SAP系統(tǒng)項(xiàng)目預(yù)算控制方案討論

摘 要：SAP系統(tǒng)中，項(xiàng)目預(yù)算的控制主要采用年度控制和總體控制2個(gè)方案。在實(shí)施過程中，還可以針對項(xiàng)目的層次進(jìn)行詳細(xì)的預(yù)算維護(hù)，來完成項(xiàng)目預(yù)算的詳細(xì)處理。本文主要討論項(xiàng)目預(yù)算的控制方案和基本原理。

關(guān)鍵詞：SAP；PS模塊；項(xiàng)目預(yù)算；年度預(yù)算；總體預(yù)算

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 02-0000-02

一、項(xiàng)目預(yù)算控制基本要素分析

在SAP系統(tǒng)設(shè)計(jì)的PS模塊實(shí)施項(xiàng)目，則首先要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)，將項(xiàng)目分解為層次結(jié)構(gòu)，即WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）。同時(shí)，項(xiàng)目的實(shí)施也是可能跨越年度的，所以，預(yù)算控制的基本要素就是主要以層次維度和年度維度2個(gè)維度管理預(yù)算的分配以及控制。

層次維度，即項(xiàng)目根據(jù)需求分解為若干層次，形成WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）。子層次預(yù)算，是指在WBS中的各個(gè)元素的獨(dú)立預(yù)算。總項(xiàng)目預(yù)算，自然就是WBS頂層的預(yù)算。子層次預(yù)算合計(jì)不超過上一層預(yù)算數(shù)。最頂層的預(yù)算就是總項(xiàng)目預(yù)算。

年度維度，即項(xiàng)目的預(yù)算分配可以結(jié)合年度管理，即每個(gè)層次以及總項(xiàng)目均設(shè)定每個(gè)年度的額度，而在建項(xiàng)目的周期跨越多個(gè)年度，就可以每個(gè)年度獨(dú)立分配各個(gè)層次的預(yù)算，層次之間的預(yù)算規(guī)則參考層次維度管理，年度預(yù)算的合計(jì)不超過項(xiàng)目的總預(yù)算。

（一）預(yù)算控制方案

通過后臺的配置，可以為某一類的項(xiàng)目設(shè)定年度預(yù)算維度的開啟和關(guān)閉。而層次的維度，則由實(shí)際的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分解。

由此，形成了2套預(yù)算方案和一種預(yù)算層次策略。預(yù)算層次策略是根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況酌情設(shè)定，通過CJ30事務(wù)由預(yù)算管理員自行決定。層次越是深入，則管理越是精細(xì)，同樣工作量也越大，這個(gè)平衡點(diǎn)需要實(shí)際情況來決定，本文不討論，先重點(diǎn)討論年度維度的控制方案。

1.項(xiàng)目年度預(yù)算控制方案

年度維度的控制配置，在SAP的系統(tǒng)中，使用OPS9功能進(jìn)行配置。在預(yù)算配置參數(shù)文件中，設(shè)定一個(gè)控制方案。配置開關(guān)如圖4：

如果勾選圖1紅框中的配置，則表明該預(yù)算方案忽略年度控制，如果不勾選，則表明當(dāng)前配置的預(yù)算方案為年度維度啟用狀態(tài)，即項(xiàng)目的預(yù)算需要每年都分配，且每年的預(yù)算數(shù)合計(jì)不得超過項(xiàng)目的總預(yù)算。如果采用年度維度管理預(yù)算，則項(xiàng)目在需要發(fā)生費(fèi)用時(shí)，預(yù)算控制規(guī)則如下：

2.項(xiàng)目預(yù)算總體管理方案

總體管理方案即忽略每個(gè)年度的預(yù)算控制。在項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)，只制定一個(gè)總體預(yù)算額度，不論項(xiàng)目進(jìn)行到哪個(gè)年度，只要不超總體預(yù)算則可以正常進(jìn)行付款等發(fā)生費(fèi)用的操作。預(yù)算控制規(guī)則同上節(jié)說明，只是不去檢查年度預(yù)算數(shù)字。

二、如何選擇合理的預(yù)算控制方案

項(xiàng)目的實(shí)施前夕，應(yīng)該明確項(xiàng)目的預(yù)算控制方案：按照年度嚴(yán)格控制，或不按年度控制。同樣，項(xiàng)目的控制層次也需要基本明確，是控制到第幾層才合適。當(dāng)兩個(gè)控制維度確定后，才可以進(jìn)行項(xiàng)目的預(yù)算控制方案實(shí)施。

但是，這個(gè)預(yù)算控制方案中，年度控制是不能在實(shí)施階段中修改，而層次維度是可以隨時(shí)調(diào)整。雖然如此，但是一旦層次調(diào)整，可能引發(fā)的調(diào)整工作會很多。因?yàn)槊總€(gè)層次的預(yù)算是相互牽制約束的。基本規(guī)則如下：

（1）同層次的預(yù)算額之和不得超共有上層次的額；

（2）每個(gè)層次的各個(gè)年度預(yù)算額合計(jì)不能大于該層次的總體預(yù)算額；

（3）每個(gè)層次每個(gè)年度的預(yù)算額調(diào)整必須大于等于該層次已經(jīng)核算的成本額；

（4）高層次的成本是下級層次成本之和加上該層次的成本額。

由此可見，預(yù)算的控制方案需要密切配合項(xiàng)目實(shí)施要求，而非自作主張隨意而為。綜合起來，只要明確預(yù)算控制由兩個(gè)維度：層次，年份。即可進(jìn)行合理的預(yù)算分配。

針對項(xiàng)目管理非常精細(xì)，需要每個(gè)年度都報(bào)批審核的項(xiàng)目，則應(yīng)該采用年度預(yù)算控制方案。這樣每個(gè)年度的發(fā)生數(shù)就可以進(jìn)行控制，避免前期進(jìn)度落后，后期集中發(fā)生等各類賬實(shí)不符的情況。

而如果項(xiàng)目的總體管理非常好，且沒有必要每個(gè)年度進(jìn)行詳細(xì)的費(fèi)用額度審核，則采用總體預(yù)算管理方案比較方便，對于預(yù)算管理的工作也相對輕松。只需要給項(xiàng)目一個(gè)額度，則幾乎在實(shí)施過程中再也不必理會預(yù)算分配的情況，只需要關(guān)心預(yù)算執(zhí)行業(yè)務(wù)即可。

一個(gè)企業(yè)可以采用2個(gè)方案，在配置中設(shè)定2套預(yù)算方案。不同類別的項(xiàng)目選擇不同的預(yù)算管理方案，即可進(jìn)行靈活的預(yù)算管理工作，所以也不建議統(tǒng)一采用一種預(yù)算方案，以免ERP實(shí)施后，實(shí)際業(yè)務(wù)復(fù)雜后，再次調(diào)整造成不必要的工作量。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜麗.基于SAP系統(tǒng)的全面預(yù)算管理應(yīng)用研究[D].天津大學(xué)，2012.

[作者簡介]：陳曉鷗（1982.02-），男，上海崇明人，計(jì)算機(jī)應(yīng)用職務(wù)，本科，研究方向：ERP應(yīng)用管理。