利用信息化技術構建高校資產檔案管理系統

謝釗

【摘要】高校資產檔案管理在高校管理工作中是一個非常重要的環節，隨著科技的發展，傳統的高校資產檔案管理模式早已不符合現代高校資產管理工作的需要，信息化技術的發展給高校的資產管理工作帶來了很大的便利，本文對高校資產管理現狀進行了大量的分析，提出了實施高校資產檔案管理系統信息化的有效措施。

【關鍵詞】信息化技術；構建；高校資產檔案管理系統

隨著經濟與文化的快速發展，使越來越多的學生可以享受高等教育，由于生源大量增加，很多高校紛紛擴大辦學規模，在學校建設上都會投入大量的資金，由于所需要購買的設備種類過雜、數量過多，導致資產檔案管理方面出現問題，而如何強化資產檔案管理系統成為了高校管理工作的重中之重。

一、高校資產檔案管理現狀

第一，高校的資產管理模式一般分為靜態管理和動態管理兩個方面，很多高校采取的是靜態的管理方式。一直以來，高校的建設資金都是靠國家和政府的財政補貼，所購買的儀器設備費用靠國家補給的科研經費，在這種管理理念下，高校的資產檔案管理方式很難有創新性的突破，在管理中，大多數高校注重資金的投入而輕管理，無論是校區的建設、設備的購買以及教學配套設施都需要大量的資金，由于其數量多、種類雜，在管理上只能簡單記錄總投資金額、數量和型號，資金運轉、設備損壞等信息等都不能及時反映，在管理方面存在很大的問題。

第二，高校資產檔案管理缺乏監督機制，常常會出現資產重復購置的情況。設備沒有及時進行更新、驗收，造成嚴重的資產浪費，由于缺少管理機制，檔案管理人員工作不積極，缺乏管理意識，很多資金收支情況記錄不全，導致在查賬時非常麻煩。

第三，高校在建設中，為了節約成本，在項目施工時，沒有嚴格按照程序走。最大程度減少施工程序，導致項目在完成后出現檔案空缺等現象，不利于資產管理。

第四，在進行檔案歸檔時，出現的問題比較多。一方面，檔案在借出時需要層層審批，比較麻煩，因此借檔案人常常會壓著不還，以防下次再借。另一方面，機械設備在進行維護、更換時需要大量的檔案作參考，經常會因為保管不善導致檔案出現丟失、損毀等情況，部分重要檔案無法歸檔，資產管理容易出現問題。

二、利用信息化技術構建高校資產檔案管理系統

（一）改變管理觀念，提高基礎設施建設。隨著科學技術的發展，傳統的資產管理系統不符合現代高校的資產管理模式，高校資產檔案管理系統實行信息化發展勢在必行。

目前，大多數高校采用的還是傳統的資產檔案管理辦法，對數據的收集和記錄采用紙質或相片來保存，在進行檔案信息歸檔、分類、查詢等方面采用的還是手工操作，這種管理辦法安全性差、工作效率低、問題多，因此，需要大力推行高校資產檔案管理系統信息化技術，通過建立一個網絡共享數據庫，將高校一段時間內的收支情況全部用電子數據的形式記錄下來，對數據進行歸納和分類，使收支情況可以一目了然。其次，維修人員也應配備一臺計算機，將設備的定期維護情況全部記錄下來，通過數據傳輸發送給資產檔案管理員，對需要更換設備的情況進行了解，避免出現重復購買的情況，提高資產利用率，提高資產管理效率，同時，還要加大對人力、物力以及資金的投入，完善基礎設施建設，使高校的每個院系都有一個檔案系統，對申請資金、設備進行統計，確保高校資產檔案管理的正常運行。

（二）提高檔案管理人員自身素質。第一，提高管理員的責任意識。高校的大部分資產是固定資產，主要是樓房和機器設備，只有少部分的資金在進行日常運轉，如果資產管理員缺少責任意識，在資產記錄上粗心大意，導致資金流向不明，資金周轉會出現很大的問題，學校正常運轉也會出現問題，因此，需要管理員有良好的責任意識、積極的工作態度、良好的工作效率。第二，提高管理員的信息技術能力。現階段，各個高校的資產檔案管理員并不具備專業的信息化知識，阻礙了資產檔案管理信息化建設的發展，因此，需要各高校加大對資產檔案管理員信息技術的培訓力度，提高資產檔案管理員的信息技術、專業知識和資產檔案管理方法，使其可以熟悉掌握局域網、數據庫、計算機設備、各個軟件系統的操作方法和使用技巧，強化資產檔案信息化管理，提高工作效率。

（三）健全安全管理體制。高校資產檔案信息化管理在記錄信息和系統操作時比較簡便，有存儲數據量大的優點，因此，更要注意網絡系統的安全性，在建立網絡共享數據庫時，一般需要建立兩個數據庫，一個是共享數據庫，一個是保密數據庫，根據資產信息的重要程度進行分類存儲，保證數據信息的安全性。其次，在與其他子系統進行數據傳輸時，要保證子系統進行數據傳輸電腦的安全性，避免因病毒入侵對資產管理數據造成影響，保證數據傳輸的安全性。最后，校方應建立監察部門，對高校資金的使用情況不定期進行調查，確保資金的流向正常，避免管理員出現違法違規等行為，完成高校資產檔案的管理工作。

三、結束語

資產檔案管理系統對高校的運轉和發展具有重要的作用，而資產檔案管理系統信息化是資產檔案管理的必然趨勢，要求各高校重視學校的資產檔案管理信息化工作，大力培養資產檔案管理員的信息化素質，提高專業能力，提供完善的基礎設施和健全的安全管理機制，根據各高校發展的要求和特點，努力探索最佳的資產檔案管理方案，提高資產使用率，推動高校穩定運行和發展。

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