，保密工作是一項綜合性很強的工作，秘書工作的內容包羅萬象，多而繁雜，保密工作就是秘書的一項重要的職責。秘書特殊的身份、地位和工作條件，使秘書能夠接觸大量的機密，它直接關系到組織的生死存亡。秘書必須要把保密工作放在極其重要的位置。

參考文獻：

[1]楊鋒.《秘書工作案例與分析》[M].廣州：暨南大學出版社，2010.

[2]王育.《秘書實務》[M].北京：高等教育出版社，2007.