芻議事業單位檔案管理相關問題

富裕縣城鄉規劃管理局 161200

摘要：事業單位作為國家機構的一個分支機構，其發展水平的高低直接影響著當地社會文化、教育、科學、衛生等各方面社會福利發展水平。而檔案作為事業單位的主要資料信息載體，做好檔案管理工作對于事業單位的發展是有著極大的促進意義的。本文主要歸納了事業單位檔案管理中存在的問題，并詳細闡述了加強事業單位檔案管理的對策，最后指出了檔案管理向現代化及信息化的發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

隨著當前經濟的飛速發展，事業單位的改革也在不斷地深入進行，事業單位期待通過轉型、重組，重構及轉制等獲得了新的發展。為此，對于事業單位的運作來說建立系統、科學、民主的管理制度是非常必要的，其在事業單位的建設發展中具有極為重要的意義，它能有效的保證事業單位高效、協調、有序的運行。事業單位的檔案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作的記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應的信息，更便于下步工作的實施。

一、現階段事業單位檔案管理現狀分析

事業單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認識也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因為這種現狀的存在導致了檔案管理的現狀存在著很多的問題。主要表現在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個方面。

1.檔案管理認識不足、意識薄弱

在日常的檔案管理工作中，經常出現的就是檔案管理的意識薄弱，出現這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔助性、服務性的工作，對事業單位的管理意義不是很重要；同時由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視，在這樣的環境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當然其原因還有很多，如該項工作沒有納入到日常的考核中、部門設置不合理等。

2.軟硬件設施薄弱

做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎設施、技術水平及資金投入情況都要求很高，很多事業單位其實并沒有做到這一點。要么是一些單位缺少必備的設施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導致了事業單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設施而導致檔案管理工作停滯不前，沒有表現出良好的效果，也沒有發揮檔案管理工作對事業單位日常管理工作的作用。

3、缺乏專業性的檔案管理人才

企業的發展離不開人才，人才的重要性在如今這個競爭激烈的大舞臺上越凸顯的明顯。事業單位的日常管理中的任何一項工作都需要有人去執行，執行結果的如何關鍵也是在于人才。對于檔案管理工作同樣如此，專業性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質量和效率，而因為一些事業單位缺乏專業的檔案管理人員，導致了很多重要的信息檔案并沒有合理、有效的進行保存，造成了一定的損失；或者是因為缺乏對一些檔案信息的認識和了解，造成了工作上的失誤，最后增加了工作負擔，提高了工作成本。

4.事業單位檔案管理制度有待于完善

無規矩不成方圓，任何一項工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規存在很多的漏洞，導致了很多的事業單位自身也沒有關于檔案管理方面明確的制度設置，導致了工作上存在了一定的空白，嚴重影響到了事業單位檔案管理工作的順利開展。

二、對當前檔案管理的改進措施

針對以上事業單位在檔案管理工作上存在的問題，我們應進一步完善與強化事業單位檔案管理工作，并著重對以下四方面進行改進：

1.提高事業單位全體人員對檔案管理的重視程度

要讓相關領導和管理者看到事業單位檔案管理的價值，要使他們深入認知到事業單位檔案管理的積極價值，使他們將事業單位的經濟效益和社會效益的取得有機地與檔案管理工作相聯系，在意識上重視，在條件和環境上支持，為事業單位檔案管理打下一個寬松的氛圍和良好的支持環境。此外，應該展開對事業單位檔案管理人員的宣傳，使管理人員看到事業單位檔案管理的真正價值和自身工作的深遠意義，在提高他們積極性的同時，使事業單位檔案管理工作得以不斷發展。

2.強化人員管理、培訓

首先，大力地宣傳做好檔案管理工作的好處，學習檔案法律、法規及有關管理規定，提高員工的檔案意識，使之對檔案有充分的認識；其次，穩定檔案管理人員，做到管理人員專精于此，有豐富的時間工作經驗；最后，對人員進行培訓，加強其職業道德修養、樹立正確的人生觀價值觀，同時也提高其專業知識水平，使其熟練掌握信息技術。

3.做好檔案保護工作

事業單位應當做好對檔案的保管工作，加強工作人員的工作意識，定期檢查檔案的完好情況，發現問題及時進行補救。檔案的保管其實是非常復雜，非常需要工作人員耐心細致地去工作，只有這樣才能做好檔案的保管。對于那些原先檔案保管條件相對較差的單位，應向上級請示，申請給予經費支持，對現有的檔案工作條件與設備進行改善，逐步實現利用現代化設備來進行管理。

4.建全檔案管理制度

事業單位的檔案管理需要制定嚴格健全的工作制度。事業單位可以學習一些世界上先進的檔案管理辦法，并結合部門自身的特點，切實制定一套合理、科學、系統的檔案管理規章制度，并要求制度程序化、規范化、標準化和科學化，有效落實檔案工作，保證工作有序進行。并且，隨著時代的發展與當下的工作需求，不斷對現有的檔案管理制度進行總結、完善、改進。

三、加強人事檔案管理現代化和信息化建設

檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現檔案管理現代化，是檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。并且根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。

四、結語

綜上，事業單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位日漸繁復的需求和先進的管理模式。在具體的工作中，不論是從檔案的收集整理或者管理應用中，都必須要本著為單位發展服務的原則進行檔案管理，不斷改革完善檔案管理制度，促使事業單位更好發展。

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